Ihr Unternehmen verändert sich und ebenso Ihre Prozesse. Ihr CRM sollte sich ebenfalls anpassen. Jede Veränderung innerhalb Ihres Unternehmens sollte von Ihrer SuperOfflice-Lösung reflektiert werden.
Ihr Unternehmen verändert sich, das sollte auch Ihr CRM
Um einen Eindruck davon zu gewinnen, wie CRM-Anpassungen funktionieren, können Sie über die Entwicklungen nachdenken, die sich kürzlich bei Ihnen ereignet haben. Vielleicht haben Sie damit begonnen, mit einem neuen Kunden-Typ zu arbeiten? Oder Ihr Unternehmen hat vielleicht damit begonnen, Ihren Kunden zusätzliche Dienstleistungen anzubieten?
Natürlich verlangt diese Art der Veränderung nach einem neuen Aktivitätentypen und einigen Modifikationen innerhalb Ihres Vertriebsprozesses.
Außerdem haben Sie vielleicht eine neue Art und Weise der Kundenansprache entwickelt. Wenn Sie beispielsweise zu Anfang Ihre Kunden nur nach Branche segmentiert haben, aber nun auch nach der Firmengröße gehen möchten, dann benötigen Sie zusätzliche Felder, um eben diese Informationen dort einzutragen.
Diese Veränderungen können auch damit zusammenhängen, wie die Arbeit Ihres Teams organisiert wird. Veränderungen im Gesamtprozess sollten gefolgt sein von Veränderungen in den Key Performance Indikatoren Ihres Teams. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass Ihr Team öfter Kontakt mit Kunden aufnimmt. In dem Fall wollen Sie vielleicht die Anzahl der Meetings wissen, die Ihr Vertriebsteam mit Kunden hatte. Dann müssen Sie einen neuen Meeting-Typen erstellen, um diese Meetings von anderen unterscheiden zu können.
Jedes Unternehmen ist anders und dies sind nur Beispiele für mögliche Veränderungen, die Ihre SuperOffice-Lösung reflektieren sollte, um zu Ihren aktuellen Ansprüchen zu passen.
Erfahren Sie mehr über die Anzeichen, die es dafür gibt, dass Ihr CRM ein Tuning braucht
Ein veraltetes CRM kann zur Last werden
Was passiert, wenn Sie Ihr CRM-System nicht von Zeit zu Zeit anpassen?
Nun, Sie werden Einschränkungen feststellen. Ihr CRM-System soll Ihre Arbeitsprozesse vereinfachen und Ihre Arbeit effizienter machen. Wenn das CRM-System nicht an Ihre Bedürfnisse angepasst ist, dann wird es komplizierter und irgendwann veraltet sein. Am Ende werden Sie es vielleicht gar nicht mehr benutzen.
Und dies endet dann mit dem Verlust von Daten und schlechter Datenqualität an sich.
Zum Glück muss es für Sie nicht so enden, denn SuperOffice kann ganz leicht und so oft, wie nötig, angepasst werden, um Ihre Arbeit zu unterstützen.
3 Bereiche, die regelmäßige Anpassungen benötigen
Hier finden Sie die Bereiche in SuperOffice, die von Zeit zu Zeit ein paar Anpassungen benötigen:
1. Ungenaue Listen und veraltete Kategorisierungen
Wenn Sie Kundendaten in SuperOffice anlegen, dann nutzen Sie Listen für Ihre Einträge. Sie finden beispielweise Drop-Down-Menüs für Kategorie und Branche auf der Firmenkarte. Dies sind Beispiele für Felder mit vordefinierten Auswahlmöglichkeiten, die Ihnen dabei helfen, Daten angepasst an Ihre Geschäftsansprüche zu kategorisieren.
Wenn Sie Ihre Listen gut vordefiniert haben, dann wird es später ganz leicht sein, Ihre Kunden zu segmentieren. Ist das nicht genau das, was Sie brauchen? Korrekte Kundendaten, welche Sie ganz leicht auswerten können, wenn Sie diese benötigen?
Darum wird auch empfohlen, einen regelmäßigen Check bei Ihren Listen in SuperOffice durchzuführen - so sehen Sie, was noch aktuell ist und ob es zu Ihren Prozessen passt. Es ist möglich, dass einige Auswahlmöglichkeiten fehlen oder nicht mehr korrekt sind.
Wenn Sie einen neuen Eintrag in SuperOffice machen möchten und Ihre bestehende Liste nicht komplett ist, dann werden Sie damit beginnen, die Felder zu nutzen, die am ehesten passen. Und dies ist keine gute Idee, denn die Datenqualität wird darunter leiden.
Schauen wir uns doch einmal an, was passieren kann. Wenn Sie einen neuen Kunden hinzufügen, dann müssen Sie Kategorie und Branche hinzufügen.
Wenn Sie die richtige Branche nicht in der Drop-Down-Liste finden können, dann nehmen Sie das, was am nächsten dran ist. Statt also die Branche Lebensmittel & Catering zu nehmen, nehmen Sie Dienstleistungen. Oder Sie nehmen Sonstiges als Option. Dies ist der direkte Weg, um eine gesamte Branche zu verlieren, mit der Sie arbeiten. Dies wird in Zukunft mehr Probleme bringen, als nur eine Anpassung der Kategorien.
