Integratie met je CMS systeem is niet nodig om data te kunnen archiveren in SuperOffice CRM. Je kunt ook gemakkelijk vervolgacties uitzetten met de gegevens die je in SuperOffice registreert.
Belangrijke zaken:
- Waar vind je de webformulieren
- Een webformulier maken
- Een webformulier opzetten en aanpassen
- Een voorbeeld weergave bekijken van je formulier
- Informatie automatisch updaten in SuperOffice CRM
- Waarborgen dat een e-mailadres klopt
- Vervolgacties uitzetten
- Webformulieren publiceren
- Verwerken van webformulieren
- De resultaten van webformulieren bekijken
- Aan de slag met webformulieren
- Prijzen en beschikbaarheid
Waar vind je de webformulieren
Webformulieren vind je onder de knop Marketing links in de Navigator. Deze toets heette eerst Mailings.
Iedereen die toegang heeft tot SuperOffice CRM kan de gegevens die via formulieren zijn ingevoerd zien en verwerken. Alleen degenen met het gebruikersplan Marketing of Complete kunnen nieuwe formulieren maken, bestaande formulieren bewerken en rapporten bekijken over de resultaten van een specifiek formulier.
Iedereen in het bedrijf kan de gegevens van webformulieren zien in het tabblad Activiteiten.
Een webformulier maken
Je kunt beginnen met een nieuw formulier of een bestaand formulier kopiëren en bewerken.
Als je eenmaal een formulier hebt gemaakt, kun je deze opslaan als sjabloon zodat je nieuwe formulieren kunt maken op basis van het opgeslagen ontwerp.
Een webformulier opzetten en aanpassen
Gebruik de wizards voor bewerken om je formulier van het begin tot het eind op te zetten. Webformulieren zijn eenvoudig aan te passen door specifieke velden toe te voegen, lettertypen en kleuren te wijzigen en afbeeldingen en tekst toe te voegen.
Een voorbeeld weergave bekijken van je formulier
Bij het ontwerpen van een formulier kun je tijdens het bewerken een voorbeeld weergave bekijken. Hierdoor kun je eenvoudig het formulier maken zoals jij het wenst en direct wijzigingen doorvoeren.
Informatie automatisch updaten in SuperOffice CRM
Webformulieren zijn volledig geïntegreerd in SuperOffice, zodat je invul-velden uit formulieren kunt selecteren die automatisch de juiste velden in je CRM oplossing updaten.
Je kunt bijvoorbeeld de naam of het e-mailadres van een contactpersoon automatisch updaten en toestemming vragen voor het opslaan en gebruiken van de persoonlijke gegevens van een contactpersoon. Het formulier legt tevens vast waar de contactpersoon zich voor wil inschrijven. Al deze gegevens worden automatisch geüpdatet in SuperOffice CRM.
Waarborgen dat een e-mailadres klopt
Je kunt er niet altijd van op aan dat mensen die een webformulier invullen een correct e-mailadres opgeven. Ze kunnen een typefout maken of een niet bestaand e-mailadres invullen.
Gebruik de functie voor dubbele toestemming om er zeker van te zijn dat een e-mailadres klopt.
Als deze functie geactiveerd is, stuurt het systeem automatisch een e-mail om de contactpersoon te verzoeken om het e-mailadres te bevestigen.
Vervolgacties uitzetten
Je kunt ook bepalen welke acties of workflows je in gang wilt laten zetten zodra bepaalde gegevens die op formulieren zijn ingevuld, ingevoerd zijn in SuperOffice CRM.
Het ingevulde formulier kan bijvoorbeeld automatisch:
- een nieuw verzoek aanmaken in Service om door klantenservice te worden afgehandeld,
- een interesse toevoegen aan een contactpersoon of
- de contactpersoon toevoegen aan een selectie of project.
Webformulieren publiceren
Webformulieren in SuperOffice kunnen op de meeste websites en ook in je mailings worden gebruikt.
Er zijn twee manieren om ze te publiceren. Als je een formulier aan je website wilt toevoegen, moet je op de website het JavaScript toevoegen aan de HTML-code.
Als je website geen JavaScript ondersteunt, kun je een URL (directe link) toevoegen aan je website. Die link (URL) gebruik je ook als je een formulier wilt toevoegen aan een e-mail. Als contactpersonen op de URL klikken, worden ze naar het formulier geleid dat gehost wordt in SuperOffice CRM.
Als je in View Form (formulier bekijken) zit, vind je deze links in het tabblad Publiceren.
Verwerken van webformulieren
Als een contactpersoon een formulier invult en verstuurd, komt het in SuperOffice CRM binnen als een ingevuld formulier, wat je kunt zien of het tabblad Formulier Verzendingen (ingevulde formulieren). Van elk formulier dat binnenkomt, krijg je een melding in het tabblad.
Het is belangrijk om van tevoren te bepalen of dit formulier automatisch of handmatig verwerkt gaat worden.
Het automatisch verwerken van formulieren heeft als voordeel dat het tijd bespaart. Dit moet wel goed gecontroleerd worden om de kwaliteit van de data te bewaken.
Voor handmatige verwerking van ingevulde formulieren zijn een paar extra stappen nodig maar dan weet je zeker dat de kwaliteit beter is.
De resultaten van webformulieren bekijken
Op het tabblad Overzicht zie je in één oogopslag de resultaten van de formulieren.
Als je formulier velden bevat die keuzemogelijkheden bieden in de vorm van keuzelijsten of selectievakjes kun je zien hoeveel personen een bepaalde keuze hebben gemaakt.
In het tabblad Rapporten, worden de resultaten getoond in een eenvoudig te lezen grafiek.
Aan de slag met webformulieren
Bekijk deze video's om aan de slag te gaan met het maken van webformulieren:
- “Hoe maak ik een webformulier en hoe voeg ik deze toe aan een webpagina”,
- “Hoe voeg je een bedankpagina toe aan een webformulier”,
- "Hoe gebruik je dubbele toestemming in een webformulier".
- "Hoe verwerk je een ingevuld webformulier handmatig".
Prijzen en beschikbaarheid
Als je een CRM online gebruiker bent met een Marketing - of Complete gebruikersplan, dan kun je de nieuwe functies direct gebruiken.
Als SuperOffice CRM geïnstalleerd is op de server of je gebruikt een eerdere versie van SuperOffice, moet je upgraden naar versie 8.4 om toegang te krijgen tot webformulieren.
We maken je erop attent dat er een kleine toeslag in rekening wordt gebracht op basis van het aantal door jou gepubliceerde formulieren dat in een maand tijd wordt ingevuld. Meer informatie over prijzen vind je op onze website.
Neem gerust contact op als je vragen hebt of wilt upgraden naar versie 8.4.