Bedriften og prosessene dere bruker utvikler seg stadig, og CRM-systemet bør endres i takt med dette. Alle endringer i selskapet bør reflekteres i SuperOffice-løsningen.
Selskapet endrer seg, det bør også CRM-systemet
For å få et inntrykk av hvordan CRM-justeringer fungerer, tenk gjennom noen av endringene i virksomheten den siste tiden. Kanskje har du begynt å jobbe med en ny type kunder? Eller har selskapet begynt å tilby tilleggstjenester til kundene?
Disse endringene fører definitivt til en ny type aktiviteter som krever modifiseringer i salgsprosessen.
I tillegg kan det hende du har kommet på nye metoder for å nå ut til kundene. I starten segmenterte du kanskje bare kundene etter bransje, men nå vil du også gruppere dem etter størrelse på selskapet, og trenger derfor ekstra felt for å legge inn denne informasjonen.
Endringene kan også handle om hvordan arbeidet i teamet er organisert. Endringer i den overordnede prosessen bør følges opp av endringer av key performance indicators i teamet ditt. La oss si at du ønsker at teamet skal ha tettere oppfølging av kundene. I så fall kan det hende du vil måle antall møter salgsteamet har med kunder, og dermed trenger du å skape en ny aktivitetstype som skiller kundemøter fra andre typer møter.
Alle selskaper er unike, og dette er bare forslag til mulige endringer som bør reflekteres i SuperOffice-løsningen slik at den er tilpasset det aktuelle behovet.
Les mer om tegnene på at CRM-løsningen trenger finjustering
Utdatert CRM kan skape problemer
Hva skjer hvis du ikke med jevne mellomrom justerer CRM-systemet?
Du kommer sannsynligvis til å føle deg begrenset. CRM-systemet er utviklet for å forenkle forretningsprosessene og gjøre arbeidet mer effektivt. Hvis CRM-systemet ikke er tilpasset behovet, oppleves det som komplisert og utdatert. Til slutt kommer du kanskje til å unngå å bruke det. Dette resulterer i at data ikke blir registrert og at datakvaliteten blir dårlig.
Heldigvis er det ikke nødvendig å la det gå så langt, siden SuperOffice enkelt kan justeres til behovene i selskapet så ofte du ønsker.
3 områder som krever regelmessig justering
Her er de vanligste områdene i SuperOffice som iblant trenger å justeres:
1. Ufullstendige lister og utdatert kategorisering
Når du registrerer kundedata i SuperOffice, bruker du lister for å gruppere oppføringene. Du har for eksempel nedtrekksmenyer for Kategori og Bransje på kundekortet. Dette er eksempler på felt med forhåndsdefinerte lister som hjelper deg å kategorisere data i tråd med kravene i ditt firma.
Hvis alternativene i listene er gjennomtenkte, vil det være enkelt å segmentere kundene. Og det er det som er målet – presise kundedata du kan hente ut og jobbe med på en enkel måte akkurat når du trenger det. Derfor anbefaler vi at du jevnlig sjekker listene i SuperOffice – for å se om de er oppdatert og tilpasset prosessene i virksomheten. Det kan godt hende at noen alternativer mangler og at andre ikke er presise nok.
Hvis du ikke finner nøyaktig bransje i nedtrekksmenyen, er det stor sjanse for at du velger den som ligger nærmest i betydelse. For eksempel, i stedet for å kategorisere kundens bransje som Mat og catering, velger du Tjenester. Eller kanskje alternativet Annet. Dette er en sikker metode for å miste grepet om hele bransjen du jobber med. Upresis dataregistrering skaper problemer lenger frem, det lønner seg absolutt å justere kategoriene.
