U gebruikt SuperOffice CRM om de relaties en interacties van uw bedrijf met klanten en prospects te beheren. U gebruikt het ook om uw bedrijfsprocessen te organiseren en optimaliseren.
Maar uw bedrijf verandert, net als uw werkprocessen. En uw CRM oplossing?
Wanneer u SuperOffice CRM al langer gebruikt, is het mogelijk dat het geen complete afspiegeling meer is van uw actuele bedrijfsstrategie. Dit kan zelfs gebeuren als u het aanvankelijk perfect geconfigureerd heeft voor de behoeften van uw bedrijf.
Het transformatieproces dat uw bedrijf doorloopt, hoeft niet eens zo groot te zijn dat u overweegt uw CRM-systeem erop aan te passen. Maar als uw bedrijf zich verder ontwikkelt en u uw CRM-systeem niet afstemt op de veranderde behoeften, dan kan dit het realiseren van uw doelen in de weg staan.
Wat gebeurt er als uw bedrijfsprocessen veranderen en uw CRM oplossing hetzelfde blijft?
Wanneer uw bedrijf verandert en u houdt hierbij geen rekening met aanpassingen in SuperOffice, dan kunnen de volgende dingen gebeuren.
Ten eerste daalt de productiviteit en wordt het minder eenvoudig in gebruik.
Als gebruikers het systeem te complex vinden, kan het zijn dat ze het niet meer gebruiken. Dit heeft natuurlijk tot gevolg dat bepaalde gegevens niet in uw CRM systeem worden opgeslagen en dat uw data onnauwkeurig wordt.
En daar gaat het om. De datakwaliteit lijdt eronder. Terwijl uw CRM oplossing alleen goed kan functioneren met uitstekende data.
Als het gebruik van uw CRM afneemt, betekent dit nog niet dat een nieuwe oplossing nodig is. Het is gewoon een signaal dat SuperOffice CRM aangepast moeten worden.
Welke signalen wijzen u erop dat u een CRM update nodig heeft?
Er bestaan veel situaties die aanpassingen van uw CRM nodig maken. Hieronder vindt u een paar van de meest voorkomende redenen voor aanpassing van uw SuperOffice CRM.
1. Nieuw type klanten of andere producten
Laten we aannemen dat u bent gestart met een nieuw type klant. Vroeger werkte u bijvoorbeeld veel voor kleine en middelgrote bedrijven, maar sinds enige tijd richt u zich nu ook op grote ondernemingen. Het kan ook gebeuren dat uw bedrijf overstapt of uitbreidt naar andere bedrijfstakken.
Zo valt bijvoorbeeld een bepaalde groep klanten op waarvoor eigenlijk een andere categorie nodig is, omdat uw communicatie met hen anders is dan met de rest van uw klanten.
Dit betekent dat u moet kunnen reageren op een nieuw segment dat anders aangesproken moet worden. Dit is zonder twijfel een ontwikkeling waar u rekening mee moet houden bij de inrichting van SuperOffice, nieuwe branche, categorie of rol van klanten.
Als u altijd heeft gewerkt met een bepaald soort product, maar uw bedrijf begint met het aanbieden van andere producten of diensten, vergt dit absoluut een nieuwe configuratie van uw CRM-systeem.
2. Nieuw type activiteiten of processen
Het spreekt voor zich dat een nieuw segment klanten of producten of diensten veranderingen zijn die leiden tot nieuwe activiteiten of aanpassingen in uw verkoopproces. Het kan zelfs zijn dat u overweegt compleet andere verkoopprocessen in te voeren voor nieuwe klanten of diensten.
Bijvoorbeeld als u gewend bent om samen te werken met kleine bedrijven, terwijl grote ondernemingen nu om een andere aanpak vragen: andere stappen, fases en acties om uw verkoop te stimuleren. Dit geldt ook voor het verkoopproces van producten ten opzichte van de acties die nodig zijn om diensten te verkopen.
Zelfs als u blijft werken met hetzelfde segment klanten, dan is het toch mogelijk dat uw manier van communicatie met hen van tijd tot tijd verandert.
