Wie erstelle und verwende ich eine Datenschutzbestätigungs-E-Mail-Vorlage in SuperOffice CRM?

Aktualisiert am 15. Januar 2025

Wie erstelle und verwende ich eine Datenschutzbestätigungs-E-Mail-Vorlage?

You can create your own privacy confirmation e-mail template with different language translations and automatically use it when new contacts are created in your SuperOffice CRM. Please follow the steps below to do it: 

Sie können Ihre eigene Datenschutzbestätigungs-E-Mail-Vorlage mit verschiedenen Sprachübersetzungen erstellen und diese automatisch verwenden, wenn neue Kontakte in Ihrem SuperOffice CRM angelegt werden. Befolgen Sie dazu bitte die folgenden Schritte:

Schritt 1. Erstellen Sie eine neue Datenschutzbestätigungs-E-Mail-Vorlage

Schritt 2. Erstellen Sie Sprachübersetzungen Ihrer Datenschutzbestätigungs-E-Mail-Vorlage

Schritt 3. Weisen Sie diese E-Mail-dem Element - Datenschutz- Quellenliste zu

 

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Schritt 1. Erstellen Sie eine neue Datenschutzbestätigungs-E-Mail-Vorlage

Um eine neue E-Mail-Vorlage für die Datenschutzbestätigung zu erstellen, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

1. Melden Sie sich bei.Einstellungen und Wartung in SuperOffice CRM an.
2. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Schaltfläche „Listen“ (1), wählen Sie dann „E-Mail-Vorlagen“ (2) aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie auf „+ Hinzufügen“ (3).
   
   
3. Geben Sie den Namen für Ihre Vorlage ein (1), wählen Sie eine Art der Datenschutzbestätigung (2) für die Vorlage aus, wählen Sie „Neue E-Mail-Vorlage erstellen“ (3), wenn Sie eine Vorlage von Grund auf neu erstellen möchten, und klicken Sie auf „Speichern“ (4). 
   
   Hinweis! Sie haben auch die Möglichkeit, .htm/.html-Vorlagen von Ihrem Rechner hochzuladen oder eine vorhandene E-Mail-Vorlage aus SuperOffice CRM zu kopieren.
   
   
4. Klicken Sie auf „Bearbeiten“, um den E-Mail-Texteditor zu öffnen.
   
   
5. Füllen Sie Ihre E-Mail-Vorlage mit Ihrem Text aus. In Ihren E-Mail-Vorlagen können Sie Variablen verwenden, die automatisch Informationen aus SuperOffice CRM einfügen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche (1) um eine Liste aller verfügbaren Variablen zu erhalten. Außerdem können Sie ganz einfach einen Link zur Abonnementverwaltung in Ihre Datenschutzvorlage einfügen (2). In dieser FAQ erfahren Sie, wie das geht. Wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“ (3), um den Vorgang abzuschließen.to learn how. 
   
   

6. Füllen Sie die Zeile „Betreff“ (1) Ihrer Vorlage aus. 

   Wählen Sie dann aus, welche Absenderadresse Von (2) beim Versand dieser E-Mail verwendet werden soll. Sie können wählen, ob Sie immer eine bestimmte E-Mail-Adresse verwenden möchten, den Verantwortlichen verwenden möchten, sofern angegeben, die Support-Person verwenden möchten, sofern angegeben, oder den angemeldeten Benutzer verwenden möchten.

   Geben Sie dann im Feld „Andernfalls verwenden (3)“ eine E-Mail-Adresse ein, die immer oder als Backup verwendet wird, wenn die oben ausgewählte Einstellung keine Ergebnisse liefert. 

   Wählen Sie als Nächstes die Richtung (4) für ausgehende Nachrichten.

   Wählen Sie dann den Zweck (5) der E-Mail aus. Im Feld „Zweck“ werden alle Zwecke aufgelistet, die Sie in der Liste „Folgeaufgaben – Zwecke“ definiert haben.

   Wählen Sie aus, wo die Dokumentvorlage gespeichert werden soll (6). 

    Füllen Sie das Feld „Unser Zeichen“ (7) aus, wenn Sie eine Sequenznummer aus der von Ihnen verwendeten E-Mail-Vorlage verwenden möchten, und klicken Sie zum Abschluss auf „Speichern“ (8).
   

 

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Step 2. Create translations of your privacy e-mail template

To create translations of the privacy confirmation e-mail template, please follow the steps below:

1. Click on the Language (1) tab, then click on the +Add (2).
   
   
    
2. In the Add language (1) field, it's quick to change the language of your e-mail template by choosing to Copy an existing e-mail template file (2), then clicking Add (3) to go further. 
   
   
    
3. Select the language from the list (1) and click Edit (2). The e-mail text editor will open, where you'll be able to type in the text of the e-mail template translation. When you are done with the translations of this template, click Save (3) to finish.
   
   

 

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Step 3. Assign this e-mail template to Privacy - Source list item

To set up a system such that the e-mail template you have created before would be used automatically, please follow the steps below:

1. Click on the Lists (1) in the drop-down menu, select Privacy - Source (2), and double-click on the item that should have your new privacy e-mail template assigned. In this example, we want all contacts Created by user (3) would get the privacy e-mail, which we have created.
   
   
    
2. In the item dialog, select the checkbox next to Automatically send confirmation e-mail to contact (1). It will enable the template field. Select your new e-mail template from the list (2) and click Save (3).
   
   

You can also send out the privacy confirmation e-mail manually. Please follow the steps below to do it:

1. Open a contact that has to receive a privacy confirmation e-mail, then click on the Task button and Send privacy confirmation e-mail.
   
   
    
2. Then, in the field Use template (1), you can choose the privacy confirmation template that has to be used, select the Language (2) of the template, and change the Subject if you prefer. Click Send, and a privacy confirmation e-mail will be sent out.
   
   

More information:

FAQ: How do I change the language of the Privacy Confirmation e-mail message that is sent automatically to newly created contacts?