Hoe verberg ik gegevens voor alle gebruikers, behalve voor gebruikers met gebruikersrol 0?

Je kunt bepaalde records alleen beschikbaar maken voor gebruikers met een bepaalde rol door een dummy gebruiker te gebruiken die de eigenaar van het record wordt, of door een dummy gebruikersgroep te maken waarmee de zichtbaarheid van het record wordt ingesteld.

Volg onderstaande stappen om te leren hoe je data zoals bedrijven, activiteiten, projecten, etc. voor bepaalde gebruikers kan verbergen.
 

Methode 1: Bedrijven, personen en projecten verbergen voor andere gebruikers door ze toe te wijzen aan een dummy gebruiker.

Methode 2. Afspraken, documenten en verkopen verbergen voor andere gebruikers door de instelling Zichtbaar voor te gebruiken. 

 

 

Methode 1: Bedrijven, personen en projecten verbergen voor andere gebruikers door ze toe te wijzen aan een dummy gebruiker.

1. Ga naar Algemeen - Gebruikersgroep om een nieuw gebruikersgroep aan te maken in de administratie. In dit voorbeeld noemen we deze groep "Confidential Group".

Let op! Gebruik niet dezelfde gebruikersgroep in methode 2. 

2. Maak een nieuwe (dummy) gebruiker aan onder Gebruikers in de administratie. Deze gebruiker zal als enige gebruiker worden toegewezen aan de nieuwe "Confidential Group". In dit voorbeeld noemen we de gebruiker "Confidential User". Deze gebruiker heeft geen licentie/gebruikersplan nodig. Het is belangrijk dat Voormalige werknemer niet aangevinkt is, dat de nieuwe Confidential Group als Primaire groep is toegewezen en dat er geen Andere groepen toegewezen zijn aan de gebruiker. 

3. Ga naar Rollen, en controleer voor elke rol de kolom Andere medewerkers van de Gegevensrechten. Aangezien er geen gebruiker in de nieuwe "Confidential Group" komt, worden de gegevensrechten die eigendom zijn van de "Confidential User" bepaald door de kolom "Andere medewerkers". Wanneer je alleen aan gebruikersniveau 0 toegang wilt geven tot de gegevens die je voor anderen wilt verbergen, geef dan gebruikersniveau 0 volledige toegang tot deze kolom. 

Gebruikersniveau 0 krijgt volledige toegang tot de kolom Andere medewerkers:

En alle andere rollen krijgen geen toegang tot de kolom Andere medewerkers.

Let op! Als je alleen het bedrijf wilt verbergen, maar geen andere gegevens, dan moet je alleen de bedrijfsrij wijzigen. 

Houd er rekening mee dat deze wijzigingen in gebruikersrollen ook gevolgen kunnen hebben voor andere gegevens in het systeem waar gebruikers geen groepen delen. Daarom adviseren wij, voordat er wijzigingen worden aangebracht, te leren hoe gegevensrechten werken en hoe deze zijn ingesteld in uw SuperOffice installatie.

Aanvullende informatie: How do I configure what information the users of our company can access in SuperOffice CRM?

Wanneer je hulp nodig hebt bij het instellen hiervan, neem dan contact op met een SuperOffice consultant.

4. Maak bedrijven, personen en projecten aan en maak de "Confidential User" de eigenaar van de data.
Voor projecten bepaalt het veld Verantwoordelijke: wie de eigenaar van het project is. 

 

 

 

Methode 2. Afspraken, documenten en verkopen verbergen voor andere gebruikers door de instelling Zichtbaar voor te gebruiken. 

1. Ga naar Algemeen - Gebruikersgroep om een nieuw gebruikersgroep aan te maken in de administratie. In dit voorbeeld noemen we deze groep "Limited Visibility Group".

Let op! Gebruik niet dezelfde gebruikersgroep in methode 1. 

2. Voeg alle gebruikers die de betreffende data moeten kunnen zien toe aan deze groep. Ga in de administratie naar Gebruikers en open elke gebruikersaccount. Voeg vervolgens aan alle gebruikers die de gegevens moeten zien die je voor anderen wilt verbergen, de groep "Limited Visibility Group" toe als Andere groepen. 

3. Geef de (gebruikers die de data aanmaken die je wilt verbergen) de licentie "Confidential activities". Deze gebruikers moeten lid zijn van de nieuwe gebruikersgroep. 

4. Nu kunnen de leden van de nieuwe gebruikersgroep die de licentie voor "Confidential activities" hebben, afspraken, documenten en verkopen aanmaken en de nieuwe gebruikersgroep in het veld Zichtbaar voor toevoegen. 

Let op! Gebruikers moeten mogelijk opnieuw inloggen voordat ze het veld Zichtbaar voor te zien krijgen.