Det samme gjelder Kategori-feltet. Du ønsker kanskje å vie noen av kundene ekstra oppmerksomhet, basert på hvor viktige de er for selskapet eller hvor store de er. I så fall bør du skille ut disse kundene ved hjelp av kriteriene du velger, for eksempel A-kunde, B-kunde, VIP-kunde eller lignende. Hvis du ikke har definert kundesegmentene nøyaktig nok, blir det vanskelig å hente ut korrekte målgrupper og utføre aktiviteter som f.eks. å invitere alle VIP-kunder til et seminar, eller sende ut nye tilbud bare til kundene i IT-bransjen.
2. Manglende felt
Da du begynte å jobbe med SuperOffice hadde du allerede noen standardfelt der du kunne registrere informasjon. Men etter hvert som selskapet utvikler seg, kommer det til et punkt da det blir behov for flere felt.
Du kan spesialtilpasse SuperOffice-løsningen med ytterligere felt for å få bedre oversikt over eksisterende og potensielle kunder, og også hjelpe til med å oppdage nye salgsmuligheter.
Du kan for eksempel legge til et felt der du definerer antall ansatte i kundens selskap eller legge til et ekstra felt på kundekortet under Mer-fanen for å segmentere kundedatabasen tydeligere. Det er også mulig at systemet over tid blir vanskeligere å bruke fordi det er for mange felt du ikke behøver. Hvis dette er tilfellet, er det nødvendig med en opprydding for at systemet fortsatt skal være høyeffektivt.
Slik legger du til et brukerdefinert felt.
3. Utdaterte dokumentmaler
Uansett om det handler om kommunikasjon med prospekter, kunder eller partnere, eller intern kommunikasjon i selskapet, bruker du et sett med dokumentmaler i SuperOffice CRM. Konsekvent kommunikasjon ved hjelp av ryddige e-poster med tilpasset layout, tilbud eller andre dokumenter, er en viktig del av selskapets image. I tillegg blir det enklere for alle medarbeidere å holde kontakten med kunder og få oversikt over hverandres kontakthistorikk.
Men maler kan fort bli utdaterte slik at de blir ineffektive eller inneholder feil informasjon. La oss si at du har lagt til noen nye steg i salgsprosessen og at disse stegene ikke er en del av de eksisterende malene i SuperOffice.
Da kan dette skje: Teamet kan komme til å bruke sine egne maler i stedet for selskapets som finnes i SuperOffice. Som et resultat av dette kommer kontaktene til å motta dokumenter med forskjellig utseende hver gang de kommuniserer med forskjellige medlemmer i teamet ditt.
Og så blir det enda verre: Dokumentene du sender til kontaktene kommer ikke til å lagres i SuperOffice, og dermed blir det umulig å ha oversikt over hva som skjer i selskapet.
For å unngå en slik situasjon, se gjennom malene i SuperOffice, legg til noen nye dersom det er nødvendig og endre de som er utdaterte. Hvis du for eksempel har oppdaget en ny type kunder eller har begynt å tilby tilleggsprodukter eller -tjenester, kan dette innebære behov for nye typer salgsaktiviteter som krever ytterligere dokumentmaler.
Hvordan opprette eller endre en dokumentmal.
Oppsummering
Samtidig som selskapet vokser, endres forretningsmetodene. SuperOffice CRM har potensial til å alltid være det verdifulle verktøyet som gjør hverdagen enklere og hjelper virksomheten med å vokse – så lenge det tilpasses til aktuelle behov.
Systemet er fleksibelt og kan enkelt justeres for å gi støtte der virksomheten behøver det. Hver gang du endrer noe i selskapet, bør du gå gjennom CRM-løsningen og kontrollere om det er lister, felt, maler eller ytterligere funksjoner som bør legges til eller endres for å reflektere dette.
Det er alltid lurt å bruke tid til å tenke gjennom hvilken type innsikt og resultater du ønsker å hente ut fra CRM-systemet. Og det er viktig å sørge for at dataene som registreres i CRM-et støtter disse målene.
Vil du at CRM-systemet skal justeres til det aktuelle behovet?
Gjør det selv med vår steg-for-steg-guide for å skreddersy SuperOffice CRM
eller
ta kontakt med oss for å diskutere profesjonelle tjenester