Alle bedrifter som har relasjoner til innbyggere i EU og EØS bør allerede være klare til å møte de viktigste GDPR-kravene. De bør i alle fall ha en god plan for hvordan de skal etterleve reglene.
Likevel er det mange selskaper som sliter med å forstå hva GDPR faktisk innebærer, hvordan loven påvirker virksomheten deres og på hvilken måte bedriftene må endre seg. Derfor er det ikke overraskende at det kommer til å ta tid før ting er tilbake til «normalen».
Vår vei til å etterleve GDPR-kravene
SuperOffice har alltid tatt beskyttelse av individuelle data veldig alvorlig, vi startet derfor vår GDPR-reise ganske tidlig. I mer enn et år har vi delt informasjon om hvordan dere kan forberede dere på GDPR; gjennom artikler, blogginnlegg, videoer, crm-guider, sjekklister og webinarer.
Vi startet arbeidet med å gjøre vår egen bedrift klar for GDPR allerede for to år siden. Helt siden da har vi hele tiden undersøkt hvordan den nye EU-loven påvirker bedriften vår. Deretter begynte vi å oppgradere produktet vårt og dele vår GDPR-innsikt med kundene våre. Konsekvensen av dette arbeidet er at SuperOffice nå tilbyr et GDPR-klart produkt!
Vi oppdaget også at det kan være vanskelig, og noen ganger overveldende, å forstå all den informasjonen vi har delt det siste året, og at GDPR fremdeles er en utfordring for mange.
SuperOffice CRM og de 8 personvernrettighetene
Vi vil gjerne hjelpe deg, slik at du kan se hvordan dere kan bruke SuperOffice CRM til å etterleve GDPR-reglene. Derfor vil vi gi deg litt mer praktisk informasjon om hvordan du gjør dette.
I denne artikkelen forklarer vi hvordan SuperOffice CRM støtter de 8 personvernrettighetene i GDPR gjennom hele livssyklusen til persondataene: fra dere samler dem inn og lagrer de i CRM-systemet, til dere ikke trenger å lagre dem lenger.
Nedenfor kan du se hvordan SuperOffice CRM støtter personvernrettighetene.
-
Retten til å protestere
Alt starter med at du samler inn persondata. Uansett om det er et lead, en ny kontaktperson hos en eksisterende kunde, en samarbeidspartner eller en leverandør.
Som en generell regel er det fremdeles lov å samle inn persondata, også etter GDPR. Den nye loven krever imidlertid at en bedrift må ha en legitim grunn til å samle inn og lagre slike data, og denne grunnen må dokumenteres. De legitime grunnene varierer etter type virksomhet, formål og andre forhold, og er spesifisert i paragraf 5. Enhver bedrift er også pliktig til å informere en person om at de har lagret persondata innen 30 dager fra lagring.
GDPR gjør det også uttrykkelig klart at alle har rett til å protestere mot at data om dem blir samlet, lagret og brukt. De nye EU-reglene sier at individet har rett til å motsette seg direktemarkedsføring. I tillegg krever noen europeiske markedsføringslover, blant annet i Norge, at du må innhente eksplisitt samtykke for å i det hele tatt sende et markedsføringsbudskap til noen.
I de tilfellene hvor «eksplisitt samtykke» er brukt som juridisk hjemmel for bruk av personlige data er det derfor viktig at du kan dokumentere hvor, når og hvordan samtykket ble gitt (paragraf 7). Dette er spesielt nyttig hvis en tilsynsmyndighet krever dokumentasjon.
Kommentar: I de tilfellene der man benytter eller 6.1.a som behandlingsgrunnlag har personen rett til å protestere. I tilfellet der 6.1.a er benyttet, kan samtykket trekkes umiddelbart, og bedriften har ikke lenger lov til å behandle persondata om deg.
Retten til å protestere kan også være gjeldende dersom bedriften har benyttet 6.1.f som behandlingsgrunnlag, og det viser seg at bedriften ikke har tungtveiende berettigede interesser (dvs, det skal ikke være skjev balanse).
