Da die DSGVO personenbezogene Daten und folglich die Erfassung und Verwendung von Kundendaten betrifft, haben Sie sicher Fragen dazu, ob und wie Ihre SuperOffice CRM-Lösung Sie auf dem Weg zur DSGVO-Konformität unterstützen kann.
In diesem Artikel behandeln wir folgende Themen:
- Was ist die DSGVO?
- Wie wirkt sich die DSGVO auf Ihr Unternehmen aus?
- Wie kann SuperOffice CRM Sie auf Ihrem Weg zur Konformität unterstützen?
- Welche neuen Funktionen erwarten Sie?
- Weitere Schritte
Was ist die DSGVO?
Sie bietet Bürgern der EU mehr Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten und gewährleistet, dass ihre Informationen in ganz Europa geschützt sind – unabhängig davon, ob die Daten innerhalb der EU verarbeitet werden oder nicht.
Zu personenbezogenen Daten zählen Name, E-Mail, Adresse, Geburtsdatum, persönliche Interessen, eindeutige Identifikationsmerkmale, digitale Fußabdrücke und vieles mehr. Typischerweise sind das genau die Daten, die Sie in Ihrem CRM-System speichern.
Wie wirkt sich die DSGVO auf Ihr Unternehmen aus?
Die DSGVO stellt strenge Anforderungen an die Art und Weise, wie ein Unternehmen Kundendaten erfasst, speichert und verwendet.
So viel sei gesagt: ein CRM-System allein kann Ihr Unternehmen nicht DSGVO-konform machen. Die DSGVO umfasst drei wichtige Bereiche, die alle Unternehmen berücksichtigen müssen: die Kenntnis der DSGVO-Verordnung selbst, die Kenntnis der rechtlichen Aspekte der Verordnung und wie sie sich auf Ihren Umgang mit personenbezogenen Daten auswirkt und schließlich die Systeme, in denen Sie die Kundendaten aufbewahren.
Ihre SuperOffice-Lösung ermöglicht die Erfassung und Verwaltung personenbezogener Daten in einem sicheren System.
Im Hinblick auf die Vorschrift, ihre rechtlichen Aspekte und der im Gesetz beschriebenen Datenschutzrechte empfehlen wir, einen Rechtsbeistand und andere DSGVO-Quellen hinzuzuziehen, um die DSGVO-Konformität in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten.
Ihre nationale Datenschutzbehörde in Deutschland, Österreich oder der Schweiz bieten hilfreiche Erklärungen zum Datenschutz. Sie können auch den vollständigen Gesetzestext zur DSGVO hier lesen. Die EU hat ein offizielles DSGVO-Webportal eingerichtet, das beschreibt, welche Maßnahmen Ihr Unternehmen ergreifen muss.
Wie kann SuperOffice CRM Sie auf Ihrem Weg zur Konformität unterstützen?
Wie bereits erwähnt, hat die DSGVO eine große Auswirkung darauf, wie Unternehmen personenbezogene Kundendaten erfassen, speichern und sichern. Das bedeutet, dass alle Teams, wie Marketing-, Vertriebs- und Serviceteams, professioneller mit personenbezogenen Daten umgehen müssen.
Tatsächlich haben die DSGVO und CRM viel gemeinsam. Bei beiden geht es darum, durch den professionellen Umgang mit personenbezogenen Kundendaten mehr Vertrauen und Loyalität bei Interessenten und Neukunden zu schaffen.
Wir haben erhebliche Zeit und Ressourcen aufgewendet, um sicherzustellen, dass SuperOffice Sie auf dem Weg zur Konformität unterstützt.
Hier ist eine kurze Zusammenfassung dessen, was Sie erwartet:
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Privacy by Design
Die DSGVO und das Datenschutzmanagement gehen Hand in Hand. Wir glauben, dass Datenschutz nicht zusätzlich zu einer bestehenden Anwendung hinzugefügt, sondern bereits in die Kernarchitektur und Funktionalität integriert werden sollte.
Wir berücksichtigen den Datenschutz bereits in der Entwurfsphase und während des gesamten Entwicklungsprozesses neuer Produkte, Prozesse oder Services, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.
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Lifecycle-Management personenbezogener Daten
Die DSGVO umfasst acht grundlegende Rechte für Personen, die ihre Privatsphäre schützen und die Verwendung ihrer „digitaler Spuren“, die sie bei der Nutzung webbasierter Anwendungen und Services hinterlassen, regeln. Diese Rechte sollen Transparenz, Kontrolle und Vertrauen zwischen den Parteien schaffen.
Spezielle Funktionen in SuperOffice CRM unterstützen die Einhaltung dieser acht Rechte.
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Verwaltung personenbezogener Daten in SuperOffice CRM
Bei der DSGVO geht es um den Schutz und die Verwaltung personenbezogener Daten.
Kundendaten, die in einem CRM-System gespeichert werden, sind standardmäßig auch personenbezogene Daten. Für die einzelnen Datentypen gibt es unterschiedliche Regeln zu ihrer Verarbeitung.
