Wanneer uw business veranderd, veranderen daarmee ook uw processen. Uw CRM oplossing moet daarop worden aangepast. In feite moet iedere relevante wijziging in uw business worden beoordeeld in relatie tot uw SuperOffice CRM omgeving.
Uw organisatie verandert en daardoor ook CRM
Om een beter beeld te krijgen hoe dit in praktijk werkt, geven we u een voorbeeld. Een nieuw type klant? Of levert u nieuwe diensten?
Deze veranderingen zorgen voor aanpassingen, bijvoorbeeld in activiteiten en aanpassingen in het verkoopproces.
Misschien benadert u uw klanten op een nieuwe manier. Bijvoorbeeld door klanten te segmenteren op basis van branche of industrie, maar wilt u ook bedrijfsgrootte als criteria meenemen. Om op deze informatie te selecteren moeten er extra velden worden opgenomen.
Veranderingen in het werkproces moeten worden doorgevoerd in de prestatie indicatoren van uw medewerkers. Bijvoorbeeld wanneer u uw klanten vaker wilt bezoeken. In dat geval kunt u het aantal afspraken van uw verkopers met uw klanten gaan meten. Hiervoor heeft u misschien wel een nieuw activiteittype nodig, om afspraken met de klant en andere afspraken te onderscheiden.
Doordat iedere organisatie en business uniek is, zijn dit voorbeelden van aanpassingen die nodig kunnen zijn om in uw behoeften te voorzien.
Hoe weet u of uw CRM oplossing aangepast moet worden
Gedateerde CRM gegevens vervelend
Wat gebeurd er wanneer u uw CRM systeem niet op tijd aanpast?
U zal tegen beperkingen aanlopen. Uw CRM systeem is bedoeld om werkzaamheden eenvoudiger en efficiënter te laten verlopen. Indien uw CRM systeem niet is aangepast aan uw behoeften, dan wordt het moeilijker om ermee te werken en zijn gegevens al snel gedateerd. Dit kan leiden tot minder optimaal of zelfs geen gebruik meer van uw systeem.
Dit heeft tot gevolg dat uw (klant)gegevens van mindere kwaliteit zijn.
Gelukkig hoeft u niet over dit scenario na te denken, want SuperOffice is eenvoudig aan te passen aan verandering in werkwijze en behoeften.
3 zaken die periodiek herzien moeten worden
Hieronder benoemen we de belangrijkste zaken in SuperOffice die met uw organisatie mee moeten bewegen en dus periodiek herzien moeten worden:
1. Lijsten en categorieën
Wanneer u klantgegevens in SuperOffice registreert, gebruikt u vaak lijsten. Bijvoorbeeld drop-down menu’s voor de categorie- en branche indeling op de bedrijfskaart. Dit zijn velden die voor-gedefinieerd zijn en u helpen om klantgegevens te structureren.
Als u de lijsten goed heeft gedefinieerd, dan is het gemakkelijk om uw klanten te segmenteren. Uiteindelijk is het doel om met deze klantgegevens eenvoudig te selecteren om hierop activiteiten uit te voeren.
Het is dus belangrijk om periodiek de indeling van uw lijsten te controleren. Past de indeling nog bij mijn bedrijfsactiviteiten? Hierdoor kunt u erachter komen dat u lijst-items mist of dat lijsten niet meer aan uw huidige wensen voldoen.
Als u zaken in SuperOffice CRM wilt registreren en u merkt dat bestaande lijsten niet meer voldoen, worden er vaak andere velden voor gebruikt. Hierdoor gaat de kwaliteit van de klantendata achteruit.
Laten we een voorbeeld nemen om te zien wat er in praktijk kan gebeuren. Wanneer u een nieuwe klant toevoegt, dient u ook de categorie en branche in te voeren.
Wanneer u geen branche kunt selecteren waartoe de organisatie behoort, dan is er een grote kans dat u de branche selecteert die daarop het meeste lijkt. In plaats van dat u de organisatie toekent aan de branche “Food en catering”, kiest u bijvoorbeeld “Services”. Of u selecteert bijvoorbeeld “anders”. In de toekomst levert dit problemen op bij het selecteren van klantgegevens. Het is dan eenvoudiger om de branche indeling aan te passen.