Retten til å protestere gjelder ikke dersom personopplysninger er nødvendig for å etterleve en avtale eller dersom det er nødvendig for å etterleve et lovkrav.
Hvordan kan SuperOffice CRM hjelpe deg med å løse dette?
GDPR-paragraf: 12, 21
Definisjon: Et individ har rett til å motsette seg at deres persondata blir behandlet, uansett om de har gitt sitt eksplisitte samtykke til det eller ikke. (De kan I teorien motsette seg, men det er kun når behandlingsgrunnlaget er samtykket at de kan få protesten innvilget (og ved enkelte tilfeller dersom berettiget interesse er benyttet).Innbyggere I EU har også rett til å stoppe at persondata blir brukt I databaser for direktemarkedsføring.
SuperOffice-funksjonalitet
Det er flere ting som må på plass før du kan møte en persons protest på at deres persondata blir behandlet av bedriften din. Aller først må du kunne dokumentere hva slags samtykke og hvilken hjemmel som ligger til grunn for databehandlingen. Bare da har du de riktige verktøyene for å respondere på protesten til kontaktpersonen din. Når du har kontroll på kundenes samtykker vet du også når noen har protestert.
Du kan bruke SuperOffice CRM til å ha kontroll og tilgang på nødvendig dokumentasjon. Funksjonene for håndtering av samtykke og abonnement hjelper deg hver gang noen spør om hvilke samtykker og hjemler som gjelder for akkurat dem.
- Håndtering av samtykke er funksjoner du kan bruke for å registrere de samtykkene du har fra hver enkelt kontaktperson i bedriftens database og hvordan samtykkene ble innhentet (hvor, når og av hvem). Funksjonaliteten gjør det også enkelt å logge det juridiske grunnlaget (hjemmel).
- Håndtering av utsendelser er funksjoner som gir deg kontroll på hvilket innhold noen har takket ja til å motta. Det sikrer at dere ikke sender e-postmarkedsføring til personer som ikke har gitt sitt samtykke til nettopp det.
-
Retten til å bli informert
Åpenhet er et sentralt begrep i verden etter GDPR. Alle bedrifter og organisasjoner skal heretter være klare og tydelige om hvilke data som lagres og hvordan de gjør det. De skal også forklare dette i et enkelt og lettfattelig språk, som regel gjøres dette i en personvernerklæring.
GDPR er laget for å beskytte individet mot at deres personlige opplysninger blir lagret og brukt uten at de er klar over det. For hvis vi ikke vet noe om det kan du heller ikke protestere mot det. Retten til å bli informert sørger for at folk er i stand til å utøve retten til å protestere.
Et annet viktig aspekt relaterer til datainnbrudd. Hvis sikkerheten til persondata er i fare har folk rett til å bli informert om datalekkasjen innen 72 timer etter at den ble oppdaget. Hvis innbruddet er alvorlig og folks rettigheter virkelig står på spill skal alle datasubjekter bli orientert uten unødig forsinkelse.
Bedriften din er ansvarlig for at persondataene er sikkert lagret og at personvernet er beskyttet. Hvis uhellet er ute og informasjon lekker ut, eller det er brudd på sikkerheten, krever GDPR klart og tydelig at bedriftene skal rapportere disse hendelsene og umiddelbart sette i gang skadebegrensende tiltak.
Alle hendelser som kompromitterer datasikkerheten skal oppdages, rapporteres og håndteres av en databehandlende virksomhet på en eller annen måte. Hvis noen rapporterer om en hendelse som kan true sikkerheten er det veldig viktig at den ikke blir borte i innboksen din.
Hvordan kan SuperOffice CRM hjelpe deg å løse dette?
GDPR-paragrafer: 12, 13, 14, 19
Definisjon: Et datasubjekt har rett til å vite hvordan hennes/hans persondata samles inn, brukes og lagres. I tillegg skal vedkommende få vite med hvilket formål dette skjer. Alt sammen før dataene samles inn.
SuperOffice-funksjonalitet
Det er flere funksjoner i SuperOffice CRM som hjelper deg å informere kontaktpersonene dine at du lagrer informasjon om dem i CRM-løsningen din.
