Wie erstelle und verwende ich eine Datenschutzbestätigungs-E-Mail-Vorlage in SuperOffice CRM?

Sie können Ihre eigene E-Mail-Vorlage zur Bestätigung des Datenschutzes mit Übersetzungen in verschiedene Sprachen erstellen und diese automatisch verwenden lassen, wenn neue Kontakte in Ihrem SuperOffice CRM erstellt werden. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

Schritt 1. Erstellen einer neuen Datenschutzbestätigungs-E-Mail-Vorlage

Schritt 2. Übersetzen Ihrer Datenschutzbestätigungs-E-Mail-Vorlage

Schritt 3. Zuweisen dieser E-Mail-Vorlage zu einem Listenelement "Datenschutz - Nachweis"

 

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Schritt 1. Erstellen einer neuen Datenschutzbestätigungs-E-Mail-Vorlage

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine neue Datenschutzbestätigungs-E-Mail-Vorlage zu erstellen:

1. Öffnen Sie Einstellungen und Verwaltung in SuperOffice CRM.
    
2. Klicken Sie auf Listen (1) im Navigatorbereich, wählen Sie dann aus der Dropdown-Liste Email template (2) und klicken Sie auf +Hinzufügen (3).
   
   
    
3. Geben Sie den Namen (1) für Ihre Vorlage ein, wählen Sie den Vorlagentyp Datenschutzbestätigung (2), wählen Sie Neue E-Mail-Vorlage erstellen (3), wenn Sie eine vollständig neue Vorlage erstellen möchten, und klicken Sie auf Speichern (4).
   
   Hinweis! Sie können auch .htm/.html-Vorlagen von Ihrem Computer hochladen oder eine vorhandene E-Mail-Vorlage aus SuperOffice CRM kopieren.
   
   
    
4. Klicken Sie auf Bearbeiten, um den E-Mail-Texteditor zu öffnen.
   
   
    
5. Füllen Sie Ihre E-Mail-Vorlage mit Text aus. Sie können auf die Schaltfläche  (1) klicken, um das Texteditor-Menü zu öffnen. In Ihren E-Mail-Vorlagen können Sie Variablen verwenden, die automatisch Informationen aus SuperOffice CRM eingeben. Klicken Sie auf die Schaltfläche  (2), um eine Liste aller verfügbaren Variablen anzuzeigen. Sie können auch einfach einen Link zur Abonnementverwaltung in Ihre Datenschutzbestätigungs-Vorlage aufnehmen (3). Weitere Informationen finden Sie in diesen FAQ. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern (4), um den Vorgang abzuschließen.
   
   

6. Geben Sie den Betreff (1) Ihrer Vorlage ein.

   Wählen Sie dann die Von-Adresse (2) aus, die beim Senden dieser E-Mail verwendet werden soll. Sie können eine von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse verwenden, unseren angegebenen Kontakt verwenden, unseren angegebenen Support-Kontakt verwenden oder den angemeldeten Benutzer verwenden.

   Geben Sie dann eine E-Mail-Adresse in das Feld Andernfalls verwenden (3) ein, die immer als Backup verwendet wird oder verwendet wird, wenn die oben ausgewählte Einstellung zu leeren Ergebnissen führt.

   Setzen Sie dann die Richtung (4) auf Ausgehend.

   Wählen Sie dann den Zweck (5) der E-Mail. Im Feld Zweck können Sie aus allen Zwecken auswählen, die Sie in der Liste Folgeaufgabe - Zweck definiert haben.

   Wählen Sie aus, wo die Dokumentvorlage gespeichert werden soll (6).

   Füllen Sie das Feld Unser Zeichen (7) aus, wenn Sie eine Sequenznummer für die E-Mail-Vorlage verwenden möchten, und klicken Sie zum Abschluss auf Speichern (8).
   
   

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Schritt 2. Übersetzen Ihrer Datenschutzbestätigungs-E-Mail-Vorlage

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Übersetzungen der Datenschutzbestätigungs-E-Mail-Vorlage zur Bestätigung des Datenschutzes zu erstellen:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Sprachen (1) und dann auf +Hinzufügen (2).
   
   
    
2. Im Feld Sprache hinzufügen (1) können Sie die Sprache Ihrer E-Mail-Vorlage schnell ändern, indem Sie Vorhandene E-Mail-Vorlagendatei kopieren (2) wählen und dann auf Hinzufügen (3) klicken.
   
   
    
3. Wählen Sie die Sprache aus der Liste (1) und klicken Sie auf Bearbeiten (2). Der E-Mail-Texteditor wird geöffnet, in dem Sie den Text der Übersetzung der E-Mail-Vorlage eingeben können. Wenn Sie die Übersetzung dieser Vorlage abgeschlossen haben, klicken Sie zum Abschluss auf Speichern.
   
   

 

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Schritt 3. Zuweisen dieser E-Mail-Vorlage zu einem Listenelement "Datenschutz - Nachweis"

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das System so einzurichten, dass die zuvor erstellte E-Mail-Vorlage automatisch verwendet wird:

1. Klicken Sie im Navigatorbereich auf Listen (1), wählen Sie Datenschutz - Hinweis (2) und doppelklicken Sie auf das Element, dem Ihre neue Datenschutzbestätigungs-E-Mail-Vorlage zugewiesen werden soll. In diesem Beispiel möchten wir, dass alle vom Benutzer erstellten (3) Kontakte die von uns erstellte Bestätigungs-E-Mail erhalten.
   
   
    
2. Aktivieren Sie die Option Bestätigungs-E-Mail automatisch an Person senden (1). Sie haben jetzt die Möglichkeit, eine Vorlage auszuwählen. Wählen Sie Ihre neue E-Mail-Vorlage aus der Liste aus (2) und klicken Sie auf Speichern (3).
   
   

Sie können die Datenschutzbestätigungs-E-Mail auch manuell senden. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Öffnen Sie einen Kontakt, der die Datenschutzbestätigungs-E-Mail erhalten soll, klicken Sie auf Aufgabe und wählen Sie E-Mail zur Datenschutzbestätigung senden.
   
   
    
2. Anschließend können Sie im Feld Vorlage verwenden (1) die zu verwendende Vorlage zur Bestätigung des Datenschutzes auswählen. Wählen Sie die Sprache (2) der Vorlage und ändern Sie gegebenenfalls den Betreff (3). Klicken Sie auf Senden (4). Eine Datenschutzbestätigungs-E-Mail wird gesendet.
   
   

Weitere Informationen:

FAQ: What to do when I get an error message "Smtp connection does not exist" while sending privacy confirmation e-mail?

FAQ: What to do when subscription management page or forms sent out from SuperOffice CRM open as a blank page?

Forum: Senders adress - privacy confirmation email

FAQ: How do I change the language of the Privacy Confirmation e-mail message that is sent automatically to newly created contacts?