Zum Beispiel sind grundlegende Daten wie Namen, Adressen und Telefonnummern eher allgemeine Daten und dürfen von allen Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen eingesehen werden.
Andererseits erfordern hochsensible Daten wie Steuerinformationen, Kontodaten, persönliche Vereinbarungen und Verträge mehr Sicherheit und dürfen nur von bestimmten Benutzern eingesehen werden.
SuperOffice CRM ermöglicht es Ihnen, Routinen und automatische Regeln zum Umgang mit verschiedenen Arten personenbezogener Daten in Ihrem Unternehmen einzurichten.
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Mehrere SuperOffice-Upgrades
In den kommenden Monaten werden wir DSGVO-Funktionen in vier Phasen veröffentlichen. In der ersten Phase geht es darum, Ihre vorhandene Kundendatenbank mit der DSGVO-Vorschrift in Einklang zu bringen.
In den folgenden Phasen veröffentlichen wir zusätzliche Funktionen zur Verarbeitung personenbezogener Daten und es erwarten Sie weitere Funktionen für mehr Datenschutz und Sicherheit.
Welche neue Funktion kommt zuerst?
Die erste Reihe von DSGVO-Funktionen in der neuen Version SuperOffice 8.2 sind:
1. Zustimmungsmanagement
Die DSGVO besagt, dass ein Unternehmen keine Marketing-E-Mails an Personen schicken darf, die dazu keine Zustimmung erteilt haben. Darüber hinaus muss ein Unternehmen in der Lage sein, auf Anfrage nachzuweisen, dass diese Zustimmung erteilt wurde.
In SuperOffice CRM können Sie für eine bestimmte Person:
- Mehrere Zustimmungen speichern
- Die rechtliche Grundlage angeben, warum Sie die Daten speichern
- Die Quelle angeben, von der Sie die Zustimmung erhalten haben, zum Beispiel ein Webformular
- Festhalten, wann und von wem die Informationen aktualisiert wurden
2. Abonnementmanagement
Sobald eine Person ihre Zustimmung zum Erhalt von Mailings von Ihrem Unternehmen erteilt, hat sie auch das Recht zu entscheiden, was sie erhalten möchte.
Neue Funktionen ermöglichen es Ihren Interessenten und Kunden selbst zu entscheiden, welche Art von Informationen sie erhalten wollen.
3. Massenaktualisierungen
Wie oben bereits erwähnt, geht es in der ersten Phase darum, Ihre Kundendatenbank DSGVO-konform zu machen.
Wenn Sie Ihre Datenbank dahingehend geprüft haben, welche personenbezogenen Daten vorliegen, woher diese Daten stammen, welche rechtliche Grundlage für die Aufbewahrung besteht etc., und den Umgang mit diesen Daten festgelegt haben, benötigen Sie noch ein Verfahren zur Aktualisierung all dieser personenbezogenen Daten gemäß der DSGVO-Richtlinie.
Massenaktualisierungen helfen Ihnen, Ihre Datenbank auf einfache Weise zu aktualisieren und zu bereinigen. Anstatt Datensätze einzeln zu aktualisieren, was sehr viel Zeit in Anspruch nimmt, können Sie bestimmte Regeln einrichten und dann die Funktion zur Massenaktualisierung nutzen, um den Zweck, die rechtliche Grundlage, die Quelle und das Datum für mehrere Datensätze gleichzeitig festzulegen.
Weitere Schritte
Wie Sie sehen, gibt es in den nächsten Monaten viele spannende Neuheiten, die Sie auf Ihrem Weg zur DSGVO-Konformität unterstützen.
Alle diese neuen Funktionen sind automatisch verfügbar, wenn Sie unsere Cloud-Version, SuperOffice CRM Online, verwenden.
Wenn Sie eine lokal installierte Version von SuperOffice nutzen, müssen Sie Ihr System aktualisieren, um die neuen DSGVO-Funktionen nutzen zu können.
Wir empfehlen normalerweise unseren Kunden mit einer lokal installierten Version den Wechsel zur Cloud-Version, anstatt das vorhandene System zu aktualisieren. In der Regel ist dies weniger aufwendig.
Wenn Sie eine Cloud-Version nutzen, erhalten Sie automatisch die neuen Funktionen und brauchen nichts zu tun. Die Cloud-Version ist ISO-zertifiziert, damit Sie und Ihre Kunden sicher sein können, dass Ihr CRM-System und Ihre Daten gemäß der DSGVO-Verordnung sicher sind. Dies ist tatsächlich für die Mehrheit unserer Kunden die beste Lösung.
Ungeachtet des CRM-Systems sollten Sie auf Ihrem Weg zur DSGVO-Konformität externe Hilfe und Beratung in Anspruch nehmen.
Wenn Sie sich bereits auf dem Weg zur DSGVO-Konformität befinden und über die neuen Funktionen in unserer neuen nächsten Version sprechen möchten, kontaktieren Sie uns noch heute.
Sagen Sie uns Ihre Meinung
Welche Herausforderungen begegnen Ihnen auf Ihrem Weg zur DSGVO-Konformität? Glauben Sie, dass einige der neuen Funktionen Ihnen helfen werden?
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