Nehmen wir an, Sie rufen den Lieferanten eines Widgets an, das Sie in Ihrem Unternehmen verwenden. Sie haben gerade eine neue Lieferung bestellt, sind sich aber nicht sicher, ob Sie zu viel oder zu wenig bestellt haben. Also haben Sie eine technische Frage, auf die Sie eine Antwort brauchen.
Wenn Sie Ihren Widget-Lieferanten anrufen, sagen Sie, wer Sie sind und stellen Ihre Fragen. Dieser Servicemitarbeiter ist jedoch nur in der Lage, Ihre Produktfrage zu beantworten, da er keinen Zugang zu Ihren Kundendaten hat. Infolgedessen müssen Sie einen weiteren Anruf tätigen oder warten, bis Sie mit der Finanzabteilung verbunden werden, um Ihre Angaben und Fragen zu wiederholen, in der Hoffnung, dass Sie diesmal die erwünschte Antwort erhalten.
Klingt das vertraut? Kein sehr kundenfreundliches Erlebnis, oder?
Der Unterschied zwischen den beiden Systemen
Nicht selten verwalten Unternehmen Ihre Produkt- und Preisinformationen in einem ERP-System und nutzen ein CRM-System für alle Informationen in Bezug auf ihre Kunden.
Der Grund für die Trennung ist, dass beide Systeme sehr unterschiedliche Geschäftsprozesse unterstützen. Sie sind unterschiedlich aufgebaut und haben unterschiedliche Stärken.
Ihre ERP-Lösung ist ein Backoffice-System. Es automatisiert und managt Backoffice-Tätigkeiten wie beispielsweise Rechnungswesen, Einkauf, Preisgestaltung, Transaktionen und Berichterstattung.
CRM hingegen ist ein Frontoffice-System, das Interaktionen mit Kunden optimiert, Vertriebspipeline und Kundensupport managt und Kundeninformationen verwaltet.
Beide Systeme dienen dem Kunden. Beide Systeme steigern die Produktivität und optimieren Prozesse. Beide Produkte funktionieren hervorragend alleinstehend. Allerdings besteht ein enormes Potenzial, Ihren ROI mit einer Integration der beiden Systeme zu steigern.
Wenngleich Sie die meisten Kundendaten in Ihrer SuperOffice CRM-Lösung speichern, werden sich eventuell auch einige Kundendaten in Ihrem ERP-System finden. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter mit zwei Datenbeständen arbeiten und für die Aktualisierung der gleichen Daten in beiden Systemen zweifach Zeit aufwenden müssen.
Das klingt nicht sehr produktiv, oder?
Die Vorteile der Integration von SuperOffice CRM mit Ihrem ERP-System
Die Integration der beiden Systeme ermöglicht nicht nur ein besseres Kundenerlebnis, sondern optimiert zudem die Arbeitsabläufe innerhalb Ihres Unternehmens.
Werfen Sie einen Blick auf die 6 guten Gründe für die Integration der beiden Systeme:
1. Zeit sparen und Produktivität steigern
Seien wir ehrlich, es ist nicht nur anstrengend und langweilig, die gleiche Arbeit zweimal (oder häufiger) zu erledigen, sondern wirkt sich auch negativ auf die Gesamtproduktivität aus. Unternehmen sind immer darauf bedacht, Zeit zu sparen. Durch die Integration Ihrer ERP- und CRM-Systeme müssen Sie die gleichen Informationen nur in ein System eingeben.
2. Fehler in der Datenbank reduzieren
Wenn Sie dieselbe ermüdende Aufgabe mehr als einmal erledigen müssen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihnen Fehler unterlaufen. Es geschieht nur allzu rasch, dass Informationen kopiert und in das falsche Feld eingefügt werden. Oder dass beim Kopieren ein Buchstabe oder eine Zahl übersehen werden. Und schon gibt es Unstimmigkeiten zwischen den Datenbanken, die erst einmal ermittelt und korrigiert werden müssen. Ein weiterer Zeitfresser! Potenzielle Fehlerquellen zu vermeiden, verringert die Anzahl der Fehler.
3. Angebotserstellung verbessern
Ein typisches Szenario: Ein Vertriebsmitarbeiter soll ein Angebot in dem einen System erstellen und muss ein weiteres System nutzen, um eine Verkaufschance zu ermitteln und zu verwalten, um dann beide Systeme für den Abschluss der Angebotserstellung anzuwenden, nur um daraufhin dieselben Informationen erneut einzugeben, um eine Bestellung zu erfassen!
Ein zeitaufwändiger Albtraum, um es milde auszudrücken. Im schlimmsten Fall führt so ein Prozess zu einem negativen Kundenerlebnis. Die Nutzung von zwei Systemen kann außerdem kostspielige Fehlern nach sich ziehen, besonders wenn eine Verkaufs- oder Rabattberechnung nicht korrekt war.
Dank einer Automatisierung dieses Prozesses kann sich der Vertriebsmitarbeiter mit nützlicheren Aufgaben befassen und seinem Kunden ein professionelleres (und zeitsparendes) Erlebnis bieten. Und sicher ist es leichter, einem Unternehmen zu vertrauen, das ein unkompliziertes und professionelles Kundenerlebnis bereitstellt.
4. Dem Marketing- und Vertriebsteam mehr Tools an die Hand geben
Wenn Vertriebsmitarbeiter keine Zeit mit dem Kampf mit den Systemen verschwenden, können Sie sich stattdessen auf die Ermittlung und Pflege von neuen Verkaufschancen konzentrieren. Die meisten Vertriebsvertreter treten lieber in direkten Kontakt mit Kunden, um deren Bedürfnisse auszuloten, statt viel Zeit mit der Eingabe von Daten in Systeme aufzuwenden. Besonders, wenn der Abschluss einer Bestellung mehr als einmal ausgeführt werden muss! Stellen Sie sich vor, wie viele Abschlüsse mehr erzielt werden könnten, wenn die damit verbundenen Prozesse automatisiert wären.
