Belangrijkste kenmerken:
- Toestemming documenteren
- Documenteren waarom je persoonsgegevens vastlegt
- Meerdere keren toestemming opslaan voor meerdere doeleinden
- De bron van de persoonsgegevens vermelden
- Automatische ontvangstbevestiging per e-mail versturen
- Specificeren wie de informatie wanneer heeft bijgewerkt
- SuperOffice CRM aanpassen aan jouw wensen
- Prijzen en beschikbaarheid
Toestemming documenteren
Op 25 mei 2018 wordt de nieuwe privacy wetgeving (GDPR of AVG) van kracht.
Daarin wordt het verzamelen en opslaan van persoonsgegevens door bedrijven geregeld, evenals de manier waarop ze ermee omgaan. Bedrijven moeten een goede reden hebben om persoonsgegevens op te slaan. Daarnaast mogen deze gegevens slechts voor een beperkte tijd worden opgeslagen.
Als bedrijf mag je natuurlijk nog steeds persoonsgegevens opslaan in de CRM-oplossing en in verschillende IT-systemen.
In sommige gevallen moet je nu uitdrukkelijke toestemming vragen om persoonsgegevens te mogen verzamelen en opslaan. Dat kan bijvoorbeeld van toepassing zijn als je bedrijf gevoelige informatie over een persoon verzamelt. Als er uitdrukkelijke toestemming vereist is, bepaalt de GDPR wetgeving dat het bedrijf die toestemming zelf moet documenteren en moet vastleggen waar, wanneer en door wie de toestemming is verkregen.
Om het beheren en bijhouden van deze toestemming in CRM gemakkelijker te maken, hebben we een aantal functies toegevoegd, genaamd Toestemmingsbeheer (Consent Management).
Met de introductie van Toestemmingsbeheer in SuperOffice CRM kun je:
- Documenteren waarom je persoonsgegevens vastlegt:
- Meerdere keren toestemming opslaan;
- Vermelden hoe je aan de toestemming komt, bijvoorbeeld door middel van een webformulier;
- Specificeren wie de informatie wanneer heeft bijgewerkt.
Documenteren waarom je persoonsgegevens vastlegt
Met de Toestemmingsbeheer functies voldoe je aan de GDPR-regels als het gaat om het documenteren van toestemming. Je kunt ermee vastleggen waarom je de gegevens van een bepaalde persoon wilt opslaan en gebruiken (de “wettelijke basis”), en waarvoor je van plan bent ze te gebruiken (het “doel”).
Voor iedere manier waarop je van plan bent persoonlijke klantgegevens te gebruiken, kun je de reden (wettelijke basis) vastleggen.
Wij maken het je gemakkelijk om deze documentatie vast te leggen en in te zien in de SuperOffice database.
Onder aan elke contactpersoonskaart is een veld “wettelijke basis” toegevoegd. Daarin is te zien wat de wettelijk toegestane reden voor je bedrijf is om deze contactgegevens op te slaan.
Als je hierop klikt, zie je alle doelen en toestemmingen die met betrekking tot deze persoon zijn opgeslagen.
Bekijk deze video en zie hoe je toestemmingen registreert en opslaat in SuperOffice CRM.
Meerdere keren toestemming opslaan voor meerdere doeleinden
Verschillende bedrijven hebben verschillende redenen om persoonsgegevens te verzamelen en ze gebruiken die ook voor verschillende doeleinden. Het ene bedrijf kan twee redenen hebben om gegevens te verzamelen, het andere heeft er misschien vijf of meer. Hetzelfde geldt voor het doel waarmee een bedrijf gegevens verzamelt. Belangrijk om te weten: als je toestemming vraagt voor meerdere doeleinden, moet je voor ieder doel afzonderlijk toestemming vragen.
Met de nieuwe Toestemmingsbeheer-functies kun je op eenvoudige wijze zo veel redenen voor de opslag van toestemming toevoegen of wissen als nodig.
De module Instellingen en onderhoud van SuperOffice CRM bevat een nieuw onderdeel: “Privacy”, waarin je kunt omschrijven welke verschillende toestemmingen je bedrijf moet documenteren en opslaan.
Je ziet dat er in SuperOffice CRM al twee doeleinden staan vermeld die je kunt gebruiken:
De eerste, “Verkoop en dienstverlening”, geeft aan dat je persoonsgegevens opslaat in je CRM oplossing omdat je producten en diensten aan de betreffende persoon wilt verkopen.
De tweede, “E-marketing”, betekent dat je informatie opslaat omdat je een persoon marketingmailings wilt sturen. In veel Europese landen is voor dit doel uitdrukkelijke toestemming nodig.
