We’ve developed some resources to help you work effectively from home during COVID-19 Click to learn more

Ny funksjonalitet: Håndtering av samtykke

De nye funksjonene gjør det enkelt å registrere når, hvordan og hvorfor nye kontaktpersoner blir registrert i CRM-systemet til bedriften din.
Vurderinger

Her får du vite mer om:

Dokumentere samtykker

EUs nye personvernforordning GDPR – General Data Protection Regulation – trer i kraft 25. mai 2018.

GDPR regulerer hvordan selskaper samler, lagrer og behandler persondata. Selskapene må ha en grunn for hvorfor de lagrer persondata, loven bestemmer også at dataene bare kan lagres for en begrenset tidsperiode.

Som bedrift har dere fremdeles lov til å lagre persondata i CRM-systemet deres og i andre IT-systemer.

I noen tilfeller trenger du å spørre om eksplisitt samtykke til å lagre persondata, for eksempel hvis bedriften din samler sensitive opplysninger om en person. Når eksplisitt samtykke er nødvendig sier GDPR at bedriften må dokumentere selve samtykket og hvordan det ble innhentet (hvor, når og av hvem).

Vi har laget et sett med funksjoner som gjør det enkelt for deg å håndtere og ha oversikten over samtykkene fra bedriftens CRM-kontakter. Funksjonene har vi kalt ”Håndtering av samtykke”.

Nå som funksjonaliteten for håndtering av samtykke er på plass i SuperOffice CRM, kan du enkelt:

  • Dokumentere hvorfor dere lagrer persondata
  • Lagre flere samtykker fra samme kontakt
  • Angi kilden til samtykket, for eksempel gjennom et webskjema
  • Spesifisere hvem som har oppdatert informasjonen og når det ble gjort

Dokumenter hvorfor dere lagrer personlige data

For å møte GDPR-kravene om dokumentasjon av samtykker, gir de nye funksjonene deg muligheten til å dokumentere årsaken til hvorfor dere ønsker å lagre og bruke opplysninger om et individ (juridisk hjemmel) og hva du skal bruke dette til (formål).

For alle måter dere har planlagt å bruke personlige kundedata kan du dokumentere årsaken (juridisk hjemmel) for hvorfor dere gjør det.

Vi har gjort det enkelt for deg å registrere og få tilgang til denne dokumentasjonen i din SuperOffice CRM-database.

Nederst på hvert kontaktpersonkort finner du et nytt felt for “Hjemmel”. Dette viser hvilket juridisk grunnlag bedriften har for å lagre opplysninger om denne kontaktpersonen.

Når du klikker på denne vil du se alle formålene og samtykkene som er lagret på denne kontaktpersonen.

Se denne videoen for å lære hvordan du registrerer og lagrer samtykker i SuperOffice CRM.

Lagre flere samtykker for forskjellige formål 

Forskjellige bedrifter har forskjellige grunner til at de samler inn persondata, og de kan bruke dataene til forskjellige formål. En bedrift kan ha to grunner til å samle data, mens en annen bedrift kan ha fem forskjellige grunner. Det samme gjelder også for de formålene bedriften har når det gjelder bruken av dataene. Det er viktig å merke seg at hvis du har flere formål som krever samtykke, så må du innhente et samtykke for hvert formål.

De nye funksjonene for håndtering av samtykker gjør det enkelt for dere å legge til eller slette så mange grunner og formål for lagring og bruk som bedriften din trenger.

I modulen for innstillinger og vedlikehold i SuperOffice CRM finnes det et nytt valg for ”Personvern”. Der kan du definere de forskjellige samtykkene bedriften din trenger å dokumentere og lagre.

Nedenfor ser du at det allerede ligger to formål inne i den nyeste versjonen av SuperOffice, klar til bruk.

Den første er “Salg og kundeservice” og indikerer at grunnene til at du lagrer persondata i bedriftens CRM-løsning er at du ønsker å selge produkter og tjenester til kontaktpersonen, og/eller yte kundeservice til vedkommende.

Den andre er “e-markedsføring” og betyr at formålet med å lagre informasjonen er at du ønsker å sende e-postmarkedsføring til en person. I en del Europeiske land krever dette eksplisitt samtykke.

Disse formålene trenger ikke være de riktige samtykkene for bedriften din. Dere må bestemme hva som er riktig i relasjon til personvernforordningen og bedriftens egne retningslinjer for personvern. Når dere har tatt disse beslutningene er det enkelt å oppdatere i den nye delen for personvern i ”Innstillinger og vedlikehold”.

