Høydepunkter:
- Chatte ved hjelp av SuperOffice
- Få tilgang til chat-samtaler
- Overføre en chat-samtale til en kollega
- Omgjøre chat-samtaler til sak i SuperOffice Service
- Chat-dashboardet
- Konfigurere og sette opp SuperOffice Chat
Chatte ved hjelp av SuperOffice
Du har nå tilgang til chat i din SuperOffice-løsning, slik at du kan kommunisere, eller chatte, med de som besøker nettsiden din. På venstre side i navigatoren i SuperOffice finner du en chat-knapp som du kan klikke på for å åpne chat og få tilgang til chat-samtaler.
I chat-fanen kan du se alle pågående chatter, nye chatter som venter på å bli besvart og nye svar på pågående chatter. For å kunne besvare en chat må du endre status fra Borte til Til stede. Hvis du nettopp har startet, trykker du bare på Hent neste fra køen for å starte din første chat.
Din pågående chat vises midt på skjermen hvor du kan se hva kunden sier og svaret ditt.
For å kunne identifisere hvem du chatter med, kan du bruke et skjema før chatsamtalen som ber den besøkende om å angi noen opplysninger om seg selv.
Hvis personen du chatter med finnes i din SuperOffice fra før, vil du se relevante opplysninger om vedkommende i kolonnen til høyre. Dette inkluderer nylige aktiviteter, salg og saker som kan være til hjelp under samtalen.
Er personen derimot ukjent, kan du enkelt legge inn opplysninger om vedkommende i SuperOffice, selvfølgelig etter tillatelse fra kunden.
På venstre side kan du bytte mellom pågående chatter når du har mer enn én aktiv chat-økt. Når du får en ny melding eller en ny innkommende chat, vil SuperOffice varsle deg slik at du kan fortsette eller starte å chatte.
Få tilgang til chat-samtaler
Når du har fullført en chat-samtale, vil den automatisk bli lagret i SuperOffice. Dette medfører at du kan se om kundene sliter med det samme problemet gjentatte ganger slik at du kan yte bedre hjelp, samtidig som alle i virksomheten kan få tilgang til relevante dialoger med kunder, prospekter og leverandører siden det er en del av aktivitetshistorikken.
Overføre en chat-samtale til en kollega
Kommer du i den situasjonen at du ikke kan besvare et spørsmål fra en kunde, kan du lett overføre chatten til en kollega som kan løse kundens problem.
Du overfører chatten via menyen Handlinger. Din kollega kan se den samtalen du hittil har hatt med kunden og kan derfor fortsette der du slapp. Dette betyr at kunden ikke må forklare problemet på nytt, og problemet kan løses umiddelbart.
Omgjøre chat-samtaler til saker i SuperOffice Service
Gitt at noen i teamet har brukerplanen Service eller Complete CRM, har de også mulighet til å gjøre om en chat-samtale til en sak. Dermed kan du håndtere chatten på en mer tradisjonell måte slik du gjør med f.eks. en henvendelse via e-post, og kunden har også mulighet til å spore saken.
De besøkende på nettsiden kan også sende inn henvendelser via et offline-skjema når du ikke er tilgjengelig for chat. De vil da få autosvar via e-post og blir kontaktet når en medarbeider kan følge opp saken.
Vennligst kontakt oss dersom du vil vite mer om SuperOffice Service.
Chat-dashbordet
Chat-dashbordet gir deg full oversikt over alle innkommende og pågående chatter, for alle chat-agenter og per chat-kanal.
Har du definert mer enn en chat-kanal, kan du enkelt se dagens pågående chatter ved å velge den kanalen du ønsker å se, eller velge Alle som er standardvisning.
I denne oversikten kan du også se om det er noen som venter på å chatte og om du har tilgjengelige ressurser. Dette er nyttig for ledere som har ansvar for å sikre at kundene betjenes i henhold til definerte regler og mål.
Du kan se Trafikk i dag. I denne visningen gir deg oversikt over hvilken tid på dagen som er travlest, noe som gjør det mulig både for ledere og hver enkelt chat-agent å planlegge bedre for å imøtekomme etterspørselen. Ser du f.eks. en topp om ettermiddagen, bør du omprioritere ressursene slik at du har ekstra chat-agenter tilgjengelige på det aktuelle tidspunktet.
Dagens tall vil gi deg en oversikt over de viktigste KPI-ene for chat, som f.eks. gjennomsnittlig ventetid og maksimal ventetid. Disse tallene vil hjelpe deg til å forstå og avgjøre hvor godt du imøtekommer kundenes krav og forventninger.
For å ha det litt gøy og gjøre det hele litt mer motiverende vises de/den som greide å besvare flest chat-henvendelser under Dagens helter.
Konfigurere og sette opp SuperOffice Chat
For å begynne å bruke SuperOffice Chat, må du inn i Innstillinger og vedlikehold og legge opp det antall «chat widgets» du ønsker å benytte. Disse plasseres på de nettsidene man ønsker at Chat skal dukke opp.
Les mer om hvordan komme i gang med SuperOffice Chat
Trenger du mer hjelp for å definere og sette opp chat, kontakt oss eller din lokale partner. Vi er klare til å hjelpe.