- Automatisk e-post: Hver gang du oppretter en ny kontaktperson kan SuperOffice sende en automatisk e-post om at du lagrer data om vedkommende. Du kan selvfølgelige bestemme hva som skal stå i e-posten og hva det er som trigger at den sendes. Den trenger heller ikke være automatisk, men om du gir oppgaven til systemet kan du være sikkert på at det blir gjort hver eneste gang.
- Utvalg og Utsendelser: Du kan også lage utvalg og bruke utsendelser for å informere grupper om hvordan du bruker dataene deres. Fra og med versjon SuperOffice CRM 8.1 finner du også scripts som du kan bruke for å lage automastiserte flows med handlinger, basert på behovene i bedriften.
- SuperOffice Skjemaer: I den kommende versjonen av SuperOffice CRM (8.4) får du glede av ny funksjonalitet som gjør at du kan informere personer på forhånd når du samler deres persondata. Med disse disse funksjonene kan du lage spesielle skjemaer på bedriftens webside eller i nyhetsbrev. De linker ikke bare til personvernerklæringer, men oppdaterer også automatisk samtykkene som er lagret inne i SuperOffice CRM.
Når det gjelder hjelp til å håndtere datainnbrudd eller andre personverntrusler finner du flere verktøy i SuperOffice Service som gjør dette på en smart måte i tråd med GDPR.
- SuperOffice Service gjør at du kan motta alle henvendelse, forespørsler og andre beskjeder på ett og samme sted. I tillegg kan du enkelt kategorisere disse etter temaer. Slik at du mer effektivt kan prioritere og planlegge håndteringen av hver enkelt henvendelse. I SuperOffice Service kan du definere hvert enkelt skritt i håndteringen av hver type hendelse, og hastesaker kan håndteres umiddelbart uten forsinkelser. Du kan også lagre all relevant dokumentasjon som beskriver hva som skjedde, når det skjedde og hvordan lekkasjonen ble håndtert.
- Utvalg og Utsendelser: Hvis hendelsen er av en slik art at du må varsle alle som er berørt av den kan du gjøre dette raskt ved å lage et utvalg og sette opp en masseutsendelse.
-
Retten til tilgang til persondata
GDPR gir også alle personer rett til å få tilgang til de personlige opplysningene en bedrift har lagret om dem og hvordan de ble samlet og brukes.
Alle bedrifter må nå kunne utlevere en kopi av alle personlige opplysninger de har laget om en kontaktperson, hvis og når noen spør om det. Det betyr at du trenger å ha all dokumentasjon på plass og at du har verktøyene for å kunne levere informasjonen til de som etterspør den.
Hvordan kan SuperOffice CRM hjelpe deg å løse dette?
GDPR-paragrafer: 12, 15
Definisjon: Et datasubjekt har rett til å vite hvordan hennes/hans persondata er samlet inn, hva slags data som finnes, hvordan det lagres og brukes, med hvilke formål, og hvilket behandlingsgrunnlag som er benyttet.
SuperOffice-funksjonalitet
For å hjelpe deg å etterleve disse kravene har SuperOffice CRM flere nye funksjoner.
- Håndtering av samtykke: Med disse funksjonene kan du dokumentere det juridiske grunnlaget, kildene til dataene og når og hvordan samtykket ble innhentet, i tråd med GDPR. Når du har dette på plass kan du enkelt og raskt gi en kontaktperson det korrekte sammendraget.
- Personvernrapport: Denne funksjonen er tilgjengelig i den siste versjonen av SuperOffice CRM (8.3) og gir deg tilgang til alle persondata dere har lagret om en aktuell person. Den er enkelt å generere og inneholder et nøyaktig sammendrag som kun er relevant for den personene som etterspør den. For å ivareta sikkerheten kan du bestemme hvem i virksomheten din som skal få tilgang til å opprette og distribuere en slik rapport.
