Omdat het persoonlijke gegevens betreft en dus ook het verzamelen en gebruiken van klantgegevens, vraag je je ongetwijfeld af of en hoe SuperOffice CRM je op weg kan helpen om aan de eisen van GDPR te voldoen.
In dit artikel, behandelen wij:
- Wat is GDPR?
- Hoe beinvloed GDPR het bedrijfsproces?
- Hoe kan SuperOffice CRM je op weg helpen om te voldoen aan de GDPR richtlijnen?
- Welke nieuwe functionaliteiten komen eraan?
- Volgende stappen
Wat is GDPR?
GDPR geeft personen binnen de Europese Unie meer zeggenschap over hun persoonlijke gegevens en de zekerheid dat hun informatie in heel Europa goed beveiligd is, ongeacht of de gegevens binnen of buiten de EU worden verwerkt.
Onder persoonlijke gegevens vallen onder andere naam, e-mailadres, adres, geboortedatum, persoonlijke interesses, unieke identificatiecodes en digitale historie. Meestal het soort gegevens dat je in een CRM-systeem opslaat.
Hoe beinvloed GDPR het bedrijfsproces?
GDPR stelt strenge eisen aan de manier waarop een bedrijf klantgegevens verzamelt, opslaat en gebruikt.
Het is natuurlijk niet zo dat een bedrijf aan alleen een CRM-systeem genoeg heeft om aan de GDPR wetgeving te kunnen voldoen. GDPR beslaat drie belangrijke aandachtsgebieden waarin elk bedrijf zich zal moeten verdiepen: kennis van de verordening zelf, inzicht in de juridische aspecten van de verordening en de gevolgen hiervan voor de manier waarop je met persoonlijke gegevens omgaat en tot slot de systemen die je gebruikt om klantgegevens op te slaan.
SuperOffice maakt het mogelijk om persoonlijke gegevens in een beveiligd systeem te verzamelen en te beheren.
Wij raden je aan om juridisch advies in te winnen en andere GDPR-bronnen te raadplegen om inzicht te krijgen in de juridische aspecten en de privacyrechten die in de verordening zijn vastgelegd, zodat je kunt waarborgen dat jouw bedrijf aan de wettelijke eisen voldoet.
Voor de beschrijving van privcacy en uitleg hierover kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De EU heeft ook een officieel webportaal voor GDPR, waar je relevante toelichtingen kunt vinden over wat je als bedrijf te doen staat.
Hoe kan SuperOffice CRM je op weg helpen om te voldoen aan de GDPR richtlijnen?
Zoals gezegd, heeft GDPR grote gevolgen voor de manier waarop bedrijven persoonlijke klantgegevens verzamelen, opslaan en beveiligen. Dit houdt in dat alle afdelingen, zoals marketing, sales en klantenservice, nog professioneler zullen moeten omgaan met persoonlijke gegevens.
GDPR heeft veel overeenkomsten met klantenrelatiebeheer. Beide richten zich op het vergroten van het vertrouwen bij nieuwe en potentiële klanten, door professioneel om te gaan met persoonlijke gegevens van klanten.
We hebben er alles aan gedaan om ervoor te zorgen dat SuperOffice je kan helpen om te voldoen aan de GDPR richtlijnen.
Hier volgt een korte samenvatting van wat je kunt verwachten:
-
Ingebouwde Privacy
GDPR gaat hand in hand met privacybeheer. Volgens ons hoort privacy geen aanvulling te zijn op een bestaande toepassing, maar ingebouwd te zijn in de architectuur en functionaliteit.
Wij hebben privacy al bij de eerste ontwerpfase opgenomen en vervolgens in het hele ontwikkelingsproces van nieuwe producten, processen of diensten geïmplementeerd waarbij het verwerken van persoonlijke gegevens een rol speelt.
-
Privacy levenscyclus persoonsgegevens
GDPR geeft burgers acht fundamentele rechten om hun privéleven te beschermen en te bepalen hoe de digitale sporen aangewend worden die ze achterlaten als ze gebruik maken van op internet gebaseerde toepassingen en diensten. Deze rechten zijn bedoeld om openheid, zeggenschap en vertrouwen te creëren tussen de betrokken partijen.
Dankzij de specifieke functionaliteit in SuperOffice CRM kunnen al deze rechten worden gehonoreerd.
-
Persoonlijke gegevens beheren in SuperOffice CRM
GDPR regelt het beveiligen en beheren van persoonlijke gegevens.
Klantgegevens die in een CRM-systeem worden ingevoerd, vallen per definitie onder persoonlijke gegevens. De regels voor de manier waarop gegevens verwerkt moeten worden, zijn afhankelijk van het soort gegevens.
