Wir halten die Selektionsmöglichkeiten in SuperOffice für eine großartige Möglichkeit, um in Ihre Datenbank einzutauchen. So können Sie Ihren Kundenstamm besser kennenlernen und genaue Segmentierungsaktionen durchführen. Sicherlich greifen Sie auch auf Selektionen zurück, wenn Sie Analysen und Berichte erstellen müssen.
Auf jeden Fall sind dies leistungsstarke Anwendungen, mit denen Sie Ihre Marketing- und Vertriebsziele erreichen können. Was Sie vielleicht noch nicht entdeckt haben, ist, dass diese Funktion Ihnen auch dabei helfen kann, schneller zu arbeiten und Wunder für Ihre tägliche Leistung vollbringen.
Wie Selektionen funktionieren
Um nützliche Informationen aus Ihrer CRM-Datenbank zu extrahieren, wählen Sie Kriterien aus, die für Ihre gewünschten Informationen stehen - in der Regel Kontakte und Unternehmen - und machen Sie diese zu Listen. Dann können Sie diese Informationslisten für weitere Folgeaktionen oder Analysen verwenden.
Eine spezielle Art der Selektion ist sehr gut, wenn es um Daten geht, die Sie häufig verwenden. Dynamische Selektionen sind gespeicherte Suchen, die bei jedem Aufruf aktualisiert werden. Wenn Sie dann weitere Kriterien hinzufügen, dann wird die Selektion erneut angepasst und aktualisiert.
Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie sich mithilfe von Selektionen noch besser auf Ihre Aufgaben fokussieren und den gewünschten Inhalt leichter finden können.
1. Konzentrieren Sie sich auf bestimmte Aufgaben
Wenn Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten, möglicherweise mit unterschiedlichen Projekten, haben Sie ggf. Aufgaben, die in Bezug auf die Dringlichkeit miteinander konkurrieren. Einige sind dringend, aber nicht wichtig, und einige sind wichtig, aber nicht dringend. In solchen Situationen kann es schwierig sein, sich auf die Wichtigsten zu konzentrieren.
Mithilfe von Selektionen können Sie Aktivitätenlisten in Ihrem Kalender erstellen, die Sie noch nicht durchgeführt haben. Sie können Ihre Liste einschränken, indem Sie Kriterien wie Eigentümer, Projekt, Datumsbereich usw. anwenden, um nur eine Liste der Aktivitäten zu erhalten, die Sie sehen möchten. Sie werden nicht abgelenkt durch nicht verwandte Aufgaben oder Dinge, die Sie bereits abgeschlossen haben. Dann können Sie einfach von oben beginnen und sich durcharbeiten und jede Aufgabe abhaken, bis Sie alle erledigt haben.
Projektbezogene Aufgaben aussortieren
Wenn sich ein Projekt einem Meilenstein nähert, wissen Sie, dass die mit diesem Projekt verbundenen Aufgaben möglicherweise wichtiger werden als andere Aufgaben, die Sie sich vorgenommen haben.
Dann wäre es hilfreich, projektspezifische Aufgaben aus dem von Ihnen geplanten Stapel auszuwählen und sich nur auf diese zu konzentrieren - und hier können Ihnen die Selektionen wirklich helfen.
Wenn ein Projekt dringender als ein anderes ist, dann können Sie eine Folge-Selektion erstellen und diese Kriterien anwenden:
- Projekt – Projektname
- Folgeaufgabe – Erfasst von: Aktueller Benutzer
- Folgeaufgabe – Typ: <die gewünschte Art der Folgeaufgabe>
- Folgeaufgabe – Erledigt - nein
Tipp: Fügen Sie die aktuelle Woche als Kriterium hinzu und Sie können sich so nur die Aufgaben anzeigen lassen, die diese Woche fällig sind. Wenn Sie eine Liste aller zugehörigen Aufgaben erhalten, dann können Sie die Liste nach dem Stichtag sortieren und bei den dringendsten Aufgaben ganz oben beginnen. All dies hilft Ihnen dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Was Sie diese Woche bisher so gemacht haben
Haben Sie sich jemals vorgenommen eine Aufgabe zu erledigen und am Ende des Tages hatten Sie alles erledigt, außer der einen Sache, die Sie eigentlich tun wollten?
In diesem Fall kann es leicht passieren, dass Sie sich schuldig fühlen wegen der Aufgaben, die Sie nicht abgeschlossen haben und Sie ignorieren den Rest, den Sie erfolgreich erledigt haben. Um das zu vermeiden, wäre es schön, die Liste der Aufgaben zu sehen, die Sie bereits abgeschlossen haben, um sich somit sicher sein zu können, dass Sie tatsächlich vorankommen.
Registrieren Sie Ihre Aktivitäten in SuperOffice als tägliche Routine und markieren Sie sie als abgeschlossen, sobald Sie sie erledigt haben.
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Erstellen Sie eine dynamische Selektion mit Folgeaufgaben und nennen Sie diese vielleicht "abgeschlossene Aufgaben in dieser Woche".
