Stoppen of opgeven is het slechtste wat je kan doen ten tijde van crisis.
Wat we nu wel moeten doen is onze manier van werken aanpassen. In plaats van dat we iedere dag naar kantoor gaan, deelnemen aan drukke meetings, handen schudden, klanten ontmoeten etc., moeten we op dit moment allemaal werken vanuit onze veilige thuishavens.
Geïsoleerd, maar niet alleen, ontdekken we nu onze nieuwe beste vriend – digitale technologie.
In dit artikel laten we je zien hoe je SuperOffice CRM kunt gebruiken om je dagelijkse taken succesvol uit te voeren en je productieniveau op peil houdt. Dit alles terwijl je vanuit huis werkt.
Blijf in contact met je klanten
Eén van de grootste uitdagingen waar we momenteel mee te maken hebben is het feit dat het niet mogelijk is om fysiek in contact te komen met onze klanten, partners en leveranciers.
Dit betekent dat je meer moet telefoneren en er meer online meetings plaatsvinden. Daarom is het van groot belang dat je jouw CRM-oplossing gekoppeld hebt aan een VOIP-systeem en dat je een video tool hebt geïnstalleerd.
Tip 1: Bellen met één klik
Met behulp van CTI voor SuperOffice of Amesto Telefoon integratie, kun je direct vanuit SuperOffice bellen. Het enige dat je moet doen is op het bel icoon klikken.
Het grote voordeel is dat je precies weet wie je belt en dat je alle contactgegevens en eerdere interacties kunt inzien. Tegelijkertijd kun je notities maken van dit gesprek die zullen worden opgeslagen op de activiteiten tab onder de klantkaart. Hierna kun je een collega vragen om dit telefoontje verder op te volgen of je maakt een terugbelverzoek.
Bekijk hoe je direct vanuit SuperOffice kunt telefoneren [video]
Tip 2: Bellijsten
Een andere manier om beter om te gaan met de vele telefoon- en videogesprekken, is door een bellijst op te stellen van iedereen waarmee je in contact wilt komen. De optie Selecties zal je helpen om je klanten en relaties waarmee in contact wilt komen bij te houden.
Hieronder zie je een voorbeeld van zoekcriteria die je kunt gebruiken bij het samenstellen van een bellijst:
TIP: Open de 'mini kaart' nadat je jouw selectie hebt gemaakt. Nu kun je klikken op de eerstvolgende persoon die je wilt bellen. De contactinformatie wordt getoond op het hoofdscherm terwijl je het (video-) gesprek direct in je SuperOffice agenda vastlegt.
Ontdek hoe je Selecties gebruikt om je verkoopdoelstellingen te bereiken [video]
Tip 3: Efficiënte gesprekken met chat
Om voortdurende en ononderbroken communicatie mogelijk te maken kun je gebruik maken van SuperOffice Chat door de chat widget op elke willekeurige plek van je website te plaatsen. Live Chat zorgt ervoor dat je direct in contact komt met je klanten, op momenten dat ze hulp nodig hebben.
Lees hoe je aan de slag kunt met SuperOffice Chat
Tip 4: Webinars
Video is de komende tijd van essentieel belang. Wat voorheen een evenement was voor klanten en prospects – denk aan een seminar of workshop – wordt nu een webinar.
Om snel een webinar te organiseren is het belangrijk een paar productiviteitstrucs achter de hand te hebben.
Met SuperOffice CRM kun je Selecties maken van mensen die je wilt uitnodigen voor je online event, en ze daarna vanuit Mobile CRM een mailing of een SMS sturen met de uitnodiging. In de uitnodiging kun je een link plaatsen naar het webformulier waar je doelgroep zich kan aanmelden.
Om alles rondom je webinar goed te organiseren kun je een Project aanmaken in SuperOffice waarin rollen kunnen worden toebedeeld aan projectleden, en alle relevante informatie kan worden opgeslagen: social media bijdrages, e-mails, presentaties en alle overige communicatie. Na het event kun je alle deelnemers per email of SMS bedanken voor hun deelname en ze vragen om feedback.
