Wie erstelle und verwende ich eine Datenschutzbestätigungs-E-Mail-Vorlage in SuperOffice CRM?

Aktualisiert am 23. März 2026

Wie erstelle und verwende ich eine Datenschutzbestätigungs-E-Mail-Vorlage?

You can create your own privacy confirmation e-mail template with different language translations and automatically use it when new contacts are created in your SuperOffice CRM. Please follow the steps below to do it: 

Sie können Ihre eigene Datenschutzbestätigungs-E-Mail-Vorlage mit verschiedenen Sprachübersetzungen erstellen und diese automatisch verwenden, wenn neue Kontakte in Ihrem SuperOffice CRM angelegt werden. Befolgen Sie dazu bitte die folgenden Schritte:

Schritt 1. Erstellen Sie eine neue Datenschutzbestätigungs-E-Mail-Vorlage

Schritt 2. Erstellen Sie Sprachübersetzungen Ihrer Datenschutzbestätigungs-E-Mail-Vorlage

Schritt 3. Weisen Sie diese E-Mail-dem Element - Datenschutz- Quellenliste zu

 

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Schritt 1. Erstellen Sie eine neue Datenschutzbestätigungs-E-Mail-Vorlage

Um eine neue E-Mail-Vorlage für die Datenschutzbestätigung zu erstellen, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

1. Melden Sie sich bei.Einstellungen und Wartung in SuperOffice CRM an.
2. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Schaltfläche „Listen“ (1), wählen Sie dann „E-Mail-Vorlagen“ (2) aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie auf „+ Hinzufügen“ (3).
   
   
3. Geben Sie den Namen für Ihre Vorlage ein (1), wählen Sie eine Art der Datenschutzbestätigung (2) für die Vorlage aus, wählen Sie „Neue E-Mail-Vorlage erstellen“ (3), wenn Sie eine Vorlage von Grund auf neu erstellen möchten, und klicken Sie auf „Speichern“ (4). 
   
   Hinweis! Sie haben auch die Möglichkeit, .htm/.html-Vorlagen von Ihrem Rechner hochzuladen oder eine vorhandene E-Mail-Vorlage aus SuperOffice CRM zu kopieren.
   
   
4. Klicken Sie auf „Bearbeiten“, um den E-Mail-Texteditor zu öffnen.
   
   
5. Füllen Sie Ihre E-Mail-Vorlage mit Ihrem Text aus. In Ihren E-Mail-Vorlagen können Sie Variablen verwenden, die automatisch Informationen aus SuperOffice CRM einfügen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche (1) um eine Liste aller verfügbaren Variablen zu erhalten. Außerdem können Sie ganz einfach einen Link zur Abonnementverwaltung in Ihre Datenschutzvorlage einfügen (2). In dieser FAQ erfahren Sie, wie das geht. Wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“ (3), um den Vorgang abzuschließen.to learn how. 
   
   

6. Füllen Sie die Zeile „Betreff“ (1) Ihrer Vorlage aus. 

   Wählen Sie dann aus, welche Absenderadresse Von (2) beim Versand dieser E-Mail verwendet werden soll. Sie können wählen, ob Sie immer eine bestimmte E-Mail-Adresse verwenden möchten, den Verantwortlichen verwenden möchten, sofern angegeben, die Support-Person verwenden möchten, sofern angegeben, oder den angemeldeten Benutzer verwenden möchten.

   Geben Sie dann im Feld „Andernfalls verwenden (3)“ eine E-Mail-Adresse ein, die immer oder als Backup verwendet wird, wenn die oben ausgewählte Einstellung keine Ergebnisse liefert. 

   Wählen Sie als Nächstes die Richtung (4) für ausgehende Nachrichten.

   Wählen Sie dann den Zweck (5) der E-Mail aus. Im Feld „Zweck“ werden alle Zwecke aufgelistet, die Sie in der Liste „Folgeaufgaben – Zwecke“ definiert haben.

   Wählen Sie aus, wo die Dokumentvorlage gespeichert werden soll (6). 

    Füllen Sie das Feld „Unser Zeichen“ (7) aus, wenn Sie eine Sequenznummer aus der von Ihnen verwendeten E-Mail-Vorlage verwenden möchten, und klicken Sie zum Abschluss auf „Speichern“ (8).
   

 

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Schritt 2. Erstellen Sie Übersetzungen Ihrer Datenschutzbestätigungs-E-Mail-Vorlage

Um Übersetzungen der Datenschutzbestätigungs-E-Mail-Vorlage zu erstellen, befolgen Sie bitte die folgenden Schritte:

1. Klicken Sie auf Sprachen (1), dan klicken Sie auf +Hinzufügen (2).
   
2. Im Feld „Sprache hinzufügen“ (1) können Sie die Sprache Ihrer E-Mail-Vorlage schnell ändern, indem Sie „Vorhandene E-Mail-Vorlagendatei kopieren“ (2) auswählen und anschließend auf „Hinzu“ (3) klicken, um fortzufahren.
    
3. Wählen Sie die Sprache aus der Liste (1) aus und klicken Sie auf „Bearbeiten“ (2). Der E-Mail-Texteditor wird geöffnet, in dem Sie den Text für die Übersetzung der E-Mail-Vorlage eingeben können. Wenn Sie mit der Übersetzung dieser Vorlage fertig sind, klicken Sie zum Abschluss auf „Speichern“ (3).
   

 

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Schritt 3. Weisen Sie diese E-Mail-Vorlage dem Element „Datenschutz – Nachweisliste“ zu

Um das System so einzurichten, dass die zuvor erstellte E-Mail-Vorlage automatisch verwendet wird, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf „Listen“ (1), wählen Sie „Datenschutz – Nachweis“ (2) aus und doppelklicken Sie auf den Eintrag, dem Ihre neue Datenschutzbestätigungs-E-Mail-Vorlage zugewiesen werden soll. In diesem Beispiel möchten wir, dass alle Kontakte, die vom Benutzer (3) angelegt wurden, die von uns erstellte Datenschutz-E-Mail erhalten.
   
   
2. Aktivieren Sie im Dialog das Kontrollkästchen neben „Bestätigungs-E-Mail automatisch an den Kontakt senden“ (1). Dadurch wird das Vorlagenfeld aktiviert. Wählen Sie Ihre neue E-Mail-Vorlage aus der Liste aus (2) und klicken Sie auf „Speichern“ (3).
   
   

Sie können die Datenschutzbestätigungs-E-Mail auch manuell versenden. Befolgen Sie dazu bitte die folgenden Schritte:

1. Öffnen Sie einen Kontakt, der eine Datenschutzbestätigungs-E-Mail erhalten soll, klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Aufgabe“ und anschließend auf „E-Mail zur Datenschutzbestätigung senden“.
   
2. Im Feld „Vorlage verwenden“ (1) können Sie die zu verwendende Vorlage für die Datenschutzbestätigung auswählen, die Sprache (2) der Vorlage festlegen und gegebenenfalls den Betreff ändern. Klicken Sie auf „Senden“, um eine E-Mail zur Bestätigung der Datenschutzbestimmungen zu versenden.
   
   

Weitere Informationen:

FAQ: How do I change the language of the Privacy Confirmation e-mail message that is sent automatically to newly created contacts?