We’ve developed some resources to help you work effectively from home during COVID-19 Click to learn more

SuperOffice Web Tools: Jobb raskere med e-post og dokumenter

Å lete etter e-post eller dokumenter kan ta mye tid, og det er ekstra tidkrevende hvis du leter etter andres informasjon. Lagrer du alt i SuperOffice har du løst dette problemet – bare installer Web Tools for å gjøre opplastingen enklere.

Web Tools er en rekke små programmer som gjør det enkelt å åpne, redigere og dele viktige dokumenter og e-poster med andre SuperOffice-brukere. Når du har alt lagret i SuperOffice har du alltid tilgang både på kontoret, når du er på farten og hjemme.

De største fordelene ved å installere Web Tools:

Web tools fungerer for Outlook på maskiner som kjører Windows. Bruker du Outlook for Mac, er alternativet å sette opp den innebygde innboksen i SuperOffice

Bygg opp kundehistorikk ved å koble dokumenter til kontakter, prosjekter og salg

Hvorfor lagre dokumenter i forskjellige mapper, datamaskiner og servere når du kan samle alt på ett sted?

Når du laster opp dokumenter i SuperOffice kan du koble dem til riktig kunde med en gang. Så hvis en annen SuperOffice-bruker i selskapet leter etter informasjon, kan de bare se på kundekortet for å finne dokumentet. 

I tillegg kan du lenke dokumentene til en kontaktperson, et prosjekt og et salg for å gjøre dem enklere å spore opp.

Ved å gjøre dette får du mulighet til å se alle dokumenter som du og kollegaene dine har sendt eller mottatt fra hver kunde. Og det er ikke lenger nødvendig å sende dokumenter til hverandre via e-post. 

Lær hvordan du oppretter et dokument fra SuperOffice

Company card showing records of contacts, activities, documents, sales and projects (gif)

Kundekort inneholder kontakter, møter, oppgaver, dokumenter, prosjekter, salg, henvendelser og relasjoner. All denne informasjonen blir, i likhet med dokumentene, automatisk delt og tilgjengelig for alle brukere.

Opprett, les og rediger dokumenter på en enkel måte

Når du har installert Web Tools kan du enkelt opprette dokumenter når du er inne i SuperOffice. Når du oppretter et dokument fra et kontaktkort i SuperOffice kobles dette automatisk til det aktuelle selskapet.

Slik oppretter du et dokument:

  1. Klikk på dokumentknappen i SuperOffice
  2. Velg typen dokument du ønsker å opprette, og klikk på Opprett
  3. Dokumentet åpnes på skjermen. Begynn å skrive, og lukk det når du er ferdig. Web Tools lagrer alle endringer automatisk i SuperOffice

Du kan åpne alle typer dokumenter i SuperOffice ved å dobbeltklikke på dem. 

Hvis du åpner et dokument som en annen bruker arbeider i, vises en dialogboks som forteller at en annen redigerer dokumentet og hvem dette er. Hvis du fortsatt ønsker å åpne dokumentet, kan du gjøre dette i lesemodus.

Create presentations and other documents by clicking the document button in SuperOffice.

Opprett og åpne dokumenter fra SuperOffice, alle endringer blir automatisk lastet opp og lagret.

Arkiver e-post direkte fra Outlook (Windows) for å bygge opp historikk

Sorterer du e-post i mapper for kunder, interne diskusjoner og forskjellige prosjekter? Det er fare for at kollegaene dine gjør det samme.

Når alle lagrer e-postkommunikasjon i sine egne mapper, kan hver av dere bare se fragmenter av komunikasjonshistorikken dere har med en kunde.  Å vite hvem som har skrevet hva til hvem blir vanskelig, og iblant umulig.

I stedet kan dere arkivere all e-post på samme sted i SuperOffice. Med bare noen få klikk kan dere koble e-posten til kunder samt til relaterte prosjekter og salg. Hvis SuperOffice gjenkjenner avsenderens e-postadresse, lenker systemet automatisk e-posten til riktig selskap og kontakt.

Bare installer Web Tools, så kobler "Mail Link"-delen Outlook til SuperOffice.