Het zou kunnen dat u een paar jaar geleden het verkoopproces nog startte met cold calling. Maar tegenwoordig wilt u nieuwe leads genereren via e-mailcampagnes of uw website. Dit moet gedefinieerd te worden in SuperOffice CRM onder het verkoopproces als een nieuw stadium en een nieuw type activiteit, zodat iedereen de verkoopgegevens gemakkelijk kan bijwerken.
3. Nieuwe vormen van communicatie of personaliseren
De klantgegevens die u in uw CRM oplossing wilt verzamelen en bijhouden, is essentieel voor uw marketing- en salesactiviteiten. Als u kunt vertrouwen op gedetailleerde en individuele klantgegevens, dan kunt u heel nauwkeurig personaliseren. Hiervoor is uw CRM oplossing de belangrijkste tool.
Wanneer uw bedrijf is begonnen met het versturen van een maandelijkse nieuwsbrief, is het dan niet handig om een persoonsinteresse aan te maken waarbij u kunt aangeven welke interesses de klant heeft?
Wat als uw marketingactiviteiten afhankelijk zijn van de regio waarin uw klant woont, of van andere factoren? Nadat u een beslissing heeft genomen over alle criteria die u belangrijk vindt om uw klanten te segmenteren, wilt u dit beslist ook kunnen instellen in SuperOffice CRM, bijvoorbeeld op de contactkaart als (persoons)interesses.
4. Nieuwe manieren om de prestaties van uw team te meten en te verbeteren
In SuperOffice meet u bepaalde cijfers en gegevens. Ze vormen de basis om de prestaties en het succes van uw team te meten.
Afhankelijk van de doelstellingen die u met uw medewerkers afspreekt, kunnen de indicatoren waarmee u hun prestaties meet van tijd tot tijd veranderen. En SuperOffice CRM zou deze veranderingen moeten weerspiegelen. Uw metingen van KPI's van uw team moeten natuurlijk eenvoudig, precies en altijd actueel zijn.
Door de prestaties van uw team te analyseren, ontdekt u bovendien ook bepaalde problemen. Zo kan het zijn dat uw team de follow-up uit het oog verliest. In een dergelijk geval zou u nieuwe modules in SuperOffice kunnen activeren. Zoals bijvoorbeeld SAINT, om medewerkers op het juiste moment te attenderen dat ze contact met de klant moeten opnemen.
5. Nieuwe functies in uw bedrijf
Wanneer uw bedrijf groeit, groeit uw klantenbestand mee. U voelt zelf aan dat u de manieren waarop u diensten aan uw klanten aanbiedt moet verbeteren. In dit geval kunt u overwegen om uite te breiden met een nieuw Serviceplan.
Als u uw e-mails aan klanten nog steeds via Outlook verzendt, maar merkt dat het uw e-mail-marketingactiviteiten niet meer optimaal ondersteunt, wilt u misschien overstappen op het SuperOffice Marketingplan.
Ook het uitbreiden van uw oplossing met Pocket CRM, kan een goed idee zijn als uw medewerkers vaak onderweg of op locatie zijn.
De kern van het verhaal: u zit nooit vast aan de SuperOffice oplossing waarmee u bent begonnen! Het kan eenvoudig aangepast worden aan de nieuwe uitdagingen van uw bedrijf.
Conclusie
Toen u begon met SuperOffice was het precies afgestemd op de toenmalige behoeften en processen. Maar als uw bedrijf groeit en verandert, zou CRM deze ontwikkeling stap voor stap moeten volgen.
Wanneer u problemen ondervindt met de inrichting van uw huidige SuperOffice oplossing, dan is dit een signaal dat veranderingen niet zijn opgepikt in de CRM-oplossing.
Dergelijke problemen zijn echter gemakkelijk op te lossen door uw SuperOffice oplossing aan te passen. Het systeem is flexibel en eenvoudig genoeg om het aan te passen naar uw actuele vereisten.
Het belangrijkste wat u moet onthouden: u hoeft uw processen nooit aan SuperOffice CRM aan te passen. Het is juist SuperOffice CRM dat eenvoudig en net zo vaak als nodig aangepast kan worden om uw bedrijfsactiviteiten te ondersteunen.