Wie kann man Daten für alle Benutzer ausblenden – außer für Benutzer mit Benutzerstufe 0?

Sie können bestimmte Datensätze nur für Benutzer einer bestimmten Rolle verfügbar machen, indem Sie einen Dummy-Benutzer verwenden, der Eigentümer des Datensatzes ist, oder indem Sie eine Dummy-Benutzergruppe erstellen, mit der die Sichtbarkeit des Datensatzes festgelegt wird.

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um zu erfahren, wie Sie Datensätze wie Firmen, Aktivitäten, Projekte usw. vor bestimmten Benutzern verbergen können.
 

Methode 1: Firmen, Personen und Projekte vor anderen Benutzern verbergen, indem man sie einem Dummy-Benutzer zuweist.

Methode 2. Verbergen von Terminen, Dokumenten und Verkäufen vor anderen Benutzern mithilfe der Einstellung „Sichtbar für“.

 

 

Methode 1: Firmen, Personen und Projekte vor anderen Benutzern verbergen, indem man sie einem Dummy-Benutzer zuweist.

1. Um eine neue Benutzergruppe im Administratormodul zu erstellen, gehen Sie zur Liste Allgemein – Benutzergruppe. In diesem Beispiel nennen wir die Gruppe „Vertrauliche Gruppe”.

Hinweis! Verwenden Sie nicht dieselbe Benutzergruppe in Methode 2. 

2. Erstellen Sie einen neuen (Dummy-)Benutzer auf der Registerkarte „Benutzer” des Administratormoduls. Dieser Benutzer wird der einzige Benutzer sein, der der neuen Vertraulichen Gruppe zugewiesen wird. In diesem Beispiel nennen wir den Benutzer „Vertraulicher Benutzer”. Dieser Benutzer benötigt keine Lizenz/keinen Benutzerplan. Es ist wichtig, dass „Ausgeschieden” nicht markiert ist, dass die neue Vertrauliche Gruppe als Primärgruppe zugewiesen ist und dass dem Benutzer keine Weitere Gruppen zugewiesen sind. 

3. Gehen Sie zu Rollen und prüfen Sie für jede Rolle die Spalte Andere Mitarbeiter in den Datenrechten. Da kein Benutzer der neuen Gruppe „Vertraulich“ angehören wird, werden die Rechte für die Daten, die dem vertraulichen Benutzer gehören, durch die Spalte Andere Mitarbeiter in den Datenrechten festgelegt. Wenn Sie möchten, dass nur Benutzer mit Ebene 0 Zugriff auf die Daten erhalten, die Sie vor anderen verbergen möchten, dann geben Sie der Benutzerebene 0 vollständigen Zugriff in dieser Spalte.

Benutzerebene 0 erhält vollen Zugriff auf die Spalte Andere Mitarbeiter.

Und alle anderen Rollen erhalten keinen Zugriff auf die Spalte Andere Mitarbeiter.

Hinweis! Wenn Sie nur das Unternehmen ausblenden möchten, aber nicht andere Daten, dann sollten Sie nur die Spalte Firma ändern.

Bitte beachten Sie, dass diese Änderungen an Benutzerrollen auch Auswirkungen auf andere Daten im System haben können, wenn Benutzer keine Gruppen gemeinsam nutzen. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, sich vor der Durchführung von Änderungen darüber zu informieren, wie Datenrechte funktionieren und wie sie in Ihrer SuperOffice-Installation eingerichtet sind.

Zusätzliche Informationen: How do I configure what information the users of our company can access in SuperOffice CRM?

Wenn Sie Hilfe bei der Einrichtung benötigen, wenden Sie sich bitte an einen SuperOffice-Berater.

4. Erstellen Sie Firmen, Personen und Projekte und setzen Sie den vertraulichen Benutzer als Eigentümer des Datensatzes
Bei Projekten wird der Eigentümer über das Feld „Verantwortlich“ definiert.

 

Methode 2. Verbergen von Terminen, Dokumenten und Verkäufen vor anderen Benutzern mithilfe der Einstellung „Sichtbar für“.

1. Um eine neue Benutzergruppe im Administratormodul zu erstellen, gehen Sie zur Liste Allgemein – Benutzergruppe. In diesem Beispiel nennen wir die Gruppe „Gruppe mit eingeschränkter Sichtbarkeit“.

Hinweis! Verwenden Sie nicht dieselbe Benutzergruppe wie in Methode 1.

2. Fügen Sie alle Benutzer, die die betreffenden Datensätze sehen können sollen, zu dieser Gruppe hinzu. Gehen Sie im Administratormodul zur Registerkarte „Benutzer“ und öffnen Sie jedes Benutzerkonto. Fügen Sie dann die Gruppe „Gruppe mit eingeschränkter Sichtbarkeit“ als „Andere Gruppen“ zu allen Benutzern hinzu, die die Daten sehen sollen, die Sie vor anderen verbergen möchten.

3. Vergeben Sie an die Benutzer, die die Datensätze erstellen, die Sie ausblenden möchten, die Lizenz „Vertrauliche Aktivitäten“. Diese Benutzer müssen Mitglieder der neuen Benutzergruppe sein.

4. Jetzt können die Mitglieder der neuen Benutzergruppe, die über die Lizenz für vertrauliche Aktivitäten verfügen, Termine, Dokumente und Verkäufe erstellen, während sie die neue Benutzergruppe im Feld „Sichtbar für“ hinzufügen. 

Hinweis! Benutzer müssen sich möglicherweise abmelden und erneut anmelden, bevor sie das Feld „Sichtbar für“ sehen können. Es kann auch sein, dass das Feld für Ihre Benutzergruppe oder für einen bestimmten Folgetyp ausgeblendet ist. In solchen Fällen muss ein Administrator dieses Feld über den Ansichtdesigner hinzufügen.

 

Weitere Informationen

FAQ: How do I make some of my activities invisible from other SuperOffice users (private)?