Was mache ich, wenn ich eine Benachrichtigung erhalte, dass eine andere Person das Dokument bearbeitet, welches ich versuche in meinem SuperOffice CRM zu öffnen?

Diese Situation kann auftreten, wenn der Computer ausgeschaltet wird, bevor das Dokument gespeichert wird, oder wenn die WebTools nicht richtig konfiguriert sind. Wenn ein Benutzer ein Dokument öffnet, wird es für andere Benutzer aus dem System ausgecheckt, um zu verhindern, dass mehrere Personen dasselbe Dokument gleichzeitig bearbeiten und ihre Änderungen gegenseitig überschreiben. Wenn ein Benutzer die WebTools nicht konfiguriert hat, wird das Dokument nicht eingecheckt, nachdem der Benutzer es geschlossen hat. Die Änderungen, die der Benutzer vorgenommen hat, werden nicht zurück in SuperOffice gespeichert und andere Benutzer können das Dokument nicht öffnen.

Um dies in Zukunft zu vermeiden, stellen Sie bitte sicher, dass alle Dokumente gespeichert (Screenshot 1) und geschlossen sind (Screenshot 2), bevor Sie den Computer oder SuperOffice CRM ausschalten. Prüfen Sie auch, ob der Benutzer, der das Dokument zuletzt geöffnet hat, die WebTools korrekt konfiguriert hat. Lesen Sie diese FAQ, um zu erfahren, wie Sie die WebTools richtig konfigurieren: Was ist zu tun, wenn E-Mails und Dokumente aus SuperOffice CRM nicht mehr mit Microsoft Office-Programmen geöffnet werden?

Screenshot 1 

Screenshot 2

 

Es gibt zwei Möglichkeiten, das Dokument zu öffnen, das von einem anderen Benutzer bearbeitet wird:

1. Öffnen, Speichern und Schließen des Dokuments auf einem anderen Computer.
    
2. Zurücksetzen des Dokuments auf die zuletzt gespeicherte Version

 

Öffnen, Speichern und Schließen des Dokuments auf einem anderen Computer.

Bitten Sie zuerst Ihren Kollegen, das Dokument, das Sie zu bearbeiten versuchen, erneut zu öffnen und wieder zu schließen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Dokument in SuperOffice CRM eingecheckt (gespeichert) ist und andere Benutzer es öffnen und bearbeiten können.

Wenn dies nicht hilft, bitten Sie Ihren Kollegen, die folgenden Schritte auszuführen:

1. Klicken Sie auf die Windows Taskleiste und suchen Sie die SuperOffice Anwendung. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das SuperOffice Web Tools Symbol und klicken Sie auf Aufgaben.
   
   

2. Wenn ein Benutzer nicht mit anderen Dokumenten in SuperOffice CRM arbeitet, sollte nur die Aufgabe Alarm überprüfen sichtbar sein. Wenn die Liste weitere Aufgaben enthält, wählen Sie diese aus und löschen Sie sie aus der Liste, indem Sie auf die Taste Löschen klicken.

   

Zurücksetzen des Dokuments auf die zuletzt gespeicherte Version

Hinweis! Wenn Sie diese Option verwenden, gehen die letzten Änderungen des Dokuments verloren. Wir empfehlen daher, zuerst die erste Option auszuprobieren.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die zuletzt gespeicherte Version des Dokuments zu öffnen:

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Aktivitäten das Dokument aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Klicken Sie im angezeigten Dropdown Menü auf die Option Dokument.
   
   
2. Sobald der Dokumentbildschirm geöffnet ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabe in der unteren linken Ecke und klicken Sie im angezeigten Menü auf Zurück zur gespeicherter Version.
   
   

Jetzt sollten Sie das Dokument wieder verwenden können.

Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter des Unternehmens SuperOffice Web Tools installiert und konfiguriert haben, um sicherzustellen, dass Dokumente ordnungsgemäß eingecheckt (gespeichert) werden. 

Außerdem können Sie im Bildschirm Web Tools - Einstellungen die Option Einchecken nach Abschluss der Bearbeitung empfohlen auswählen, die Sie daran erinnert, die Dokumente einzuchecken.

Hinweis! Wenn Sie das Dokument „entsperrt“ haben, während Ihr Kollege es bearbeitet hat, und dann eine neue Version des Dokuments gespeichert haben, bevor Ihr Kollege die Möglichkeit hatte, seine Änderung zu speichern, erscheint eine andere Art von Benachrichtigung. Sie lautet: „Ein anderer Benutzer hat die Datei seit dem Herunterladen geändert“.

In dieser Situation kann Ihr Kollege entweder auf:

• Änderungen verwerfen. Das bedeutet, dass alle Änderungen, die er oder sie vorgenommen hat, verworfen werden und das Dokument die von Ihnen vorgenommenen Änderungen enthält.
   
• Änderungen trotzdem speichern. Das bedeutet, dass alle Änderungen, die Sie vorgenommen haben, verworfen werden und das Dokument die Änderungen Ihres Kollegen enthält.
   

Mehr Informationen:

Hilfedatei: Dokumente ein-/auschecken