Na weken van lockdown gaan velen van ons weer terug naar kantoor. Maar omdat we nog steeds vechten tegen de verspreiding van Covid-19, moeten we onze terugkeer in goed gecontroleerde banen leiden.
In de meeste landen vereisen nieuwe richtlijnen dat werkgevers ervoor moeten zorgen dat medewerkers te allen tijde anderhalve meter afstand kunnen houden.
Aangezien veel van onze kantoren zijn opgezet als open landschappen, met clusters van bureaus, vaak gegroepeerd voor verschillende teams, wordt dit een zeer reële uitdaging voor de meesten van ons.
Voor de meeste bedrijven is de realiteit dat niet iedereen tegelijkertijd aanwezig kan zijn – hetgeen betekent dat teams en afdelingen die dicht bij elkaar zitten op dagelijkse basis de aanwezigheidsrotatie moeten coördineren.
Dit kan snel een omslachtige klus worden, met veel telefoon- of e-mailverkeer over en weer en met verschillende circulerende versies van gedeelde bestanden. Wat nog belangrijker is: fouten kunnen de gezondheid van mensen in gevaar brengen.
Met SuperOffice CRM kun je op systematische wijze organiseren dat medewerkers in drie eenvoudige stappen geïnformeerd blijven over kantoorbezoek.
Gebruik je CRM oplossing om medewerkers zich te laten aanmelden wanneer ze aanwezig zijn en om iedereen een realtime overzicht te bieden van andere aanwezige personen op een bepaald moment. Verzamel ondertussen gegevens over het werkelijke gebruik van het kantoor en het verwachte gebruik van werkplekken.
Laten we eens kijken hoe je in 3 eenvoudige stappen de controle en veiligheid kunt waarborgen.
- Stap 1: Controleer wie aanwezig is met de nieuwe vervolgactiviteit Werken op kantoor
- Stap 2: Maak een realtime overzicht van degenen die het dichtst bij je zitten met een nieuwe Weergave
- Stap 3: Gebruik Dashboards voor een betere kantoorplanning
Stap 1: Controleer wie aanwezig is met de nieuwe vervolgactiviteit Werken op kantoor
De SuperOffice-agenda vormt de kern van het effectieve CRM-systeem. De lijst met type afspraakopties die je kunt registreren, kan eenvoudig worden afgestemd op jouw wensen.
Voeg in de huidige coronavirussituatie een optie Werken op kantoor toe waarmee alle medewerkers de dagen en duur kunnen registreren waarop ze van plan zijn op kantoor te zijn.
Maak een nieuwe agendaoptie Werken op kantoor zodat medewerkers kunnen registreren wanneer ze van plan zijn op kantoor te komen.
-
Een nieuwe afspraakoptie maken
-
Tip: Bij het maken van een nieuw afspraaktype beschik je over de standaardinstellingen Bezet of Vrij. Selecteer de optie Vrij. Op deze manier ontstaat er geen conflict als anderen proberen om tijd met je te boeken.
- Ontdek meer over de SuperOffice lijsten en lijst items
Stap 2: Maak een realtime overzicht van degenen die het dichtst bij je zitten met een nieuwe Weergave
SuperOffice Weergave is een uitstekende manier om direct een overzicht te krijgen van een aantal medewerkers of bronnen.
Weergave kan worden gebruikt om het schema van een aantal medewerkers op het scherm weer te geven, naast elkaar en tegelijkertijd. Via, bijvoorbeeld, een Weergave van alle vergaderruimten kun je direct zien welke ruimten zijn geboekt en welke beschikbaar zijn.
Gebruik in deze tijden van beperking en afstand houden SuperOffice Weergave om groepen te maken van medewerkers die het dichtst bij elkaar zitten. Bied medewerkers een realtime overzicht van wie er wanneer op kantoor is, zodat ze kunnen inschatten of het veilig is om naar kantoor te komen. Zorg voor een effectievere planning zonder overbodig getelefoneer of het bijwerken van spreadsheets en bestanden.
Maak een Weergave van de medewerkers die het dichtst bij je zitten, zodat je snel en gemakkelijk kunt zien of er ruimte is voor meer personen.
-
Een nieuwe Weergave maken
Stap 3: Gebruik Dashboards voor een betere kantoorplanning
Thuiswerken is geen nieuw fenomeen, maar de plotselinge verandering waarbij IEDEREEN (die dit kan) vanuit huis gaat werken, is dat wel.
Terwijl sommigen van ons uitzien naar een terugkeer naar de oude norm van werken in een kantoor dat specifiek voor werkactiviteiten is ontworpen (uit de buurt van onze echtgenoten, kinderen en koelkasten), ontdekken anderen juist dat een kantoor aan huis eigenlijk heel goed bij hen past.