Leer hoe je een project kunt aanmaken
Deel informatie over je bedrijf
Ook al is je fysieke bedrijf gesloten, dat betekent niet dat je ook figuurlijk gesloten bent voor het doen van zaken. Aangezien online activiteiten gewoon door kunnen gaan, is het belangrijk dat je regelmatig met je klanten in contact komt, hen belangrijke informatie stuurt, ze informeert over huidige veranderingen, offertes uitbrengt en ze uitnodigt voor online events.
SuperOffice CRM biedt vele manieren om in contact te komen met klanten en relaties.
Tip 1: Mailings
Wanneer directe communicatie van groot belang is kun je gepersonaliseerde mailings, nieuwsbrieven, marketingcampagnes en andere berichten sturen vanuit SuperOffice om iedereen op de hoogte te brengen van de wijzigingen die momenteel in jouw bedrijf plaatsvinden. Je kunt ook een link naar een webformulier toevoegen om relaties uit te nodigen voor een online event. En als je geen tijd hebt een mailing op maat te ontwerpen kun je kiezen uit een aantal standaard sjablonen.
Ontdek hoe je een mailing kunt maken
Tip 2: SMS berichten
Sinds je thuis bent gaan werken is het aantal e-mails dat je ontvangt ongetwijfeld gestaag toegenomen.
E-mail is één van de belangrijkste communicatiekanalen geworden. Wereldwijd versturen bedrijven massaal e-mails over de stappen die ze nemen om risico’s te reduceren, hoe ze hun klanten kunnen bijstaan en welke zaken eventueel uitgesteld of geannuleerd worden.
In plaats van mee te gaan met de kudde en een e-mail te sturen die je doelgroep mogelijk niet eens leest, waarom stuur je geen SMS bericht? De gemiddelde open rate van een SMS bericht is 98%, terwijl het open ratio voor emails op slechts 20% ligt.
Met SuperOffice Mobile CRM kun je sms-berichten verzenden naar alle contacten die je hebt gekoppeld aan een project, verkoop of activiteit.
Hieronder zie je een voorbeeld van een dergelijk SMS bericht:
Samenwerken met je collega's
Een ding dat je zeker gaat missen is het zien van je collega’s, even wat kletsen, bijpraten over werk etc. Dit kan nog steeds, maar moet meer gestructureerd en georganiseerd worden.
Tip 1: Plan je taken en afspraken
Om zoveel mogelijk in je normale werkritme te blijven heb je een plan nodig. De SuperOffice agenda is een uitstekend uitgangspunt om al je afspraken in te plannen. Zorg ervoor dat je jouw activiteiten in je agenda registreert zodat iedereen ziet wanneer je beschikbaar bent. Je kunt ook in de agenda’s van je collega's kijken om videovergaderingen te plannen of vervolgactiviteiten toe te wijzen en op deze manier je werk te optimaliseren.
Bekijk hoe je de agenda het beste kunt gebruiken
Tip 2: Werk eenvoudig samen aan documenten
Het delen van tools met je collega's is een perfecte manier om uniformiteit te garanderen. SuperOffice CRM is eenvoudig te integreren met Office 365, Gmail Link, en Google Suite. Met deze integraties heeft iedereen altijd toegang tot alles en kun je tegelijkertijd aan documenten werken.
In de SuperOffice App Store vind je verschillende integratie apps die je gratis kunt downloaden.
 |
 |
Tip 3: Maak het werk zichtbaar en meet het
Een andere manier om ervoor te zorgen dat jij en je collega’s in dezelfde documenten werken (of erover spreken), is door dashboards te gaan gebruiken waarmee je kunt inzoomen op verkopen, activiteiten, projecten en nog veel meer.
Er zijn veel manieren waarop je jouw werk kunt meten en visualiseren middels Dashboards. Grafieken en informatielijsten vatten de resultaten van je werk effectief samen. Er zijn meer dan 48 grafieken beschikbaar waar je uit kunt kiezen, die je daarnaast in slechts een paar klikken kunt aanpassen.
