Hoe exporteer ik gegevens uit SuperOffice CRM?

Bijgewerkt op 2 dec 2021

Ik wil gegevens uit SuperOffice CRM exporteren. Welke opties heb ik en hoe doe ik dat?

Er zijn drie manieren waarop je gegevens uit SuperOffice CRM kunt exporteren:

Exporteren uit een sectietabblad of een selectie naar een Excelbestand
Exporteren uit een selectie naar een tekstbestand met scheidingstekens
Exporteren van alle CRM-gegevens naar een .bak- of .sdb-databasebestand

Exporteren uit een sectietabblad of selectie naar een Excelbestand

In SuperOffice CRM zie je onder de Hoofdkaart en de Minikaart het Sectietabblad (1). Het Sectietabblad kan bijvoorbeeld lijsten met contacten, projectleden, verkopen en activiteiten bevatten die zijn gekoppeld aan het relevante record op de hoofdkaart. Wanneer de knop Exporteren (2) is ingeschakeld (zie de opmerking onderaan deze pagina om te leren hoe je deze knop inschakelt), zie je deze linksonderin op het Sectietabblad. Hiermee kunnen de gegevens van het Sectietabblad naar een Excelbestand worden geëxporteerd.

Ook vanuit een Selectie (1) kun je gegevens naar Excel exporteren. Klik op de knop Taak (2) en vind de knop Exporteren naar Excel (3).

Let op! Als je gegevens mist in het geëxporteerde bestand, komt dat doordat de kolom met deze gegevens niet was geconfigureerd op het sectietabblad vóór het exporteren. In deze FAQ lees je hoe je de kolommen in Sectietabbladen configureert.

Exporteren uit een selectie naar een tekstbestand met scheidingstekens

Als je regelmatig vooraf gedefinieerde gegevensexportopdrachten uit moet voeren, is het exporteren van gegevens naar een bestand handig. Je kunt de exportbestandsindeling in de sjabloon vooraf definiëren en telkens opnieuw gebruiken. In dit artikel lees je hoe je een .sxf-sjabloon maakt. Je kunt zo veel sjablonen maken als je wilt; voor bedrijven, personen, activiteiten, verkopen enzovoorts.

Volg de onderstaande stappen om te leren hoe je gegevens exporteert naar een tekstbestand met scheidingstekens:

Open je selectie (1), klik op de knop Taak (2) en kies de optie Exporteren naar bestand (3).
Selecteer het exportbestand uit de vervolgkeuzelijst en klik op Maken om de gegevens te exporteren.

Exporteren van alle CRM-gegevens naar een .bak- of .sdb-databasebestand

Als je alle gegevens uit je SuperOffice CRM wilt exporteren, kun je dat doen door een back-up van je database te maken.

Als je SuperOffice Online gebruikt, volg dan de stappen in deze FAQ.
Als je SuperOffice On-site gebruikt, volg dan de stappen in deze FAQ.

Opmerking!

Om gegevens naar een Excel- of tekstbestand te kunnen exporteren moet jouw SuperOffice-gebruiker een rol hebben die over het functionele recht "Kan selecties exporteren naar bestand" beschikt. Om dit functionele recht in te stellen moet je in de Adminmodule op Rollen (1) klikken, in de lijst met rollen de rol aanklikken die jouw gebruiker heeft (2), dan op het tabblad Functionele rechten (3) klikken en het functionele recht Kan selecties exporteren naar bestand (4) in de rechterkolom zetten.
Om de knop Exporteren in de sectietabbladen te kunnen zien, moet jouw SuperOffice CRM-gebruiker de voorkeur om deze knop in te schakelen hebben ingesteld. Dit kun je doen onder de Persoonlijke voorkeuren of onder de Systeemvoorkeuren. Klik in de adminmodule op Voorkeuren (1), selecteer in de vervolgkeuzelijst Functions (2) en selecteer in de lijst met voorkeuren Show Export button in the section tabs (3), klik op de knop + Toevoegen (4) en stel de voorkeur in voor gebruiker, groep of het hele systeem.