Het verschil tussen de twee systemen
De meeste bedrijven bewaren hun product- en prijsinformatie in een ERP-systeem. Tegelijkertijd is alle klantgerelateerde informatie opgeslagen in een CRM systeem.
De reden waarom CRM en ERP gescheiden blijven, is dat de twee systemen verschillende bedrijfsprocessen ondersteunen. Ze zijn verschillend van opzet en hebben andere sterke punten.
Jouw ERP is een back-office systeem. Het automatiseert en organiseert back-office activiteiten, zoals boekhouding, aanschaf, prijsbeleid, transacties en rapportage.
In de tussentijd is het CRM een front-office systeem om interacties met de klant te stroomlijnen, het verkooptraject te beheren, klantenservice te bieden en klantgegevens te traceren.
Beide systemen dienen de klant. Beide systemen verbeteren de productiviteit en stroomlijnen processen. Elk product functioneert op zich goed. Maar er schuilt een enorme potentiële verbetering van ROI in de integratie van deze twee systemen.
Hoewel je bijvoorbeeld de meest klantgegevens bewaart in SuperOffice CRM, kunnen er ook klantgegevens beschikbaar zijn in je ERP-systeem. Dit betekent dat medewerkers twee verschillende gegevensbestanden hebben en tijd nodig hebben om de twee systemen op elkaar af te stemmen.
De voordelen van integratie van SuperOffice CRM met jouw ERP-systeem
De integratie van beide systemen zorgt niet alleen voor een betere klantbeleving van de gebruikers, maar stroomlijnt ook de manier van werken van iedereen binnen het bedrijf.
Hier volgen de zes belangrijkste argumenten van de integratie van deze twee systemen:
1. Bespaar tijd en verhoog productiviteit
Laten we eerlijk zijn; het is niet alleen omslachtig en saai om dezelfde handeling twee keer (of vaker) te verrichten, maar het heeft ook een negatief effect op de totale productiviteit. Elke onderneming wil tijd besparen. Door je ERP- en CRM-systemen te integreren, hoef je dezelfde informatie niet meer in meerdere systemen in te voeren.
2. Verlaag het aantal fouten in je database
Wanneer je hetzelfde saaie werk vaker moet verrichten, stijgt de kans op fouten. Je kunt informatie gemakkelijk naar het verkeerde veld kopiëren. Of bij het kopiëren bepaalde informatie over het hoofd zien en een letter of een cijfer weglaten. Plotseling ontstaan er zo afwijkingen in de databases. Je moet ze eerst zoeken om ze te corrigeren. Alweer een tijdrovende handeling! Minder potentiële bronnen van fouten betekenen uiteindelijk ook minder fouten.
3. Verbeter de manier van offertes sturen
Dit is een kenmerkend scenario: eerst moet een verkoper een offerte aanmaken in het ene systeem. Daarna wordt de verkoopkans gevolgd en beheerd in het andere systeem. Om vervolgens beide systemen te combineren voor de offerte. Dan voer je dezelfde gegevens nog eens in om een bestelling te produceren!
Zacht gezegd: een tijdrovende nachtmerrie. In het ergste geval leveren zulke processen een slechte klantbeleving op. Bovendien kan het gebruik van twee systemen tot kostbare fouten leiden, vooral als een berekening of een korting niet klopt.
Automatisering van dit proces maakt tijd vrij waarin de verkoper waardevoller werk kan doen. De klant beleeft een professionelere (en snellere) afhandeling. Iedereen is het ermee eens dat een klant een bedrijf eerder vertrouwt, als de hele beleving probleemloos en professioneel verloopt.
4. Geef verkoop en marketing medewerkers de juiste tools
Wanneer de verkoop geen tijd verspilt met complexe systemen, kunnen zij de focus leggen op het herkennen en uitwerken van nieuwe verkoopkansen. De meeste verkopers gaan liever naar de klant toe om hun behoeften te begrijpen dan tijd te verspillen met het invoeren van gegevens in systemen. Vooral als dit meer dan eens nodig is om een order af te wikkelen! Stel je eens voor hoeveel meer transacties mogelijk zijn, wanneer het bijbehorende proces geautomatiseerd is.