Dit is ook het geval bij het benoemen van de categorie. Misschien wilt u sommige klanten meer aandacht geven dan anderen, gebaseerd op klantwaarde of op basis van omzet. In dat geval wilt u uw klanten differentiëren naar bijvoorbeeld A Klanten, B Klanten en Vip klanten.
Wanneer u dit niet goed heeft gedefinieerd, dan wordt het moeilijk om hier een bedieningsconcept op uit te voeren en is het lastig om bijvoorbeeld al uw VIP klanten uit te nodigen voor een evenement.
2. Het ontbreken van velden
Toen u met SuperOffice begon te werken, waren er al standaard een aantal velden in SuperOffice opgenomen, zodat u uw informatie heeft kunnen registreren.
Maar uw organisatie heeft zich waarschijnlijk verder ontwikkeld, waardoor u op een gegeven moment extra velden nodig zijn. Door extra velden toe te voegen aan SuperOffice krijgt u een beter beeld van uw bestaande en nieuwe klanten, maar helpt dit u ook om extra verkoopkansen te vinden.
U kunt bijvoorbeeld een extra veld toevoegen om het aantal werknemers per organisatie aan te duiden of u creëert extra velden onder de “meer tab” van de bedrijfskaart om uw klanten nog beter te segmenteren.
Het is ook mogelijk dat uw systeem na verloop van tijd minder eenvoudig is om te gebruiken, omdat u te veel velden heeft die u niet meer gebruikt. In dat geval moet u de velden opnieuw beoordelen en velden wissen die niet meer van toepassing zijn. Dan blijft u efficiënt werken.
Hoe maakt u een extra veld aan
3. Gedateerde documentsjablonen
U gebruikt documentsjablonen in SuperOffice CRM ten behoeve van uw interne communicatie en/of de communicatie met uw (potentiële) klanten of relaties.
Dit zorgt voor een uniforme uitstraling en communicatie. De gebruikte informatie is correct en aangepast aan de klant, waardoor documenten en offertes er keurig en foutloos uitzien. Het draagt bij aan het imago van uw bedrijf. Bovendien maakt dit het werk van uw medewerkers eenvoudiger.
Maar ook documentsjablonen kunnen verouderd raken en dit kan leiden tot inefficiëntie. Bijvoorbeeld doordat u nieuwe stappen heeft toegevoegd aan het verkoopproces, maar dat deze stappen nog niet worden ondersteund in de benodigde documentsjablonen.
Dit is wat er kan gebeuren: Uw medewerkers gaan eigen sjablonen gebruiken in plaats van de sjablonen die organisatiebreed worden gebruikt. Dat geeft problemen, want de documenten die u verstuurd naar uw relaties worden niet opgeslagen in SuperOffice, waardoor het onmogelijk is om bij te houden wat er is gebeurd bij uw relaties.
Om deze situatie te vermijden is het raadzaam om periodiek uw documentsjablonen te herzien. U kunt nieuwe documentsjablonen toevoegen of aanpassen. Bijvoorbeeld wanneer u een nieuw type klant bedient of wanneer u bent begonnen met het aanbieden van additionele producten of diensten. Dit vraagt vaak om nieuwe verkoopactiviteiten en documentsjablonen die dit proces ondersteunen.
Hoe voegt u een documentsjabloon toe en/of past u deze aan
Conclusie
Naarmate uw bedrijf groeit, verandert ook uw business. SuperOffice CRM is flexibel en blijft daardoor de waardevolle tool die uw dagelijkse werkzaamheden eenvoudiger maakt en ervoor zorgt dat uw organisatie kan blijven groeien. SuperOffice CRM is dan aan te passen aan uw veranderende behoeften.
Iedere keer wanneer u een aanpassing maakt in uw bedrijfsvoering is het raadzaam uw CRM oplossing te doorlopen en te beoordelen of u aanpassingen moet doen in uw lijsten, velden of sjablonen.
Het is altijd handig om te denken over de resultaten die u uit uw CRM-systeem wenst te halen. Dan weet u ook dat het noodzakelijk is om gegevens dusdanig te registreren en op te slaan zodat dit u CRM doelen ondersteund.
Wilt u uw CRM systeem aanpassen aan uw huidige behoeften?
Pas zelf stap voor stap SuperOffice aan via de handleiding
of
bespreek uw wensen met onze consultants