Om te helpen bij de keuze tussen een standaard integratiemodule en een oplossing op maat, laten we je eerst zien wat je kunt integreren en wat dit oplevert voor jouw bedrijf.
Verschillende manieren om SuperOffice CRM en jouw ERP systeem te integreren
Integratie betekent dat twee (of meer) systemen gegevens uitwisselen, zodat je ze ook in andere systemen kunt gebruiken. Gesynchroniseerde data kan in diverse situaties van pas komen, zoals verkoop, facturering en klantenservice.
Een integratie van CRM- en ERP-systemen is op één van de onderstaande manieren mogelijk:
1. Synchronisatie van klantgegevens
Synchronisatie is de meest gebruikte vorm van integratie. Een sync engine kopieert klantgegevens regelmatig tussen CRM en ERP, zodat beide systemen over dezelfde data beschikken. Dit betekent dat je de gegevens maar in één systeem hoeft bij te werken. De synchronisatie vermindert het aantal fouten en verhoogt de waarde van het klantenbestand.
2. Presentatie van de financiële gegevens in een CRM systeem
Naast de klantgegevens kun je ook belangrijke financiële gegevens synchroniseren tussen het ERP- en het CRM-systeem. Bijvoorbeeld:
- Betalings voorwaarden
- Kortings percentages
- Totale omzet per jaar
- Valuta
- Bestedingslimiet
- Krediet classificatie
Met toegang tot dergelijke informatie in het CRM-systeem kunnen verkoop – en marketing medewerkers de juiste beslissingen nemen voor aanvang van een nieuw project.
Toegang tot financiële informatie zoals de factuurgeschiedenis en uitstaande orders zijn bijzonder nuttig in verkoop- of klantenservicesituaties waar een volledig beeld van een klant gewenst is.
In plaats van het invoeren van dit soort gegevens, is het gebruikelijker ze te presenteren in SuperOffice als een rapport dat bekeken wordt in een speciaal internet panel. Zo zorgen modules of apps dat medewerkers met direct contact met de klant een compleet klantoverzicht kunnen oproepen – zonder complexe integratieprojecten.
3. Synchroniseren van product- en prijs informatie
Al velen hebben de voordelen ontdekt van de ingebouwde Quote functie. Hiermee kan iedere verkoper direct in SuperOffice CRM een offerte maken. Deze functie omvat een product- en prijsoverzicht in SuperOffice CRM die gebruikt worden om een offerte te maken. Je kunt deze lijst eenmalig importeren of handmatig aanmaken en bijwerken in SuperOffice Settings en Maintenance. We zijn zelf op die manier begonnen.
Maar als de productoverzichten van jouw bedrijf lang en complex zijn, prijzen regelmatig veranderen of als er een voorraadstatus nodig is, voordat je een offerte kunt aanmaken, heb je een intensievere integratie nodig tussen je ERP-systeem en SuperOffice CRM. Op dit vlak is een Quote Connector module erg praktisch.
Met een Quote Connector module kun je de actuele prijs van een artikel bekijken in je ERP-systeem om hem onmiddellijk toe te voegen aan SuperOffice Quote. Dit betekent dat een verkoper in werkelijkheid de prijsinformatie rechtstreeks uit het ERP-systeem krijgt, waar de mastergegevens bewaard zijn, wanneer hij of zij alleen SuperOffice CRM gebruikt om een offerte aan te maken.
Deze vorm van integratie combineert beide systemen optimaal. Voor dit type integratie kan een meer individuele aanpak nodig zijn en is meer planning nodig dan bij de eerder genoemde manieren van integratie. Maar er zijn een aantal standaard apps beschikbaar voor offertes die het waard zijn eerst bekeken te worden.
4. Orders doorzetten vanuit CRM naar ERP voor facturering
Het laatste type integratie is de doorgifte van een aangenomen bestelling van SuperOffice Quote aan je ERP-systeem.
Ongeacht of je gebruik maakt van SuperOffice Price Directory of een Quote Connector, wil je vermijden dat je dezelfde informatie op twee verschillende plaatsen moet invoeren om een factuur te verzenden.
Je kunt deze taak automatiseren door het systeem de informatie uit CRM direct voor facturering te laten doorgeven aan je financiële systeem. Ook hier bestaan standaard oplossingen voor.
Kies de juiste integratie voor jouw bedrijf
Het integreren van je CRM- en ERP systeem biedt vele voordelen: automatisering van processen, eenvoudige uitwisseling en een goed overzicht van klantgegevens – om er maar een paar te noemen.
Het integreren van je CRM- en ERP-systemen biedt veel voordelen: automatisering van processen, eenvoudige uitwisseling en een goed overzicht van klantgegevens – om er maar een paar te noemen.
Er zijn echter enkele overwegingen nodig vóór de implementatie van een geïntegreerde ERP/CRM. Een kant-en-klare oplossing bestaat niet. Uit ervaring weten wij dat de voordelen van integratie ruimschoots opwegen tegen de uitdagingen, vooral als je de juiste aanpak kiest.
Neem contact met ons op voor meer informatie over de verschillende manieren waarop jouw bedrijf kan profiteren van CRM/ERP-integratie.
Ook gebruikers van CRM Online kunnen in de SuperOffice App Store zien welke ERP integratie modules verkrijgbaar zijn.