- Delt innboks i SuperOffice Service: Du kan opprette dedikerte innbokser i SuperOffice Service hvor dere mottar og håndterer alle henvendelser relatert til personvern. Dere unngår at noen blir borte, kan respondere mer effektivt og vise full synlighet om hvordan de ble håndtert.
-
Retten til å korrigere informasjon
Denne GDPR-rettigheten sørger for at bedriftene gjør det mulig for folk å endre og korrigere informasjon som er utdatert, unøyaktig eller mangelfull. Alle bedrifter som har relasjoner til innbyggere i EU eller EØS må fra nå av gi individer tilgang til å se dataene, og rette dem hvis det er behov for det. Endringene skal også bekreftes til personen innen 30 dager.
For å korrigere noe må man først vite hvilken informasjon en bedrift har lagret om vedkommende. Når behovet for endringene er identifisert, skal man også få bekreftet at informasjonen er oppdatert.
Hvordan kan SuperOffice CRM hjelpe deg å løse dette?
GDPR-paragrafer: 12, 16
Definisjon: Et datasubjekt har rett til å få rettet feil eller ufullstendige data.
SuperOffice-funksjonalitet
For at du skal etterleve disse kravene har SuperOffice CRM flere funksjoner som hjelper deg:
- Delt innboks i SuperOffice Service: For å kunne gi ut informasjon og motta endringsforespørsler trenger du et sentralisert og dedikert sted hvor du kan motta og følge dem opp. En delt innboks i SuperOffice Service hjelper dere med dette, siden endringsforespørsler blir lagret som kundehenvendelser, slik at du kan følge med på om de er løst eller ikke.
- Redigeringsfelter i SuperOffice: Det har alltid vært mulig for brukere av SuperOffice CRM å redigere informasjonen om en kontaktperson direkte i systemet. Men det kan hende du vil innføre noen begrensninger om hvem som kan redigere og hva de kan redigere. Hvis du for eksempel bruker et annet system som “master” database er det ikke sikkert at du vil gi alle brukerne rettigheter til å redigere, men at du heller definerer noen godkjenningsrutiner for å slette informasjon.
- Personvernrapport: Denne nye funksjonen er tilgjengelig i den siste versjonen av SuperOffice CRM og lar deg enkelt sende en bekreftelse til en kontaktperson om at informasjonen har blitt korrigert.
-
Retten til å bli glemt
GDPR gir en person rett til å be om at hennes/hans data slettes fra en bedrifts database og at dette må etterleves dersom det for eksempel ikke er nødvendig å beholde persondataene for å etterleve en avtale eller en lov.
I tillegg til dette, går loven enda lenger og pålegger bedriften å fjerne persondata fra bedriftens systemer når de ikke lenger har juridisk hjemmel for å beholde dataene (paragraf 5).
Kommentar: I henhold til GDPR har et individ rett til å kreve å bli glemt i visse tilfeller. I enkelte tilfeller vil det ikke bli innvilget, som feks dersom det er nødvendig å beholde persondataene for å etterleve en avtale eller en lov.
GDPR sier at persondata skal slettes fra en bedrifts database dersom
- Det ikke lenger finnes et formål/ikke lenger nødvendig å beholde persondataene (avtale har utløpt, loven stiller krav til sletting osv)
- Personen trekker tilbake samtykket som tidligere har vært gitt til bedriften mtp å behandle persondata (dersom annen behandlingsgrunnlag er benyttet kan det ikke trekkes tilbake, og personen har ikke samme rettighet til å bli slettet)
- Det er ulovlig innhentet
Selv om noen ikke ber om å bli slettet kan du ikke beholde persondataene deres for evig uten en legitim grunn. Det betyr at du må rydde opp i bedriftens data jevnlig og sørge for at all informasjon som er lagret er i tråd med bedriftens personvernpolicy.
Før dere kan etterleve disse reglene må dere ha på plass funksjonalitet som gjør det mulig å:
(a)spore alle data knyttet til en kontaktperson
(b)slette all informasjon på forespørsel
(c)sende bekreftelse på at dataene er slettet
(d)automatisk slette data etter at definert periode for nødvendig oppbevaring er over
Hvordan kan SuperOffice CRM hjelpe deg å løse dette?