5. Zorg dat je uitblinkt in klantenservice
Jouw serviceteam toegang geven tot alle relevante klantgegevens op één centrale plaats is een fantastische mogelijkheid! In plaats van het oproepen van diverse programma's of anderen te vragen naar basisgegevens van klanten, kun je jouw serviceteam de tools bieden om beter en sneller te reageren.
Nogmaals, als een klant zijn of haar probleem moet herhalen bij meer dan één persoon, simpelweg omdat de juiste informatie niet beschikbaar is, dan creëer je geen goede klantbeleving.
6. Zorg voor een beter klanttraject
Het succes van jouw bedrijf komt neer op je vermogen klanten een betere beleving aan te bieden dan je concurrenten. Je moet ervoor zorgen dat zaken doen met jou eenvoudiger en professioneler verloopt.
Dit is alleen mogelijk als jouw medewerkers niet hoeven te werken met versnipperde informatie. Wanneer iedereen toegang heeft tot de informatie om taken efficiënt uit te voeren, dan wordt het totale klanttraject aanzienlijk verbeterd.
Als je jouw klanten vraagt wat ze verbeterd willen zien in de manier waarop ze jouw bedrijf beleven, ontdek je waarschijnlijk dat de meeste van hun suggesties op de ene of andere manier vermeld zijn in de zes argumenten hierboven voor de integratie van ERP-en CRM-systemen.
Tijd om je processen te stroomlijnen via integratie van CRM en ERP
De integratie van CRM en ERP en de automatisering van je processen biedt veel voordelen. Mocht je dit nog niet gedaan hebben: het is de hoogste tijd te evalueren welk effect het gebrek aan integratie heeft op je dagelijkse bedrijfsprocessen.
Wanneer verkopers, boekhouders en klantenservice medewerkers elk werken met hun eigen versnipperde informatie, dan ontstaan overbodige handmatige processen. Het is een uitdaging om snel de juiste informatie uit de twee verschillende systemen te halen. Om maar niet te spreken van het aantal fouten dat zo kan ontstaan.
Zonder integratie hebben je verkopers niet vanzelfsprekend toegang tot het ERP systeem. Ze kunnen een verkoopkans dus niet eens volgen vanuit het stadium als prospect tot kans, van 'afgesloten' tot 'gefactureerd' en uiteindelijk 'betaald'.
Het gebrek aan transparantie van de complete verkoopcyclus kan kostbaar worden voor de verkopers (te lage commissies) en het bedrijf (te hoge commissies).
Tegelijkertijd kan het kostbaar zijn om verkopers volledige toegang tot je ERP te geven. Eerst hebben ze een licentie nodig, dan een training hoe ze het kunnen gebruiken en de informatie te vinden die ze anders in een oogopslag zouden krijgen.
Hoe integreer je SuperOffice CRM met een ERP systeem?
De integratie van CRM- en ERP-systemen is de meest gebruikte vorm van integratie bij onze klanten. Hiervoor zijn diverse modules, apps en individuele integraties beschikbaar.
Er zijn echter enkele overwegingen nodig vóór de implementatie van een geïntegreerde ERP/CRM systeem. Een kant-en-klare oplossing bestaat niet. Uit ervaring weten wij dat de voordelen van integratie ruimschoots opwegen tegen de bedenkingen, vooral als je de juiste aanpak kiest.
In dit artikel vind je meer informatie over de integratie van jouw SuperOffice CRM met jouw back-office systeem.
Je kunt ook contact met ons opnemen voor meer informatie over de verschillende manieren waarop jouw bedrijf kan profiteren van een ERP/CRM-integratie.
Ook gebruikers van CRM Online kunnen in de SuperOffice App Store kijken welke ERP-integratiemodules verkrijgbaar zijn.