Das selbe gilt für das Feld Kategorie. Vielleicht möchten Sie mit einigen Kunden anders umgehen, als mit anderen, basierend auf Ihrem Wert für Ihr Unternehmen oder ihrer Größe? In diesem Fall sollten Sie darüber nachdenken, Ihre Kunden abhängig von Kategorien zu differenzieren, die Sie auswählen, wie beispielsweise A-Kunde, B-Kunde, VIP-Kunde oder ähnliches.
Wenn Sie die Kundensegmente nicht akkurat definiert haben, dann wird es schwierig, die Kundenansprache und jegliche damit zusammenhängende Aktivitäten korrekt zu gestalten, wie beispielsweise Einladen aller VIP-Kunden zu einem Seminar oder Angebotsversand speziell für die Kunden im IT-Bereich.
2. Fehlende Felder
Wenn Sie beginnen, mit SuperOffice zu arbeiten, dann sind bereits einige Felder vorhanden, in welche Sie Informationen eingeben können.
Wenn sich aber Ihr Unternehmen entwickelt, dann wird eine Zeit kommen, in der Sie mehr Felder brauchen werden. Ihre SuperOffice-Lösung mit zusätzlichen Feldern zu versehen, kann Ihnen einen besseren Überblick über bestehende und potentielle Kunden geben und Ihnen auch dabei helfen, zusätzliche Verkaufsmöglichkeiten zu schaffen.
Sie können beispielsweise ein Feld hinzufügen, in welchem Sie die Mitarbeiterzahl im Unternehmen des Kunden eintragen können oder zusätzliche Felder in der Firmenkarte unter dem Reiter Mehr eintragen, um Ihre Kundendatenbank besser segmentieren zu können.
Es ist außerdem möglich, dass Ihr System mit der Zeit schwieriger zu nutzen sein wird, weil es viele Felder gibt, die Sie gar nicht brauchen. In diesem Fall sollten Sie es sich noch einmal genauer anschauen und aufräumen, damit Ihr System möglichst effizient bleibt.
Wie man benutzerdefinierte Felder hinzufügt
3. Veraltete Dokumentenvorlagen
Ob für die Kommunikation mit Interessenten, Kunden oder Partnern oder für die interne Kommunikation innerhalb des Unternehmens, so nutzen Sie eine gewisse Anzahl von Vorlagen in SuperOffice CRM.
Eine einheitliche Kommunikation, präsentiert durch schöne, personalisierte E-Mails, Angebote oder andere Dokumente, ist wichtig für das Image Ihres Unternehmens. Außerdem ist es so für jeden Mitarbeiter leichter, mit Kunden in Kontakt zu bleiben und die Historie eines jeden Kontakts im Blick zu behalten.
Dies gilt ebenso für Dokumentenvorlagen: Sie können veraltet sein und dies führt dann oft zu Ineffizienz oder sogar Fehlern. Wenn Sie zum Beispiel ein paar neue Schritte zu Ihrem Vertriebsprozess hinzugefügt haben und diese nicht von den erforderlichen Dokumentenvorlagen begleitet werden, dann kann Folgendes passieren:
Ihr Team fängt vielleicht an, eigene Vorlagen zu erstellen, statt der Unternehmensvorlagen in SuperOffice. Am Ende erhalten Ihre Kontakte unterschiedlich gestaltete Dokumente, wann immer sie mit Mitgliedern Ihres Teams zu tun haben.
Und dann wird es noch schlimmer: Die Dokumente, die Sie an Ihre Kontakte senden, werden nicht in SuperOffice abgelegt, so wird es unmöglich, im Blick zu behalten, was im Unternehmen passiert.
Um diese Situation zu vermeiden, sollten Sie Ihre Dokumente in SuperOffice durchgehen und nach Bedarf neue Dokumente hinzufügen oder die aktualisieren, die veraltet sind. Ein Beispiel: wenn Sie einen neuen Kundentyp entdeckt haben oder damit beginnen, neue Produkte oder Dienstleistungen anzubieten, dann müssen Sie vielleicht auch neue Arten von Vertriebsaktivitäten gestalten, welche zusätzliche Dokumente erfordern, die diese unterstützen.
Wie man eine Dokumentenvorlage hinzufügt oder anpasst
Fazit
Wenn Ihr Unternehmen wächst, dann ändert sich auch die Art und Weise, wie Sie Geschäfte machen. SuperOffice CRM hat das Potential, das wertvolle Tool zu bleiben, welches Ihre tägliche Arbeit leichter macht und Ihnen zum Wachstum verhilft. Natürlich nur, wenn Sie es an Ihre aktuellen Bedürfnisse anpassen.
Das System ist flexibel und kann leicht angepasst werden, um Ihre Arbeit zu unterstützen. Immer dann, wenn sich etwas in Ihrem Unternehmen verändert, sollten Sie in Ihre CRM-Lösung gehen und schauen, ob es Listen, Felder, Vorlagen oder zusätzliche Funktionen gibt, die noch fehlen, um diese Veränderungen zu reflektieren.
Es ist immer hilfreich, sich die Zeit zu nehmen und zu reflektieren, welche Art von Einblicken und Ergebnisse man aus seinem CRM-System erhalten möchte. Dann ist es nötig, dass man sicherstellt, dass die Daten, die man im CRM einpflegt, dieses Ziel erfüllen.
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