En dan zijn er nog mensen die het nog niet helemaal vertrouwen om meteen weer terug te keren. Als hun reis naar het werk bijvoorbeeld betekent dat ze een lange tijd moeten doorbrengen in het drukke openbaar vervoer of als ze familieleden hebben die kwetsbaarder zijn en dus meer risico lopen.
Daarom zullen er verschillende patronen ontstaan voor kantoren wat betreft het moment van terugkeer van medewerkers en de frequentie en aantallen waarin dit gebeurt.
Tegelijkertijd moeten bedrijven zich bewust zijn van het aantal medewerkers dat over het algemeen op kantoor aanwezig is om de noodzakelijk protocollen en veiligheidsvoorschriften te kunnen naleven.
SuperOffice Dashboards zijn ontworpen om inzicht te bieden in de CRM-gegevens, op een wijze die je een meer holistisch overzicht biedt, waardoor je betere strategische beslissingen kunt nemen. Dashboards zijn een geweldige manier om specifieke gegevens te beoordelen en trends over een bepaalde periode te bekijken.
Maak een nieuw Dashboard dat de gegevens van Werken op kantoor illustreert, zodat je precies kunt controleren hoeveel mensen er gedurende langere tijd op kantoor zijn geweest. Tonen de gegevens een aanhoudende daling van de behoefte aan kantoorruimte of werkplekken? Of misschien blijkt dat medewerkers langzaam terugkeren?
Gebruik het Dashboard om geïnformeerd te blijven over de veranderende behoeften binnen je organisatie en om effectiever te plannen.
Dashboards gebruiken om de veranderingen in de vraag naar kantoorruimte te zien.
- Een Dashboard Werken op kantoor maken
-
Als je een visueel overzicht wilt krijgen van de activiteit Werken op kantoor, moet je eerst een SuperOffice-selectie maken en deze selectie vervolgens bekijken op een nieuw Dashboard. Volg de eenvoudige stappen hieronder:
Een selectie maken:
- Klik op Nieuw op de bovenste balk en selecteer Selectie of open het scherm Selectie en klik op de knop Nieuw op de werkbalk. Er wordt een lege selectiekaart geopend.
- Typ de naam van de nieuwe selectie op de plaats waar Selectienaam in het rood wordt weergegeven. Dit is een verplicht veld.
- In het veld Selectie van kies je Vervolgactiviteiten.
- In het veld Selectie is selecteert je Dynamisch om een dynamische selectie te maken.
- Klik op de pijl naast het veld Zichtbaar voor, zodat een lijst wordt weergegeven waarin je kunt aangeven of de selectie voor iedereen zichtbaar is, privé is (alleen zichtbaar voor de persoon die is gedefinieerd als eigenaar) of zichtbaar is voor iedereen in de gebruikersgroep waarvan de eigenaar deel uitmaakt.
- Als je klaar bent met het definiëren van de kerngegevens voor de selectie, klik je op Opslaan om op te slaan.
- Klik op de knop Toevoegen onder de criterialijst om zoekcriteria toe te voegen. Het dialoogvenster Criteria toevoegen/bewerken wordt weergegeven, zodat je de gewenste zoekcriteria kunt toevoegen.
- In de ruimte Veld selecteer je Vervolgactiviteiten, gevolgd door Type. Er verschijnt een weergavelijst met opties; selecteer Werken op kantoor (of hoe je deze optie hebt genoemd) . Klik op Opslaan.
Meer informatie over SuperOffice-selecties
Weergave in Dashboards:
- In de module Dashboards kun je een nieuwe tegel toevoegen waarmee je de gegevens van Werken op kantoor visueel kunt weergeven.
- Ga naar Dashboards en klik op Nieuw dashboard. Er wordt een nieuwe dashboardkaart weergegeven. Geef het dashboard een naam en selecteer het aantal tegels dat je zichtbaar wilt maken in de verschillende indelingsopties.
- Selecteer Activiteit in het veld Geen tegel - selecteer op het nieuwe dashboard. Er wordt een lijst met alle opgeslagen activiteitenselecties weergegeven. Kies de selectie Werken op kantoor die je eerder hebt opgeslagen.
- Je gegevens worden weergegeven in de tegel met het aantal geregistreerde activiteiten op de y-as en de datum op de x-as. Je kunt inzoomen op de gegevens door op een van de gegevenspunten in de grafiek te klikken - hierdoor zie je de brongegevens en zie je precies wie op die dagen op kantoor was.
-