GDPR-paragrafer: 12, 17
Definisjon: Et datasubjekt har rett til å få persondata slettet permanent.
SuperOffice-funksjonalitet
For enkelt å etterleve dette kravet må du ha en prosedyre for hvordan bedriften mottar og håndterer henvendelser fra folk som vil bli glemt.
- Delt innboks i SuperOffice Service: Du kan opprette dedikerte innbokser SuperOffice Service, hvor alle slike henvendelser havner og ingen blir borte. Bruker dere en slik delt innboks for personvernhenvendelser kan gjøre nødvendige vurderinger før dere sletter den aktuelle kontaktpersonen. En innboks i SuperOffice Service gjør at dere kan respondere mer effektivt og vise full synlighet om hvordan henvendelsene ble håndtert.
- Slette en enkelt kontaktperson: Den siste versjonen av SuperOffice CRM (8.3) gir deg all informasjon relater til en kontaktperson i ett og samme bilde. Da blir det lettere å slette enkelte kontaktpersoner. Når en kontaktperson er slettet blir alle data automatisk anonymisert andre steder I SuperOffice. Slik mister du ikke relevante data som påvirker bedriften din. Husk å gi rettigheter til å slette kun til de personene som håndterer slike henvendelser.
- Massesletting av kontaktpersoner i et utvalg: Denne funksjonene er tilgjenelig i SuperOffice CRM 8.3 og senere versjoner og lar deg slette flere kontakter samtidig. Du kan for eksempel identifisere en gruppe personer eller firmaer som dere ikke lenger vil lagre i SuperOffice CRM og masseslette dem i stedet for å gjøre det én og én. Sparer dere for masse tid!
- Korrigere feilaktige slettinger i papirkurven. Noen ganger kan det være vanskelig å slette. Hvis en person eller et firma har blitt slettet ved en feil kan du rette opp igjen ved å bruke «papirkurven». Selv om en slettet persom eller et slettet firma umidderlbart blir usynlig for alle brukere er de fremdeles tilgjengelig i noen dager i papirkurven. Der kan du gjenopprettet personen eller firmaet.
- SuperOffice SAINT: En annen måte å enkelt finne personer som du må slette fra database din er å bruke SuperOffice SAINT til å lage utvalg og finne akkurat de kundene som passer søkekriteriene. SuperOffice finner disse kontaktpersonene og samler dem i et dynamisk utvalg, hvor du kan bestemme hva du skal gjøre med dem.
- Automatisere slettingen av personer: Du kan lage et CRM-script som sletter kontaktpersoner hvis de tilfredsstiller kriterier som du har definerert for personer som skal fjernes fra bedriftens database. Kriteriet kan være en kategori av personer sammen med manglende samtykke, aktiviteter over en periode og så videre. Slike automatiske prosesser sørger for at det ikke finnes foreldede data i bedriften base. Det betyr mindre arbeid for CRM-teamet ditt.
-
Retten til å overføre data
GDPR sier at individer har rett til å overføre sine persondata som er automatisk generert (eksempelvis data fra en pulsklokke, data generert fra musikk tjenester o.l.) til andre tjenestetilbydere eller gjenbruke de til andre formål (Dersom hjemmelsgrunnlaget for oppbevaring av persondata er 6.1.a eller 6.1.b). Individet har også rett til at dataene deres overføres direkte fra en databehandler til en annen, uten at de selv må håndtere dataene.
Hvis bedriften din får en slik forespørsel må du kunne gi et sammendrag av dataene du har i databasen i et strukturert, vanlig og maskinlesbart format.
Dette er mest vanlig når folk bytter bank eller forsikring.
Hvordan kan SuperOffice CRM hjelpe deg å løse dette?
GDPR-paragrafer: 12, 20
Definisjon: Et datasubjekt har rett til å flytte, kopiere eller overføre persondata fra en databehandler til en annen, på en sikker måte og i et vanlig format.