Angi kilden for bedriftens persondata

Når noen spør hvor dere fikk tak i opplysninger om dem og hvordan dere fikk deres samtykke til å lagre persondataene, da må du kunne svare dem.

Nå finner du et felt som heter “Kilde”, hvor du kan spesifisere hvordan personlige opplysninger om en kontaktperson blir registrert i SuperOffice CRM.

Kildene du kan oppgi når du registrerer nye kontaktpersoner i bedriftens SuperOffice-database kan variere. Det kan være fra et visittkort i et møte, en e-post du har mottatt, en chat eller et utfylt webskjema.

Kilder lages i en liste, og på samme måte som med alle lister i SuperOffice CRM, så kan du enkelt tilpasse denne personvernlisten på en måte som dekker dine behov. Se en video om hvordan du gjør det her.

Send automatisk e-postbekreftelse

Når personvernforordningen trer i kraft får personer en ny ”rett til bli informert”. Det betyr at de trenger å få beskjed på forhånd hvis en virksomhet har tenkt å lagre deres personlige opplysninger. De trenger også informasjon om hvorfor.

Med SuperOffice CRM kan du automatisk sende en bekreftelse på e-post til de personene som har blitt registrert i databasen deres.

Dette er uansett en høflig oppfølging av den første kontakten med en kunde, og det gjør det enkelt for kontaktpersonene dine om de har spørsmål eller innvendinger mot at dere lagrer opplysninger om dem.

Du kan sette opp systemet med en link til en personlig profil, hvor kontaktpersonene kan fortelle deg hva slags kommunikasjon de ønsker å motta.

Du kan lese mer om håndtering av abonnementer her.

Spesifiser hvem som har oppdatert informasjonen, og når

GDPR gir personer rett til å spørre bedrifter om hva slags informasjon de har lagret om dem. Hvis de ber om å få se denne informasjonen, så ville det være nyttig om det var enkelt å hente ut denne informasjonen i et leservennlig format og sende den.

Med nye SuperOffice CRM vil systemet automatisk ha kontroll på denne informasjonen for deg.

Som forklart over får du opp en dialogboks når du klikker på “Juridisk hjemmel” i kontaktpersonkortet. Der kan du se alle samtykker dere har innhentet, kildene for denne informasjonen, når informasjonen ble oppdatert, og hvem som gjorde de siste endringene.

Det er enkelt å eksportere denne informasjonen til Excel og sende den til kunden, om hun eller han ber om det.

Tilpass SuperOffice CRM til dine egne behov

I den nyeste versjonen av SuperOffice CRM vil du se at vi lagt til flere nye egenskaper og funksjoner som kan bidra til at bedriften din lever opp til GDPR-kravene.

Innen 25. mai 2018 har hver enkelt bedrift et selvstendig ansvar for å kunne vise at de følger reglene i GDPR. Merk at kravene kan variere fra land til land og at bedrifter har forskjellige retningslinjer for personvern. Vi råder alle kunder om å søke juridisk bistand for å sikre at bedriften etterlever det nye lovverket.

Utover disse forskjellene kan du være trygg på at SuperOffice-løsningen din vil støtte deg i dette arbeidet, systemet kan tilpasses GDPR-kravene for CRM-data i enhver bedrift.

Hvis du bruker vår Online-løsning bør du lese dette om hva som skjer etter oppgraderingen, så du vet hva du kan forvente deg.

 

Priser og tilgjengelighet

De som bruker SuperOffice CRM Online og SuperOffice 8.2 i versjoner for web eller windows vil få den nye funksjonaliteten for håndtering av samtykke gratis, inkludert for alle brukere.

Den nye funksjonaliteten for håndtering av samtykke blir tilgjengelig 13. mars.

Hvis du bruker CRM Online har du allerede blitt oppgradert automatisk, og du kan starte å bruke de nye funksjonene umiddelbart.

Hvis du har SuperOffice installert på egen server, så må dere kjøre versjon 8.2 eller nyere.

Vennligst legg merke til at dersom dere bruker en tidligere versjon av SuperOffice CRM, så må dere oppgradere for å få tilgang til de nye funksjonene for håndtering av samtykke og den andre nye funksjonaliteten for personvern.

Les også:

Legg ut kommentar Til toppen