Lees eerst Toestemmingsbeheer en Aanmeldingen beheren voordat je hieronder verder gaat met lezen. Door deze twee documenten te lezen, raak je vertrouwd met een aantal termen en situaties die hieronder genoemd worden.
6 dingen die je moet weten wanneer de upgrade is uitgevoerd
#1 Alle bestaande contactgegevens in de database zijn bijgewerkt met het doel om ze op te slaan en met een wettelijke basis.
Volgens GDPR moet elk bedrijf zowel een reden (een doel) hebben om persoonlijke gegevens op te slaan, als een juridische reden (wettelijke basis) voor het opslaan ervan.
Tijdens de upgrade gaan we ervan uit dat je de gegevens van een bepaalde klant wilt opslaan met als doel “Verkoop en dienstverlening”. Verder gaan we ervan uit dat de wettelijke basis hiervoor is dat je een “rechtmatig belang” hebt om dit te doen. Je zult zien dat deze informatie in beide velden al is ingevuld.
Deze aanname geldt voor alle gegevens of voor een deel ervan. Het is belangrijk om vast te stellen waarom er gegevens worden opgeslagen en te bepalen welke toestemmings- en privacy-instellingen geschikt zijn voor jouw bedrijf. Als deze eerste doelstelling is geregistreerd, kun je daarop voortbouwen zodra je eraan toe bent.
#2 Alle klanten aan wie in het verleden een mailing gestuurd is, worden door het systeem geacht "toestemming voor e-marketing" te hebben gegeven.
Veel Europese landen hebben wetten die bedrijven verbieden e-marketing aan mensen te sturen zonder hun uitdrukkelijke toestemming.
Als jouw bedrijf in het verleden geregeld e-mails stuurde naar klanten, kan dat met SuperOffice nog steeds. Niets in het systeem weerhoudt je ervan om berichten naar je reguliere mailinglijsten te sturen.
Je zult merken dat klanten aan wie je voorheen regelmatig e-mail stuurde, nu het predicaat “toestemming voor e-marketing” hebben gekregen, met “rechtmatig belang” als wettelijke basis.
Klanten met het predicaat “Doel: e-marketing” kunnen kiezen welke type mailings ze willen ontvangen. Bij klanten aan wie al regelmatig mailings werden gestuurd, is de e-marketingknop ingeschakeld, op deze manier:
Ondanks deze interpretatie van je huidige mailingactiviteiten raden we je aan alle toestemmingen voor e-marketing te vernieuwen, zodat ze voldoen aan de GDPR-regels. Ook is het verstandig om juridisch advies in te winnen, om er zeker van te zijn dat je op het juiste spoor zit.
#3 Er wordt geen “toestemming voor e-marketing” geregistreerd voor klanten die je nog nooit mailings hebt gestuurd.
In tegenstelling tot mensen op je reguliere mailinglijsten, worden personen die je nog nooit een mailing hebt gestuurd door het systeem geacht geen toestemming te hebben gegeven voor het sturen van e-marketing.
Een voorbeeld: zoek een klant aan wie je nog nooit een mailing gestuurd hebt. Open zijn of haar “Interesses”. Je zult zien dat de e-marketingknop uit staat.
En als je de toestemming voor e-marketing controleert bij “wettelijke basis”, zie je dat dit vakje blanco is. Het systeem heeft het ontbreken van mailingactiviteiten voor deze persoon vertaald naar de aanduiding “geen toestemming”.
Maar zelfs al staat de e-marketingknop uit, het systeem weerhoudt je er niet van om mailings naar deze klanten te sturen.
Wil je er echter zeker van zijn dat je géén mailings stuurt naar mensen die daarvoor geen toestemming hebben gegeven, ga dan naar Instellingen en onderhoud en activeer het privacyveld voor e-marketing.
#4 Bij alle klanten waarbij eerst "Geen mailings" stond vermeld, is dit bij "toestemming voor e-marketing" nu vervangen door "ingetrokken".
De aanduiding “Geen mailings” op een contactkaart is niet meer zichtbaar. In plaats daarvan staat er nu “toestemming e-marketing ingetrokken”.
Dit is een voorbeeld van een klant met het predicaat “Geen mailings”:
In de nieuwste versie is “Geen mailings” vervangen, zoals hieronder te zien is. Bij het doel “e-marketing” staat onder rechtmatig belang: “Ingetrokken”.
Op het tabblad “Interesses” zie je ook dat de e-marketingknop uit staat.
Dit wil niet zeggen dat álle afzonderlijke predicaten “Geen mailings” nu veranderd zijn. Het betekent alleen dat ze anders worden weergegeven, namelijk met de nieuwe e-marketingknop op de contactkaart.
Het heeft ook geen invloed op het selectievakje “Geen mailings” op een bedrijfskaart.
#5 Je hebt nu automatisch een serie "type aanmeldingen" gekregen. Deze moeten naar wens worden aangepast of in hun geheel worden verwijderd.
Om je op weg te helpen, heeft het systeem automatisch vier “type aanmeldingen” toegevoegd waaruit de klant kan kiezen. Dat zijn:
We hebben deze vier type aanmeldingen gekozen, omdat ze de meest voorkomende soorten e-mailcommunicatie tussen bedrijven en klanten vertegenwoordigen. Je kunt ze echter eenvoudig wijzigen in Instellingen en onderhoud.
Is het bijhouden van de interesses van klanten wat betreft mailings niet belangrijk of niet van toepassing voor jouw bedrijf, dan kunnen de items op de lijst eenvoudig worden verwijderd in Instellingen en onderhoud.
Als je bedrijf de verschillende mailingvoorkeuren van klanten echter heeft bijhouden via “Interesses van klanten”, dan kun je deze omzetten in de nieuwe functies voor aanmeldingen.
Als je hulp nodig hebt, kun je contact opnemen met een van onze CRM-specialisten.
#6 De link "Aanmeldingen beheren" vervangt de link "hier uitschrijven".
Mailings bevat een serie sjablonen die je kunt gebruiken om nieuwe berichten op te stellen. In deze sjablonen staat standaard de link “hier uitschrijven”, die automatisch in de plaats komt van het selectievakje “Geen mailings” voor klanten.
Mailings bevat een serie e-marketingsjablonen. In deze sjablonen staat standaard de link “hier uitschrijven”, die automatisch in de plaats komt van het selectievakje “Geen mailings” voor een bepaalde klant.
Deze standaard afmeld-link is vervangen en verwijst nu naar een nieuwe persoonlijke webpagina, waarop klanten zich kunnen afmelden en/of hun aanmeldvoorkeuren rechtstreeks kunnen bewerken.
Als je geen gebruikt maakt van de standaard afmeld-links, maar hiervoor eigen links had gemaakt, is het wenselijk om die bij te werken, zodat de links verwijzen naar de nieuwe persoonlijke pagina voor het bijwerken van aanmeldvoorkeuren.
Heb je hulp nodig om optimaal te profiteren van de nieuwe functies, neem contact met ons op. Onze CRM specialisten staan klaar om je te helpen