SuperOffice-funksjonalitet
Denne personvernrettigheten er egentlig bare relevant for brukere av SuperOffice CRM med en integrasjon mot et annet system som samler persondata uten menneskelig innblanding. Hvis disse dataene overføres til SuperOffice CRM gjennom en integrasjon er også nødvendig å kunne utlevere en datarapport til individer som forespør.
Det finnes ingen spesielle funksjoner i SuperOffice CRM som direkte støtter akkurat denne personvernrettigheten. Du har imidlertid noen få muligheter hvis du skal utlevere en rapport for dataene du har lagret på en person:
- Opprett et Utvalg med dataene som er knyttet til den personen som har spurt om en overførbar rapport og eksporter så alle datafeltene til en Excel-fil.
GDPR gir individer rett til å motsette seg eller begrense bedrifters bruk av sine persondata. Når behandlingen av personopplysninger er begrenset, skal virksomheten lagre opplysningene, men ikke bruke dem til noe uten samtykke. Det finnes noen få unntak, blant annet dersom virksomheten trenger opplysningene for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav eller for å verne en annen persons rettigheter. Det kan også være nødvendig å behandle personopplysningene for viktige, allmenne interesser, men denne typen behandling vil som regel ha hjemmel i lov.
Kommentar: Når behandlingen av personopplysninger er begrenset, skal virksomheten lagre opplysningene, men ikke bruke dem til noe uten ditt samtykke. Det finnes noen få unntak, blant annet dersom virksomheten trenger opplysningene for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav eller for å verne en annen persons rettigheter. Det kan også være nødvendig å behandle personopplysningene for viktige, allmenne interesser, men denne typen behandling vil som regel ha hjemmel i lov.
Alle personer kan fremme en slik forespørsel muntlig eller skriftlig og en databehandler har deretter én kalendermåned på seg til å respondere på forespørselen. Bedriften kan fremdeles beholde en datafil som inneholder opplysninger om en person som har motsatt seg behandling, men bedriften kan ikke bruke denne informasjonen på noen som helst måte.
Hvordan kan SuperOffice CRM hjelpe deg å løse dette?
GDPR-paragrafer: 12, 16, 21
Definisjon: Et datasubjekt har rett til å stoppe eller begrense at en organisasjon behandler deres persondata. De har også rett til å stoppe at persondata inkluderes i databaser for direktemarkedsføring.
SuperOffice-funksjonalitet
Det finnes ingen spesielle funksjoner i SuperOffice CRM som direkte støtter akkurat denne personvernrettigheten. Sett fra vårt ståsted er det mest sannsynlig og relevant i denne sammenhengen at en person kan motsette seg å bli inkludert i en distribusjonsliste for e-postmarkedsføring.
Det finnes imidlertid noen verktøy i SuperOffice CRM som kan hjelpe deg hvis du trenger det:
- Håndtering av abonnement-funksjonaliteten gjør det enkelt å begrense utsendelsen av enten alle e-poster eller noen typer uønsket innhold til en spesifikk kontaktperson.
- SuperOffice SAINT kan brukes for å sette opp synlige varsler i systemet, for hver gang en kontaktperson ber om ikke å bli behandlet. Du kan for eksempel definere et felt (en avkryssingsboks) som trigger SAINT hver gang det blir aktivert (krysset av i). Da får CRM-brukeren beskjed om at denne kontaktpersonen har bedt om å bli satt «på vent”. Dette gjør det også enklere å sørge for at ingen personer med slike “begrensninger” blir inkludert i utsendelser eller eksterne kommunikasjonsaktiviteter.
Denne rettigheten er også kjent som retten til manuell behandling. Hensikten er å beskytte folk mot potensielt skadelige beslutninger som tas uten menneskelig innblanding.
Dette kan kanskje høres komplisert ut, men vi skal forsøke forklare: De personene du lagrer informasjon om har rett til å velge å ikke bli gjenstand for beslutninger som er basert på automatiserte prosesser. Dette gjelder spesielt om beslutningene innebærer juridiske konsekvenser for dem. Det betyr at de kan be om at informasjonen deres håndteres manuelt av mennesker. Dette for at de skal unngå potensielle skadelige konsekvenser som følge av automatiserte beslutninger.
