Hoe upload en gebruik ik documentsjablonen in SuperOffice CRM?

In SuperOffice CRM kun je eenvoudig je eigen gepersonaliseerde documentsjablonen uploaden en deze gebruiken om documenten met automatisch ingevulde informatie voor te bereiden. Volg de onderstaande stappen om dit te doen:

Stap 1. Upload een documentsjabloon in SuperOffice CRM

Stap 2. Gebruik het documentsjabloon

 

Stap 1. Upload een documentsjabloon in SuperOffice CRM

Volg onderstaande stappen om een documentsjabloon te uploaden:

1. Open Instellingen en onderhoud in SuperOffice CRM.
    
2. Klik op Lijsten (1) in het navigator-paneel, selecteer vervolgens in de vervolgkeuzelijst Document - Sjabloon (2) en klik op +Toevoegen (3).
   
   
    
3. Geef een Naam (1) aan je sjabloon, selecteer waar het sjabloon moet worden opgeslagen (2) en upload je documentsjabloonbestand (3). Klik op Opslaan (4) om te voltooien.
   
   Let op! Als je met SuperOffice Online werkt, sla sjablonen dan altijd op in Online. Raadpleeg dit wensrapport voor meer informatie.
   
   
   
   Let op! Standaard worden alle documentsjablonen opgeslagen in de SO Arc-map, maar als je G Suite of Office 365-integratie gebruikt, kunnen sjablonen worden opgeslagen in de cloudopslag die door de integratie wordt geleverd. Raadpleeg de volgende artikelen voor Office 365- of G Suite-integraties en dit artikel voor een technisch overzicht.
    
4. Selecteer vervolgens Richting (1), Documenttype (2) en Intentie (3) van het document. Als je een offertedocumentsjabloon uploadt, vink dan Type offertedocument (4) aan en selecteer het documenttype in de vervolgkeuzelijst. Raadpleeg deze FAQ over de verschillende typen offertedocumentsjablonen.
   
   Als je wilt dat uw documenten automatisch een referentie krijgen, moet je het referentiepatroon opnemen in het veld Onze referentie (5). Een optie is om de sjabloonvariabele {oref} te gebruiken.
   
   
    
5. Als je een vertaling van dezelfde documentsjabloon wilt toevoegen, klik dan op het tabblad Talen (1) en vervolgens op +Toevoegen (2).
   
   
    
6. Kies de taal van de documentsjabloon In het veld Taal toevoegen en upload een documentsjabloon of kopieer een bestaande. Klik op Toevoegen om te voltooien.
   
   
    
7. Klik op Opslaan en je documentsjabloon is klaar voor gebruik.
    

Stap 2. Gebruik het documentsjabloon

Volg de onderstaande stappen om het documentsjabloon te gebruiken:

1. Klik op +Nieuw in de linkerbovenhoek van het scherm en klik vervolgens op Document.
   
   
    
2. Kies vervolgens de Documentsjabloon (1) die je hebt gemaakt in de vervolgkeuzelijst, vul de relevante velden in en klik op Maken (2).
   
   
    
3. Als je SuperOffice Web Tools gebruikt, wordt het nieuwe document in het programma op je computer geopend. Als je Web Tools niet gebruikt, wordt het nieuwe document gedownload op je computer en kun je het openen door te dubbelklikken op het documentbestand. Houd er rekening mee dat wijzigingen in het document in dit geval niet worden opgeslagen in SuperOffice. Als je wilt dat alle wijzigingen automatisch in het document worden opgeslagen, raden we aan SuperOffice Web Tools te installeren.

 

Volg de stappen in deze FAQ als je SuperOffice Onsite 8 of een eerdere versie gebruikt.

Meer informatie

Forum: PDF form as a template, is it possible.