Når du har installert Web Tools får du en knapp i verktøylinjen i Outlook som gir deg mulighet til å arkivere e-post på mange måter:

  • Arkiver e-post: Arkivierer e-post til SuperOffice
  • Arkiver som avtale: Oppretter en dagboksaktivitet og kopierer innholdet i e-posten til beskrivelsesfeltet. Du må velge typen aktivitet, for eksempel møte eller oppfølging, og en dato og tidspunkt. Aktiviteten blir registrert på kundekortet som avsenderen er registrert på
  • Arkiver vedlegg: Arkiver e-post-vedlegg i SuperOffice
  • Arkiver som sak: Arkiverer e-post som en sak i SuperOffice Service.  Bruk dette alternativet hvis du ønsker at supportavdelingen (som bruker SuperOffice Service) skal håndtere e-posten som en henvendelse

Andre funksjoner:

  • Søk etter avsender: I en mottatt e-post kan du søke etter avsenderens e-postadresse i SuperOffice. Hvis det ikke finnes noen match, kan du opprette eller oppdatere kontakten
  • Legg til mottaker: Når du oppretter en ny e-post i Outlook kan du legge til hvilken som helst kontakt i SuperOffice som mottaker av e-posten
  • Legg til dokument: Når du oppretter en ny e-post i Outlook kan du legge til hvilket som helst dokument i SuperOffice som et vedlegg

Lær hvordan du arkiverer e-post fra Outlook

Archive emails directly from Outlook to SuperOffice

SuperOffice e-postlenke hjelper deg med å arkivere e-post fra Outlook til SuperOffice. Du kan arkivere dem som e-post, avtaler eller henvendelser. Du kan også dobbeltklikke på hvilken som helst e-post i SuperOffice for å åpne den i Outlook.

Arkiver e-post i SuperOffice uten Outlook for Windows

Vil du arkivere e-post i SuperOffice, men uten å bruke Outlook i et Windows-miljø?  Den innebygde e-postklienten i SuperOffice er svaret på dette.

Når du har aktivisert den innebygde e-postklienten har du tilgang til innboksen din via SuperOffice. 

I en e-post du vil arkivere, kan du klikke på arkivknappen for å arkivere denne i SuperOffice.     

Slik aktiviserer du den innebygde e-postklienten

Varsling i dagbok (alarm): Kom i tide til avtaler

Når du har det travelt, er det enkelt å glemme planlagte gjøremål – eller i verste fall et møte.

Hvis du installerer Web Tools kan du sette på varsling for å minne deg selv om at aktiviteten snart starter.

Varselet vises som et pop-up-vindu fra oppgavelinjen på datamaskinen (informasjonslinjen nederst til høyre) og du hører en bjellelyd når varslingen vises. I varslingsvinduet kan du åpne aktiviteten i SuperOffice ved å klikke på Vis.

Slik stiller du inn varsling for aktiviteter som møter, oppgaver og oppfølging

Get pop-up notifications on your appointments in SuperOffice. Click on the Show button to get open the appointment.

Installer Web Tools for å få tilgang til meldinger og varslinger som gjelder planlagte aktiviteter i SuperOffice.


Andre funksjoner:

  • Send e-post til mottakere i et utvalg: Legg til alle e-postadresser fra et utvalg av kontakter som mottakere av en e-post
  • Møteinvitasjoner via e-post: Når du inviterer til et møte kan du sende invitasjoner til deltakere via e-post fra SuperOffice
  • Snarvei for å åpne SuperOffice: Åpne SuperOffice uten å åpne et nettleservindu. Bare dobbeltklikk på SuperOffice-logoen i datamaskinens oppgavelinje, så åpnes SuperOffice i et nytt vindu

Get to web tools preferences by right-clicking the SuperOffice icon in your system tray

SuperOffice Web Tools-ikonet på oppgavelinjen. Hvis du dobbeltklikker på dette, åpnes SuperOffice. Høyreklikk på ikonet for å stille inn varsling for alle avtaler.

Slik installerer du Web Tools

Vi jobber alltid for å forbedre programmene våre, inkludert Web Tools. Når en ny versjon av Web Tools er tilgjengelig, får du en melding når du logger inn. For å installere den nye versjonen følger du bare veiledningen som vises på skjermen din.

Hvis du trenger å installere Web Tools følger du bare denne veiledningen:

Last ned og installer Web Tools

Web tools pop-up screen appears first time you login to SuperOffice or when a new version is available.

Pop-up-vindu for å oppdatere SuperOffice Web Tools. Du ser dette pop-up-vinduet hvis Web Tools ikke er installert på datamaskinen din, eller når det er en ny versjon av Web Tools tilgjengelig.   

Oppsummering

Artikkelen forklarer de viktigste fordelene. Her ser du en kort liste med fordelene ved å installere SuperOffice:

  • Installer Web Tools for å laste opp viktig e-post og vedlegg i SuperOffice direkte fra Outlook
  • E-post som du arkiverer i SuperOffice lagres automatisk til avsenderens kundekort. Dersom det er nødvendig kan du også lenke e-posten til et relatert prosjekt og salg
  • Du kan arkivere e-post som avtaler eller henvendelser
  • Les og rediger dokumenter uten å manuelt laste dem ned eller opp på datamaskinen din
  • Unngå å glemme møter og andre viktige oppgaver ved å stille inn varsling med pop-up-vinduer
  • Åpne SuperOffice direkte fra oppgavelinjen
  • Legg til alle kontakter fra et utvalg som mottakere av en e-post

Relaterte artikler: