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Wie erstelle und verwende ich E-Mail-Vorlagen in SuperOffice CRM?

Aktualisiert am 24. März 2022

Wie kann ich eine E-Mail-Vorlage in SuperOffice CRM erstellen und beim Senden von E-Mails verwenden?

In SuperOffice CRM können Sie ganz einfach Ihre eigenen personalisierten E-Mail-Vorlagen erstellen und diese zum Senden von E-Mails an Ihre Kunden verwenden. Bitte befolgen Sie dazu die folgenden Schritte:

Schritt 1. Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage in SuperOffice CRM

Schritt 2. Verwenden Sie Ihre E-Mail-Vorlage

 

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Schritt 1. Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage in SuperOffice CRM

Bitte befolgen Sie die folgenden Schritte:

  1. Melden Sie sich in SuperOffice CRM bei Einstellungen und Verwaltung an.
     
  2. Klicken Sie im Navigatorfenster auf die Schaltfläche Listen (1), wählen Sie dann Email template (2) aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie auf + Hinzufügen (3).


     
  3. Geben Sie den Namen für Ihre Vorlage ein (1), wählen Sie einen Vorlagentyp (2) aus, wählen Sie Neue E-Mail-Vorlage erstellen (3), wenn Sie eine Vorlage von Grund auf neu erstellen möchten, and klicken Sie auf Speichern (4). 

    Hinweis! Sie haben auch die Möglichkeit, .htm/.html-Vorlagen von Ihrem Computer hochzuladen oder eine vorhandene E-Mail-Vorlage von SuperOffice zu kopieren.


     
  4. Klicken Sie auf Bearbeiten um den E-Mail-Texteditor zu öffnen.

  5. Füllen Sie Ihre E-Mail-Vorlage mit Ihrem Text aus. Sie können auf die  Schaltfläche (1) klicken, um das Texteditor-Menü zu öffnen. In Ihren E-Mail-Vorlagen können Sie Variablen verwenden, die automatisch Informationen aus SuperOffice CRM eingeben. Klicken Sie auf die  Schalfläche (2) um eine Liste aller verfügbaren Variablen anzuzeigen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern (3) um den Vorgang abzuschließen. 

  6. Füllen Sie die Betreffzeile (1) Ihrer Vorlage aus. Sie können Vorlagenvariablen in der Betreffzeile verwenden. Beachten Sie jedoch, dass die Option E-Mail-Dialogfeld anzeigen (3) ausgewählt sein muss, damit sie funktionieren. 

    Fügen Sie dann ein Häkchen neben Signatur für neue E-Mail verwenden (2) wenn Ihre Vorlagen Ihre persönliche Signatur enthalten sollen. Bitte beachten Sie, dass die Vorlage Ihre E-Mail-Signatur verwendet, wie in SuperOffice CRM definiert. 

    Fügen Sie neben dem E-Mail Dialogfeld anzeigen (3) ein Häkchen hinzu, wenn Sie neue E-Mail-Details vorab auswählen möchten. 

    Wählen Sie als Nächstes die Richtung (4) für die Verwendung dieser E-Mail-Vorlage: als ausgehende Vorlage oder als Vorlage zum Archivieren eingehender E-Mails. 

    Wählen Sie dann Zweck (5) der E-Mail. Das Zweck-Feld listet alle Zwecke auf, die Sie in der Liste Folgeaufgabe - Zweck definiert haben. 

    Wählen Sie aus, wo die Dokumentvorlage gespeichert werden soll (6). 

    Füllen Sie das Feld Unser Zeichen (7) aus, wenn Sie eine Sequenznummer der verwendeten E-Mail-Vorlage verwenden möchten, und klicken Sie zum Abschluss auf Speichern (8).


     

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Schritt 2. Verwenden Sie Ihre E-Mail-Vorlage

Es gibt drei Möglichkeiten, wie Sie Ihre E-Mail-Vorlagen verwenden können:

 

Wenn ein neuer Dokumentdialog verwendet wird

Alle SuperOffice-Benutzer können E-Mail-Vorlagen mithilfe der folgenden Schritte verwenden:

  1. Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche + Neu und dann auf Dokument.


     
  2. Wählen Sie dann die E-Mail-Vorlage (1) aus der Dropdown-Liste und klicken Sie auf Schaltfläche Neu (2).

 

Wenn der SuperOffice-Posteingang verwendet wird

Wenn Sie Ihre E-Mails mit dem SuperOffice-Posteingang verwalten, können Sie E-Mail-Vorlagen mithilfe der folgenden Schritte verwenden:

  1. Klicken Sie auf den Pfeil (1) neben der neuen E-Mail-Schalfläche. Wählen Sie Ihre E-Mail-Vorlage (2) aus der Liste aller verfügbaren E-Mail-Vorlagen.


     
  2. Wenn Sie beim Erstellen einer Vorlage die Option E-Mail-Dialogfeld anzeigen aktiviert haben, wird ein neues E-Mail-Dialogfeld angezeigt, bevor der Text in eine neue E-Mail eingefügt wird. Im Dialogfeld können Sie eine Vorlage (1) ändern, eine Firma (2) und Person (3) vorab auswählen, den Betreff der E-Mail ändern (4), Verkauf (5) und Projekt (6) vorab auswählen, und die Sprache (7) des Vorlagentextes selektieren. Klicken Sie auf Erstellen (8), wenn Sie mit dem Setup zufrieden sind.

Wenn Outlook verwendet wird

Wenn Sie Ihre E-Mails mit Outlook verwalten, können Sie E-Mail-Vorlagen mithilfe der folgenden Schritte verwenden:

Hinweis! Stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version von SuperOffice Web Tools oder mindestens die Version 11.6 installiert haben.

  1. Klicken Sie im Outlook Ribbon auf die Schaltfläche SuperOffice Message.


     
  2.  Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Ihre Vorlage aus.


     
  3. Wenn Sie beim Erstellen einer Vorlage die Option E-Mail-Dialogfeld anzeigen aktiviert haben, wird ein neues E-Mail-Dialogfeld angezeigt, bevor der Text in eine neue E-Mail eingefügt wird. In diesem Dialogfeld können Sie die Firma und Person (1) vorab auswählen, den Betreff der E-Mail (2) ändern, Verkauf (3) und Projekt (4) vorab auswählen und die Sprache (5) des Vorlagentextes auswählen und sogar die Vorlage ändern (6). Klicken Sie auf OK (7), wenn Sie mit dem Setup zufrieden sind. 

Befolgen Sie diese FAQ, wenn Sie SuperOffice Onsite 8.5 R13 oder eine spätere Version verwenden.


Mehr informationen

Fehler: Somail template variable {head] does not get parsed in e-mail subject line

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