Deze twee doeleinden zouden van toepassing kunnen zijn op jouw onderneming. Het bedrijf moet bepalen wat de juiste keuze is met betrekking tot GDPR en het eigen privacybeleid. Als dit eenmaal vastligt, is het updaten en beheren van de instellingen en het onderhoud heel eenvoudig.
De bron van de persoonsgegevens vermelden
Als mensen vragen hoe je aan hun gegevens komt of aan toestemming om ze op te slaan, moet je dat kunnen vertellen.
Er is nu een veld “Bron” (source), waarin je kunt specificeren hoe de persoonlijke informatie van een persoon in SuperOffice CRM terechtgekomen is.
De bron van nieuwe contactgegevens in de SuperOffice database kan variëren van een visitekaartje dat je gekregen hebt tijdens een vergadering tot een emailbericht, een chat of een ingevuld webformulier op je website.
De bronnen worden opgesomd in een lijst. Zoals alle lijsten in SuperOffice CRM is ook deze lijst eenvoudig aan te passen aan jouw wensen.
De bronnen worden opgesomd in een lijst. Zoals alle lijsten in SuperOffice CRM kun je deze lijst eenvoudig aanpassen aan jouw wensen.
Automatische ontvangstbevestiging per email sturen
Door de nieuwe wetgeving hebben personen het “Recht om te worden ingelicht”, wat betekent dat ze van tevoren te horen moeten krijgen dat een organisatie van plan is hun persoonlijke gegevens op te slaan en waarom.
Met SuperOffice CRM kun je automatisch een bevestigingsmail sturen naar personen die in je database staan geregistreerd.
Dat is niet alleen een beleefde manier om een vervolg te geven aan het eerste contact; je biedt de klanten ook een makkelijke manier om vragen te stellen of te laten weten dat ze bezwaar hebben tegen het opslaan van hun gegevens.
De oplossing kan zodanig worden geconfigureerd, dat de klanten door middel van een link worden verwezen naar een persoonlijke aanmeldpagina, waar ze kunnen aangeven wat voor soort berichten ze willen ontvangen.
Meer informatie over beheren van aanmeldingen lees je hier.
Specificeren wie de informatie wanneer heeft bijgewerkt
Personen hebben het recht om een bedrijf te vragen welke informatie er over hen opgeslagen is. Als ze die gegevens vervolgens willen inzien, is het goed als er op eenvoudige wijze een uittreksel in een goed leesbaar formaat kan worden gestuurd.
SuperOffice CRM houdt deze informatie nu automatisch voor je bij.
Zoals hierboven al vermeld: door te klikken op “Wettelijke basis” op de contactpersoonkaart, open je een dialoogvenster waarin je alle verkregen toestemmingen ziet, de bronnen waaruit de informatie is verkregen, wanneer de informatie bijgewerkt is en wie dat als laatste heeft gedaan.
Op verzoek kan deze informatie gemakkelijk naar de klant worden gestuurd door het naar Excel te exporteren.
SuperOffice CRM aanpassen aan jouw wensen
In de nieuwe versie van SuperOffice CRM hebben we veel nieuwe kenmerken en functies toegevoegd die je kunnen helpen om te voldoen aan de GDPR wetgeving.
Ieder bedrijf draagt zelf de verantwoordelijkheid om voor 25 mei 2018 te voldoen aan de GDPR regels. Let op: de GDPR-eisen kunnen per land verschillen en hangen ook af van het privacybeleid van het bedrijf. Het is altijd raadzaam juridisch advies in te winnen om er zeker van te zijn dat jouw bedrijf aan de regels voldoet. Maar ongeacht deze verschillen kun je erop vertrouwen dat de oplossingen van SuperOffice je totale ondersteuning bieden. De oplossing kan voor elk bedrijf zodanig worden aangepast dat het voldoet aan de GDPR-eisen op het gebied van CRM-gegevens.
Gebruikers van onze online oplossing raden we aan te lezen wat er gebeurt na de upgrade, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten.
Prijzen en beschikbaarheid
Gebruikers van de webversie of de Windows-versie van SuperOffice CRM Online en SuperOffice 8.2 krijgen de nieuwste functies voor toestemmingsbeheer gratis; ze maken deel uit van alle gebruikersplannen.
De nieuwe functies voor toestemmingsbeheer zijn beschikbaar vanaf 13 maart.
Gebruik je CRM Online, dan kun je deze nieuwe functies meteen gaan gebruiken. De upgrade heeft dan automatisch plaatsgevonden.
Als SuperOffice geïnstalleerd is op de server op je bedrijf, moet je een upgrade naar versie 8.2 uitvoeren.
Gebruik je een oudere versie van SuperOffice CRM, is er eerst een upgrade nodig om toegang te krijgen tot de functies van toestemmingsbeheer en de andere nieuwe privacy functies.