Uw doel is om uitstekende service te bieden aan uw klanten. Dit betekent alle klantverzoeken snel en efficiënt oplossen om zo de klant verwachting te overtreffen. Maar als u probeert om vanuit een overbelaste email inbox te werken, kan het een echte uitdaging worden.
Geen druk, toch? Maakt u zich geen zorgen, SuperOffice Service kan u daadwerkelijk helpen om deze uitdaging te overwinnen.
Uw doel is om uitstekende service te bieden aan uw klanten. Dit betekent alle klantverzoeken snel en efficiënt oplossen om zo de klant verwachting te overtreffen. Maar als u probeert om vanuit een overbelaste support mailbox te werken, kan het een echte uitdaging worden.
Graag geven wij u een aantal tips die u kunt toepassen om uw klantenservice te vebeteren en beter te managen. Deze tips helpen u om klantenservice te leveren die zorgen voor een positieve ervaring.
Door het gebruik van deze klantenservice tips, kunt u de best-in-class worden!
1. Antwoord op alle klantenservice verzoeken
Voor het leveren van uitstekende klantenservice is het belangrijk dat alle verzoeken direct bij de juiste afdelingen belanden en direct en efficient worden afgehandeld. De klant krijgt altijd een antwoord. Het is heel gemakkelijk om dit te realiseren met SuperOffice Service.
In de eerste plaats kunt u in SuperOffice Service categorieën voor verzoeken configureren. Dit zorgt ervoor dat elk verzoek automatisch wordt doorgestuurd naar de juiste afdeling of medewerker. Op deze manier kan de juiste persoon direct reageren op de klant.
Wanneer u een verzoek van een klant ontvangt, kunt u dit gewoon openen en direct beantwoorden. Uw reactie wordt opgeslagen bij het verzoek.
2. Gebruik geautomatiseerde ontvangstbevestigingen
Het is waarschijnlijk dat u een probleem niet binnen een paar minuten kunt oplossen. En dat verwachten klanten ook niet van u. Wat ze wel verwachten, is dat u ze laat weten dat hun verzoek is ontvangen en dat iemand het verzoek in behandeling heeft.
Dus, wanneer een klant contact opneemt met de organisatie, hetzij door middel van een web formulier of e-mail, zorg ervoor dat de klant een automatisch antwoord ontvangt waarin de ontvangst van het verzoek wordt bevestigd.
In de e-mail bevestiging, kunt u eenvoudig de openingstijden van de klantenservice, een unieke verzoek ID, links naar een online kennisbank of FAQ’s vermelden.
Hoe stelt u automatische ontvangstbevestigingen in
3. Gebruik antwoord sjablonen om sneller te reageren
Door het gebruik van vooraf gedefinieerde antwoorden, kunt u veel tijd besparen bij het afhandelen van verzoeken.
We noemen deze vooraf gedefinieerde antwoorden "antwoord sjablonen". U kunt veel gebruikte antwoorden of woordgroepen toevoegen als antwoord sjablonen om sneller te werken en om betere antwoorden te geven aan uw klanten.
4. Stel prioriteiten om georganiseerd te werken
Bij het afhandelen van meerdere verzoeken, is het cruciaal georganiseerd te werken en prioriteiten te stellen binnen uw verzoeken in de wachtrij. Sommige klanten en type verzoeken moeten als eerste worden afgehandeld.
Hoe weet u welk verzoek u als eerste dient op te lossen? Met SuperOffice Service hoeft u niet door een eindeloze lijst te bladeren en u af te vragen welk verzoek de hoogste prioriteit heeft.
U kunt de oplossing configureren op basis van uw criteria en u kunt prioriteiten voor de verschillende type verzoeken creëren. U kunt gewoon het systeem vragen om de volgende aanvraag in de wachtrij. Dit zal het verzoek met de hoogste prioriteit op dat moment zijn. Dit is het enige dat nodig is de klant de aandacht te geven die hij verdient!
Hoe kunt u prioriteiten creëren
5. Beantwoord alle vragen in de eerste reactie
Of er een enkele vraag of meerdere vragen binnen een e-mail zijn, uitstekende klantenservice beantwoordt alle vragen direct bij de eerste reactie.
Maar de realiteit is dat niet alle vragen van de klant meteen kunnen worden opgelost. Sommigen zijn zeer complex en vereisen een aantal follow-ups. Het doel is om het aantal follow-ups zoveel mogelijk te beperken.
Dit bereikt u als u alle achtergrond informatie over de klant heeft. En aangezien SuperOffice Service al uw interacties met klanten archiveert, krijgt u een gedetailleerd overzicht van de klanthistorie, waardoor u direct met de klantvraag van start kunt.
Hoe u verzoeken snel kunt behandelen en klanthistorie kunt raadplegen
6. Follow up en vraag of de klant tevreden is
Weinig bedrijven vragen naar de tevredenheid van het afhandelen van hun vraag. Dit is echter een uitgelezen kans om de concurrentie voor te zijn. Net zoals een automatische ontvangstbevestiging, kunt u de follow-up 3 a 4 dagen na uw reactie laten versturen om te zien of uw klant tevreden is met het antwoord op zijn vraag.
Het instellen van follow-up berichten zoals hierboven beschreven kan gedaan worden door een consultant. Maakt u al gebruik van Service, neem dan contact met ons op om dit te bespreken.
7. Zorg voor self-service met FAQs
Zorg ervoor dat u klanten de mogelijkheid biedt om problemen zelf op te kunnen lossen. SuperOffice Service wordt geleverd met een volledig uitgerust klantenportal. U kunt op uw meeste gestelde vragen antwoorden maken en die op uw klantportal plaatsen.
Zodra u het platform voor selfservice beschikbaar stelt, kunt u volgen waar de meeste mensen naar zoeken. Zo kunt u de inhoud nog beter toespitsen op de wensen van uw klanten en voorzien van nog meer nuttige en gespecificeerde informatie.
Hoe u een FAQ kunt maken en publiceren
Conclusie
Het leveren van uitstekende klantenservice aan uw klanten is geen rocket science, zeker als u de juiste tools en processen weet te gebruiken.
Met SuperOffice Service kunt u uitstekende klantenservice creëren. De software stelt u in staat de interne processen te automatiseren en helpt u bij het herkennen, volgen, beheren en rapporteren van klantenservice verzoeken. Dit zorgt ervoor dat u sneller kunt reageren en meer aanvragen van klanten kunt verwerken.
Terwijl de software de wachtrij wegneemt, kunt u zich concentreren op het leveren van een positieve klantervaring. Zo zorgt u ervoor dat uw klanten de best-in-class klantenservice ontvangen.