Hoe maak en gebruik ik een e-mailsjabloon voor privacybevestiging?

Je kunt je eigen e-mailsjabloon voor privacybevestiging maken met vertalingen in verschillende talen en deze automatisch laten gebruiken wanneer er nieuwe contacten worden aangemaakt in je SuperOffice CRM. Volg de onderstaande stappen om dit te doen:

Stap 1. Maak een nieuwe e-mailsjabloon voor privacybevestiging

Stap 2. Maak vertalingen van je e-mailsjabloon voor privacybevestiging

Stap 3. Wijs dit e-mailsjabloon toe aan een Privacy - Bron lijstitem

 

​

Stap 1. Maak een nieuwe e-mailsjabloon voor privacybevestiging

Volg de onderstaande stappen om een nieuwe e-mailsjabloon voor privacybevestiging te maken:

1. Open Instellingen en onderhoud in SuperOffice CRM.
    
2. Klik op Lijsten (1) in het navigator-paneel, selecteer vervolgens in de vervolgkeuzelijst E-mailsjablonen (2) en klik op +Toevoegen (3).
   
   
    
3. Vul de naam voor je sjabloon in (1), kies het sjabloontype Privacybevestiging (2), selecteer Een nieuwe e-mailsjabloon maken (3) als jeeen geheel nieuwe sjabloon wilt maken en klik op Opslaan (4 ).
   
   Let op! Je kunt ook .htm/.html-sjablonen uploaden vanaf je computer of een bestaande e-mailsjabloon kopiëren vanuit SuperOffice CRM.
   
   
    
4. Klik op Bewerken om de e-mailteksteditor te openen.
   
   
5. Vul je e-mailsjabloon in met tekst. Je kunt op de knop  (1) klikken om het teksteditor-menu te openen. In je e-mailsjablonen kun je variabelen gebruiken, die automatisch informatie uit SuperOffice CRM invullen, klik op de knop  (2) om een lijst met alle beschikbare variabelen te krijgen. Je kunt ook eenvoudig een link voor abonnementsbeheer opnemen in je privacybevestigingssjabloon (3). Bekijk deze FAQ voor meer informatie. Als je klaar bent, klik je op de knop Opslaan (4) om te voltooien.
   
   

6. Vul het Onderwerp (1) van je sjabloon in.

   Selecteer vervolgens welk Van-adres (2) moet worden gebruikt wanneer deze e-mail wordt verzonden. Je kunt ervoor kiezen om altijd een door jou opgegeven e-mailadres te gebruiken, onze contactpersoon te gebruiken waar gespecificeerd, onze ondersteuningscontact te gebruiken waar gespecificeerd, of de ingelogde gebruiker te gebruiken.

   Vul dan in het veld Anders gebruiken (3) een e-mailadres in, dat altijd zal worden gebruikt of als back-up wordt gebruikt als de daarboven geselecteerde instelling lege resultaten oplevert.

   Kies vervolgens de Richting (4) van Uitgaand.

   Selecteer vervolgens de Intentie (5) van de e-mail. In het veld Intentie kun je kiezen uit alle intenties die je hebt gedefinieerd in de lijst Vervolgactiviteit - Intenties.

   Kies waar de documentsjabloon moet worden opgeslagen (6).

   Vul het veld Onze referentie (7) in als je een volgnummer voor het e-mailsjabloon wilt gebruiken en klik op Opslaan (8) om te voltooien.
   
   

 

​

Stap 2. Maak vertalingen van je e-mailsjabloon voor privacybevestiging

Volg de onderstaande stappen om vertalingen van de e-mailsjabloon voor privacybevestiging te maken:

1. Klik op het tabblad Talen (1) en klik vervolgens op +Toevoegen (2).
   
   
    
2. In het veld Taal toevoegen (1) kun je snel de taal van je e-mailsjabloon wijzigen door te kiezen voor Een bestaand e-mailsjabloonbestand kopiëren (2) en vervolgens op Toevoegen (3) te klikken.
   
   
    
3. Selecteer de taal uit de lijst (1) en klik op Bewerken (2). De e-mailteksteditor wordt geopend waar je de tekst van de vertaling van de e-mailsjabloon kunt typen. Als je klaar bent met de vertalingen van deze sjabloon, klik op Opslaan om te voltooien.
   
   

 

​

Stap 3. Wijs dit e-mailsjabloon toe aan een Privacy - Bron lijstitem

Volg de onderstaande stappen om het systeem zo in te stellen dat het e-mailsjabloon dat je eerder hebt gemaakt automatisch wordt gebruikt:

1. Klik op Lijsten (1) in het navigator-paneel, selecteer Privacy - Bron (2) en dubbelklik op het item, waaraan je nieuwe e-mailsjabloon voor privacybevestiging moet worden toegewezen. In dit voorbeeld willen we dat alle contacten die zijn Gemaakt door gebruiker (3) de bevestigings-e-mail krijgen die we hebben gemaakt.
   
   
    
2. Vink Automatisch bevestigings-e-mail verzenden naar persoon (1) aan. Je krijgt nu de mogelijkheid om een sjabloon uit te kiezen. Selecteer je nieuwe e-mailsjabloon in de lijst (2) en klik op Opslaan (3).
   
   

Je kunt de privacybevestigings-e-mail ook handmatig verzenden. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

1. Open een contactpersoon die de privacybevestigings-e-mail moet ontvangen, klik vervolgens op de knop Taak en kies Privacybevestigings-e-mail verzenden.
   
   
    
2. Vervolgens kun je in het veld Sjabloon gebruiken (1) de privacybevestigingssjabloon kiezen die moet worden gebruikt. Selecteer de Taal (2) van de sjabloon en wijzig indien gewenst het onderwerp (3). Klik op Verzenden (4) en er wordt een privacybevestigings-e-mail verzonden.
   
   

Meer informatie:

FAQ: What to do when I get an error message "Smtp connection does not exist" while sending privacy confirmation e-mail?

FAQ: What to do when subscription management page or forms sent out from SuperOffice CRM open as a blank page?

Forum: Senders adress - privacy confirmation email

FAQ: How do I change the language of the Privacy Confirmation e-mail message that is sent automatically to newly created contacts?