5. Kundenservice vom Feinsten ermöglichen
Die Fähigkeit, Ihrem Serviceteam zentralen Zugang zu allen relevanten Kundeninformationen zu geben, ist nicht zu unterschätzen! Statt sich in ein anderes Programm einloggen oder andere Mitarbeiter fragen zu müssen, um grundlegende Kundeninformationen zu ermitteln, könnte Ihr Serviceteam alle Tools zur Hand haben, mit denen es gezielter und schneller reagieren kann.
Auch hier gilt: Wenn ein Kunde sein Anliegen vor mehreren Personen wiederholen muss, da die passenden Informationen nicht zur Verfügung stehen, entsteht kein positives Kundenerlebnis. Am Ende können Ihnen eine Menge unzufriedener Kunden gegenüberstehen.
6. Eine bessere Customer Journey schaffen
Der Unternehmenserfolg hängt in erster Linie von Ihrer Fähigkeit ab, Ihren Kunden eine bessere Customer Journey als Ihre Wettbewerber zu bieten. Das bedeutet, dass Sie sicherstellen müssen, dass der Geschäftsumgang mit Ihnen unkompliziert und professionell ist.
Das lässt sich nur erreichen, wenn Ihre Teams nicht in Informationssilos arbeiten müssen. Wenn jeder Zugang zu Informationen hat und seine Aufgaben effizient ausführen kann, führt dies meist zu einer wesentlichen Verbesserung des Kundenerlebnisses.
Wenn Sie Ihre Kunden fragen, was sie an ihrer Erfahrung mit Ihrem Unternehmen verbessern würden, ist es sehr wahrscheinlich, dass die meisten Anregungen in irgendeiner Weise mit einem der genannten 6 Gründe zur Integration Ihrer ERP- und CRM-Systeme zusammenhängen.
Der richtige Moment, um Ihre Prozesse dank CRM-ERP-Integration zu optimieren
Es spricht vieles für die Integration Ihrer CRM- und ERP-Systeme und die Automatisierung Ihrer Prozesse. Wenn Sie diesen Schritt nicht bereits unternommen haben, ist der Zeitpunkt gekommen, an dem Sie auswerten sollten, inwieweit sich die fehlende Integration auf Ihre täglichen Geschäftsprozesse auswirkt.
Wenn Ihre Teams in den Bereichen Vertrieb, Finanzen und Kundensupport in Informationssilos arbeiten, führt dies nicht selten zu unnötigen manuellen Prozessen. Der Versuch, die richtigen Informationen in kürzester Zeit aus zwei unterschiedlichen Systemen herauszufiltern, ist nicht gerade die ideale Arbeitsweise, nicht zu vergessen eine nicht unerhebliche Fehlerquelle.
Ohne Integration haben Ihre Vertriebsmitarbeiter nicht notwendigerweise Zugriff auf die ERP-Anwendung. Das bedeutet, dass sie nicht in der Lage sind, die Verkäufe von der Interessentenphase zur Verkaufschance, von „abgeschlossen“ zu „in Rechnung gestellt“ bis hin zu „gezahlt“ zurückzuverfolgen.
Die fehlende Einsicht in den vollständigen Verkaufszyklus kann sowohl für den Vertriebsmitarbeiter (Unterzahlung an Kommissionen) als auch das Unternehmen (Überzahlung an Kommissionen) eine kostspielige Angelegenheit sein.
Ebenso kann es kostenintensiv sein, den Vertriebsmitarbeitern vollen Zugriff auf Ihre ERP-Anwendung einzurichten, da diese zunächst eine Lizenz und dann die entsprechende Schulung benötigen, um die Informationen zu finden, die sie andernfalls auf einen Blick angezeigt bekämen.
Diese Beispiele kratzen lediglich an der Oberfläche der Problematik, der sich Ihr Unternehmen bei einer fehlenden CRM-ERP-Integration gegenübersehen könnte.
Wie integrieren Sie Ihr SuperOffice CRM mit einem ERP-System?
Die Integration von SuperOffice CRM mit einem ERP-System ist die gängigste Form der Integration, die unsere Kunden vornehmen, da hierzu zahlreiche Module, Anwendungen und individuell angepasste Integrationsoptionen zur Verfügung stehen.
Vor der Umsetzung einer ERP/CRM-Integration sollten allerdings einige Dinge beachtet werden, da es hierbei nicht einfach darum geht, „Weiter“, „Weiter“ und „Fertig“ zu klicken. Unserer Erfahrung nach überwiegen die Vorteile bei Weitem jegliche Bedenken, besonders wenn Sie alles richtig machen.
Hier finden Sie einen Artikel, der Ihnen Einblicke in die erfolgreiche Integration Ihres SuperOffice CRM mit Ihren Backend-Systemen liefert.
Setzen Sie sich außerdem gern mit uns in Verbindung, um mehr über die verschiedenen Vorteile einer ERP/CRM-Integration für Ihr Unternehmen zu erfahren.
Ihnen steht ein Netzwerk lokaler Partner zur Verfügung, die Sie mit Modulen und Hilfe bei der Integration unterstützen. Die Liste unserer Partner ist auf unserer Website zu finden.
CRM Online-Benutzer können sich außerdem darüber informieren, welche Module für die ERP-Integration im SuperOffice App Store zur Verfügung stehen. Sollten Sie nicht das finden, wonach Sie suchen, sind wir Ihnen gern behilflich.