De SuperOffice Dashboards bieden je ook de mogelijkheid om zowel inzicht te krijgen in de algemene trend alsook de details voor specifieke gevallen. Wanneer je op een van de balken op het dashboard klikt, toont SuperOffice je de lijst met activiteiten, verkopen of bedrijven. Zo kun je de voortgang met je manager bespreken en sneller een plan van aanpak opstellen.
Bekijk hoe je data kunt visualiseren met dashboards
Invallen voor afwezige collega's
De huidige pandemie raakt iedereen. Sommigen zijn tijdelijk hun baan kwijtgeraakt, anderen moeten hun werktijden verkorten om hun kinderen te helpen met hun schoolwerk, en weer anderen zijn niet in staat om te werken vanwege hun gezondheid.
Hieronder geven we je drie productiviteitstips die helpen om de verantwoordelijkheden van collega’s over te nemen zonder afbreuk te doen aan de efficiëntie.
Tip 1: Bekijk de agenda van collega's
Jouw CRM-oplossing bevat zowel de agenda van je collega's als hun takenlijst. Door de weergave van je eigen agenda te wijzigen naar die van een collega, kun je alle activiteiten zien die hij of zij gepland had staan. Op het tabblad Activiteiten zie je alle activiteiten die gepland zijn maar ook de activiteiten die nog moeten gebeuren. Het enige wat je hoeft te doen is alle activiteiten op je eigen naam te zetten, op te volgen en af te ronden.
Tip 2: Check alle openstaande verkopen
Om efficiënt te blijven en je organisatie draaiende te houden, is het van belang dat openstaande verkoopkansen opgevolgd worden. Je kunt alle openstaande verkoopkansen van je afwezige collega's vinden door een standaard selectie in SuperOffice CRM te gebruiken.
- Ga naar Selectie en kies voor Sales: Opportunities (Pipeline).
- Wanneer je de selectie hebt geopend, klik je op de +toevoegen knop om het criteria Sales: User ID toe te voegen en selecteer je elke medewerker die je wilt. Vervolgens zie je in één oogopslag alle openstaande verkoopkansen van die persoon.
Tip 3: Bekijk alle openstaande projecten
Om op koers te blijven en alle doelstellingen van het project te behalen is het belangrijk om een lijst te maken van alle lopende projecten waar je collega aan werkt. Op deze manier kun je bepalen welke projecten het eerst opgepakt moeten worden en, nog belangrijker, kun je de klant informeren dat jij je collega vervangt.
Je kunt alle lopende projecten vinden door gebruik te maken van een standaard selectie in SuperOffice CRM.
- Ga naar de Selectie en zoek naar Projects: All active projects.
- Wanneer je de selectie hebt geopend, klik je op de knop +toevoegen en kies je de juiste collega bij Projects: User-ID. Je krijgt dan direct een overzicht van alle lopende projecten te zien van die medewerker.
Focus op de belangrijkste dingen
Wanneer je vanuit huis werkt is het erg belangrijk dat je zaken goed kunt prioriteren. Je zult snel moeten reageren op de situatie die zich voordoet.
Tip 1: Filter activiteiten
Je kunt de filterfunctie gebruiken om in het tabblad Activiteiten te filteren op bijvoorbeeld eigenaar, groep, individuele medewerker, datum en type activiteit. Selecteer de gewenste periode en de eigenaar van een activiteit of een document en verwijder alle onnodige informatie uit de weergave om jouw zoekopdracht te verfijnen.
***
Thuiswerken mag niet ten koste gaan van je prestaties of je productiviteit. Met de juiste digitale hulpmiddelen kun je net zo efficiënt blijven werken als op kantoor, en misschien zelfs nog meer bereiken!
Er zijn vele manieren om productief te blijven met behulp van SuperOffice CRM. Ga naar onze Community voor nog meer tips en trucs hoe je productief kunt blijven.