- Verwenden Sie diese Kriterien:
- Folgeaufgabe – Erfasst von: Aktueller Benutzer
- Folgeaufgabe – Erledigt: Ist gleich: Ja
- Folgeaufgabe – Enddatum: Diese Woche
Dann erhalten Sie eine Liste Ihrer erledigten Aufgaben während des gewählten Zeitraums.
All dies erfordert, dass Sie in Ihrem Kalender Aktivitäten erstellen und diese mit einem Projekt verknüpfen. Erstellen Sie einfach ein Projekt in SuperOffice und beginnen Sie damit, alle Ihre Aufgaben als Termine in Ihrem Kalender abzulegen. Jede Aufgabe sollte mit dem Projekt verknüpft sein. Sobald Sie dies getan haben, können Sie eine dynamische Selektion basierend auf den erforderlichen Kriterien erstellen.
2. Finden Sie bestimmte Dokumente
Das Speichern von Dokumenten in SuperOffice ist eine gute Möglichkeit, um sich zu organisieren. Sie speichern die Dokumente in Projekten, sodass sie für alle leicht zugänglich sind. Nach einiger Zeit können Sie jedoch den Überblick über die von Ihnen erstellten Dokumente verlieren. Was, wenn Sie einige Dokumente, die Sie vor einiger Zeit erstellt haben, aufrufen möchten und Sie vergessen haben, in welchem Projekt Sie sie gespeichert haben oder wie Sie das jeweilige Dokument genannt haben?
Eine gute Lösung wäre, eine dynamische Selektion zu erstellen, die die gesuchten Dokumente enthält. Dann ist es einfach, diesen eingeschränkten Bereich zu durchsuchen, um Ihr Dokument zu finden. Vielleicht erinnern Sie sich, dass es sich um eine PowerPoint-Vorlage handelte, oder Sie erinnern sich daran, dass es in der ersten Hälfte des laufenden Jahres entstanden ist. Oder Sie wissen, dass Sie das Wort "Zeitplan" im Titel verwendet haben. Oder Sie erinnern sich an nichts, aber Sie denken, dass Sie es erkennen werden, wenn Sie es sehen.
1. Finden Sie alle Ihre Dokumente
Manchmal ist es schön, alle eigenen Dokumente sehen zu können. Um dies zu tun, können Sie eine dynamische Selektion für Dokumente mit dem Namen "<Ihr Name>'s Dokumente erstellen. Und zwar unter Verwendung der folgenden Kriterien:
- Dokumente – Erfasst: Aktueller Benutzer
- Optional: Dokumente – Erstellt – Dieses Jahr
2. Finden Sie Dokumente eines bestimmten Typs
Wenn Sie nur Ihre Word-Dokumente, Präsentationen oder Tabellen anzeigen möchten, können Sie eine dynamische Selektion für Dokumente erstellen und diese Kriterien anwenden:
- Dokument – Erfasst von: Aktueller Benutzer
- Dokument – Typ: <Excel / Word / PoiwerPoint>
3. Finden Sie Dokumente mit einem bestimmten Wort
Wenn sich Ihre Arbeit über verschiedene Projekte erstreckt, müssen Sie möglicherweise einen Überblick über Dokumente mit derselben Art von Informationen erhalten, z. B. alle Ihre Dokumente, die das Wort "Zeitplan" oder "Spezifikation" oder "Angebot" enthalten. Anschließend können Sie eine dynamische Selektion für Dokumente erstellen und diese Kriterien anwenden:
- Dokument – Erfasst von: Aktueller Benutzer
- Dokument – Betreff enthält: <Suchwort>
4. Finden Sie Dokumente, die in einer bestimmten Zeitspanne erstellt wurden
Sie wissen, dass Sie über etwas geschrieben haben und das Einzige, woran Sie sich erinnern ist, dass es in der ersten Hälfte des vergangenen Jahres passiert ist. Dann sind hier die Kriterien, die Sie in Ihrer Auswahl verwenden können:
- Dokument – Erfasst von: Aktueller Benutzer
- Dokument – Erfasst – Zwischen: <Datum> und <Datum>
Fazit
Jetzt haben Sie gelernt, wie man Selektionen erstellt, die einem die tägliche Arbeit erleichtern. Hoffentlich hilft Ihnen dies dabei, sich auf Wichtiges konzentrieren zu können und relevante Informationen leicht zu finden, wenn Sie sie brauchen. Sie können Selektionen verwenden, um Aufgaben herauszufiltern, die Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen oder um Dokumente zu finden, die Sie verloren haben.
Die Beispiele hier sind nur einige der Möglichkeiten, die Sie mit Selektionen haben - also seien Sie kreativ! Solange Sie Ihr SuperOffice-Lösung kontinuierlich mit Aufgaben, Dokumenten und Kundeninformationen aktualisieren, müssen Sie nur noch die richtigen Kriterien definieren, um Dinge erledigt zu bekommen.