I stedet for at algoritmene skal ta beslutninger om en person skal det faktisk være mennesker som gjør det.
Denne rettigheten definerer også profilering som automatisert prosessering av persondata for å evaluere noen ting ved et individ. Slik sett kan profilering kan være en del av automatiserte beslutningsprosesser og «rammes» av denne GDPR-rettigheten.
Hvordan kan SuperOffice CRM hjelpe deg å løse dette?
GDPR-paragrafer: 12, 22
Definisjon: Et datasubjekt har rett til å kreve menneskelig behandling i stedet for at viktige beslutninger kun tas av algoritmer eller andre automatiserte prosesser.
SuperOffice-funksjonalitet
Denne rettigheten er mest relevant for andre typer systemer enn CRM. Utøvelsen av denne rettigheten er typisk for situasjoner hvor et system vurderer om noen skal få innvilget banklån eller forsikring.
Derfor er det heller ingen spesifikke funksjoner i SuperOffice CRM som direkte støtter denne rettigheten, utover muligheten av å sette opp en delt innboks i SuperOffice Service som sentraliserer håndteringen av forespørsler om manuell behandling. -
Retten til å begrense
GDPR gir individer rett til å motsette seg eller begrense bedrifters bruk av sine persondata. Når behandlingen av personopplysninger er begrenset, skal virksomheten lagre opplysningene, men ikke bruke dem til noe uten samtykke. Det finnes noen få unntak, blant annet dersom virksomheten trenger opplysningene for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav eller for å verne en annen persons rettigheter. Det kan også være nødvendig å behandle personopplysningene for viktige, allmenne interesser, men denne typen behandling vil som regel ha hjemmel i lov.
Kommentar: Når behandlingen av personopplysninger er begrenset, skal virksomheten lagre opplysningene, men ikke bruke dem til noe uten ditt samtykke. Det finnes noen få unntak, blant annet dersom virksomheten trenger opplysningene for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav eller for å verne en annen persons rettigheter. Det kan også være nødvendig å behandle personopplysningene for viktige, allmenne interesser, men denne typen behandling vil som regel ha hjemmel i lov.
Alle personer kan fremme en slik forespørsel muntlig eller skriftlig og en databehandler har deretter én kalendermåned på seg til å respondere på forespørselen. Bedriften kan fremdeles beholde en datafil som inneholder opplysninger om en person som har motsatt seg behandling, men bedriften kan ikke bruke denne informasjonen på noen som helst måte.
Hvordan kan SuperOffice CRM hjelpe deg å løse dette?
GDPR-paragrafer: 12, 16, 21
Definisjon: Et datasubjekt har rett til å stoppe eller begrense at en organisasjon behandler deres persondata. De har også rett til å stoppe at persondata inkluderes i databaser for direktemarkedsføring.
SuperOffice-funksjonalitet
Det finnes ingen spesielle funksjoner i SuperOffice CRM som direkte støtter akkurat denne personvernrettigheten. Sett fra vårt ståsted er det mest sannsynlig og relevant i denne sammenhengen at en person kan motsette seg å bli inkludert i en distribusjonsliste for e-postmarkedsføring.
Det finnes imidlertid noen verktøy i SuperOffice CRM som kan hjelpe deg hvis du trenger det:
- Håndtering av abonnement-funksjonaliteten gjør det enkelt å begrense utsendelsen av enten alle e-poster eller noen typer uønsket innhold til en spesifikk kontaktperson.
- SuperOffice SAINT kan brukes for å sette opp synlige varsler i systemet, for hver gang en kontaktperson ber om ikke å bli behandlet. Du kan for eksempel definere et felt (en avkryssingsboks) som trigger SAINT hver gang det blir aktivert (krysset av i). Da får CRM-brukeren beskjed om at denne kontaktpersonen har bedt om å bli satt «på vent”. Dette gjør det også enklere å sørge for at ingen personer med slike “begrensninger” blir inkludert i utsendelser eller eksterne kommunikasjonsaktiviteter.