Algemene basisgegevens, zoals naam, adres en telefoonnummer, mogen bijvoorbeeld toegankelijk zijn voor alle medewerkers binnen het bedrijf.
Zeer gevoelige gegevens, zoals belastinggegevens, bankgegevens, persoonlijke overeenkomsten en contracten moeten echter beter worden beveiligd en mogen alleen toegankelijk zijn voor relevante gebruikers.
Met SuperOffice CRM kun je standaard procedures en automatische regels instellen voor de wijze waarop er binnen het bedrijf met verschillende soorten persoonlijke gegevens kan en moet worden omgegaan.
-
Meerdere SuperOffice upgrades
De GDPR-functionaliteit wordt de komende maanden in vier hoofdfasen uitgerold. In de eerste fase willen we ervoor zorgen dat je de bestaande klantendatabase kunt aanpassen aan de eisen van de GDPR.
In de daarop volgende fasen lanceren we aanvullende functionaliteiten voor het omgaan met persoonlijke gegevens. Je kunt daarbij rekenen op meer functionaliteiten om beter te kunnen omgaan met privacy en beveiliging.
Welke nieuwe functionaliteiten komen eraan?
De eerste GDPR functionaliteiten die in de nieuwe versie SuperOffice 8.2 verschijnen zijn:
1. Toestemmingsbeheer
Volgens de richtlijnen van GDPR mag een bedrijf geen marketingmailings sturen naar mensen die hier geen toestemming voor hebben gegeven. Bovendien moet een bedrijf desgevraagd kunnen bewijzen dat het hier toestemming voor heeft gekregen.
In SuperOffice CRM kun je op persoonsniveau:
- Meerdere toestemmingen opslaan
- De juridische grondslag aangeven voor het opslaan van de gegevens
- Registreren via welke bron toestemming is verkregen, zoals een webformulier
- Opslaan wanneer de informatie is bijgewerkt en door wie
2. Abonnementbeheer
Wie toestemming heeft gegeven om mailing te ontvangen van jouw bedrijf heeft tevens het recht om te bepalen wat hij of zij wil ontvangen.
Met een nieuwe functionaliteit kun je de prospects en klanten zelf laten bepalen welke informatie ze wensen te ontvangen.
3. Bulk updates
Zoals gezegd, gaat het er in de eerste fase om dat we je helpen om de huidige klantendatabase aan te passen aan de eisen van GDPR.
Als je de database hebt beoordeeld op het soort persoonlijke gegevens, waar ze vandaan komen, of je een juridische grondslag hebt om ze te bewaren en dergelijke, en als je hebt bepaald hoe er met de gegevens moet worden omgegaan, heb je een manier nodig om al deze persoonlijke gegevens te updaten naar het GDPR-tijdperk.
Met bulkupdates kun je de database op eenvoudige wijze bewerken en opschonen. In plaats van persoonlijke dossiers stuk voor stuk te updaten, wat erg tijdrovend is, kun je bepaalde regels instellen en vervolgens met de functie bulkupdate in één keer de juridische grondslag, bron en datum instellen voor een groot aantal dossiers.
Volgende stappen
Zoals je ziet, kun je de komende maanden veel interessant nieuws van ons verwachten om je te helpen bij het naleven van de GDPR regelgeving.
Al deze nieuwe functionaliteiten komen automatisch beschikbaar als je werkt met onze cloudversie, SuperOffice CRM Online.
Als je SuperOffice lokaal geïnstalleerd hebt, moet je het CRM-systeem upgraden om de voordelen van de nieuwe AVG-functionaliteiten te ervaren.
We raden deze gebruikers meestal aan om, als het kan, over te stappen naar onze cloudversie in plaats van het bestaande systeem te upgraden, omdat dat over het algemeen veel makkelijker gaat.
Als je de cloudversie gebruikt, krijg je de nieuwe functionaliteiten vanzelf. Daar hoef je niets voor te doen. De cloudversie is ISO-gecertificeerd, zodat je en jouw klanten ervan verzekerd kunnen zijn dat het CRM-systeem en gegevens veilig en beveiligd zijn.
Dat neemt niet weg dat je, ongeacht welk CRM-systeem je gebruikt, nog hulp of advies zult moeten vragen om de GDPR regelgeving te interpreteren voor jouw organisatie.Natuurlijk helpen wij je ook, neem deel aan onze gratis GDPR webinars of volg een GDPR training.
Heb je verdere vragen? Neem contact met ons op.
Laat ons weten wat je ervan vindt
Heb je een uitdaging op GDPR gebied in je CRM oplossing waarmee wij je kunnen helpen? Denkt je dat sommige van de bovenstaande nieuwe functionaliteiten je helpen bij je uitdagingen?
Vertel het ons en plaats een opmerking hieronder.