-
Retten til å ikke bli gjenstand for automatiserte beslutninger
Denne rettigheten er også kjent som retten til manuell behandling. Hensikten er å beskytte folk mot potensielt skadelige beslutninger som tas uten menneskelig innblanding.
Dette kan kanskje høres komplisert ut, men vi skal forsøke forklare: De personene du lagrer informasjon om har rett til å velge å ikke bli gjenstand for beslutninger som er basert på automatiserte prosesser. Dette gjelder spesielt om beslutningene innebærer juridiske konsekvenser for dem. Det betyr at de kan be om at informasjonen deres håndteres manuelt av mennesker. Dette for at de skal unngå potensielle skadelige konsekvenser som følge av automatiserte beslutninger.
I stedet for at algoritmene skal ta beslutninger om en person skal det faktisk være mennesker som gjør det.
Denne rettigheten definerer også profilering som automatisert prosessering av persondata for å evaluere noen ting ved et individ. Slik sett kan profilering kan være en del av automatiserte beslutningsprosesser og «rammes» av denne GDPR-rettigheten.
Hvordan kan SuperOffice CRM hjelpe deg å løse dette?
GDPR-paragrafer: 12, 22
Definisjon: Et datasubjekt har rett til å kreve menneskelig behandling i stedet for at viktige beslutninger kun tas av algoritmer eller andre automatiserte prosesser.
SuperOffice-funksjonalitet
Denne rettigheten er mest relevant for andre typer systemer enn CRM. Utøvelsen av denne rettigheten er typisk for situasjoner hvor et system vurderer om noen skal få innvilget banklån eller forsikring.
Derfor er det heller ingen spesifikke funksjoner i SuperOffice CRM som direkte støtter denne rettigheten, utover muligheten av å sette opp en delt innboks i SuperOffice Service som sentraliserer håndteringen av forespørsler om manuell behandling.
SuperOffice som et GDPR-klart CRM-system
Det vi har beskrevet i denne artikkelen er kun et sammendrag av hvordan du kan bruke SuperOffice for å etterleve GDPR i bedriften din.
Husk på at informasjonen i denne artikkelen ikke er å betrakte som juridiske råd. Det er heller ikke en uttømmende liste over alle måten du kan bruke SuperOffice i forretningsprosessene.
SuperOffice CRM er i seg selv et fleksibelt system. Det er mange måter å implementere og bruke disse funksjonene. Hvordan du gjør det avhenger helt av bedriftens forretningsprosesser.
Hensikten med denne artikkelen var å gi deg noen nyttige råd om hvordan SuperOffice CRM kan hjelpe deg å ta vare på personvernet til kundene dine og beskytte dataene deres på en lovlig måte. Vi ville også demonstrere hvordan GDPR-funksjonene virker.
Vi har spurt det anerkjente internasjonale advokatfirmaet DLA Piper, som har spisskompetanse innen GDPR, om å vurdere hvordan SuperOffice CRM støtter den nye EU-loven.
Det er med stolthet vi kan fortelle at de sier at SuperOffice CRM er en GDPR-klar løsning. De konkluderer med at bedriftene som bruker SuperOffice CRM er godt på vei til å møte GDPR-kravene. Du kan lese hele rapporten her.
Hva gjør du nå?
Dine neste skritt avhenger av hvor langt du har kommet på veien mot å bli GDPR-klar.
Du kan alltid stole på alt innholdet vi har laget om GDPR: artikler, sjekklister, tips og videoer. Vi har også laget noen praktiske slik-gjør-du-det-guider (kun på engelsk) om hvordan du setter opp SuperOffice CRM etter at du har bestemt deg for hvilke funksjoner du vil bruke.
For å få tilgang til de siste GDPR-funksjonene må du oppgradere til den siste versjonen av SuperOffice CRM. Kontakt din SuperOffice-representant for å lære mer om hvordan vi kan få tilgang til de nyeste funksjonene.
Merk: Innholdet i denne artikkelen kan ikke betraktes som juridisk rådgivning og innholdet skal kun benyttes til informasjon.