Viktigste høydepunkter
- Et dedikert skjermbilde for håndtering av personlige opplysninger
- Opprett en ny kontaktperson med eller uten tilknytning til firma
- Automatisk synkronisering av felter når du knytter en kontaktperson til et firma
- Flytt eller koble en kontaktperson fra et firma
- Få kontroll på duplikater med funksjonen Relasjoner
- En ny personvernrapport
- Slett kontaktpersoner
- Bruk SAINT til å følge med på kontaktpersoner
- Slå opp enkeltpersoner i SuperOffice Service
- Stopp automatisk opprettelse av nye kontaktpersoner
- Priser og tilgjengelighet
Et dedikert skjermbilde for håndtering av personlige opplysninger
SuperOffice 8.3 gir deg flere nye muligheter for å håndtere og administrere dine kontaktpersoner på en mer effektiv måte.
I den nyeste versjonen av SuperOffice CRM får du til direkte tilgang til alle kontaktpersoner fra menyen på venstre side. Personkortet har nå sitt eget skjermbilde, på samme måte som Firma, Dagbok, Salg og Prosjekt.
Du kan søke og administrere alle kontaktpersonene i bedriftens SuperOffice CRM-database på den samme måten. Det spiller ingen rolle om du normalt er en bruker av Service, Salg eller Marketing.
Alle brukere har nå tilgang til den samme informasjonen om firmaer og personer. På alle Personkortene kan dere se hvordan og hvorfor en kontaktperson ble opprettet i SuperOffice. Da har du kontroll på om dere følger GDPR-kravene.
Det har også blitt enklere å finne og hente kontaktinformasjon, fordi du trenger ikke lenger gå via Firmakortet først.
Nå kan du enkelt klikke på Person-knappen i venstremenyen, og du får umiddelbart tilgang til informasjon i et eget skjermbilde. I stedet for den lille dialogboksen for kontaktpersoner du brukte tidligere.
Å søke etter kontaktpersoner fra menyen er også enkelt. Som i alle andre deler i SuperOffice CRM kan du lagre favorittpersoner, sjekke nylige åpnede kontaktpersoner og søke etter personer du leter etter.
For å lære mer om hvordan du kan håndtere de personlige opplysningene til dine kontaktpersoner kan du se denne demonstrasjonsvideoen om det nye Personkortet.
Firmakortet er bare et klikk unna
Firmakortet beholder plassen som hjertet i CRM-løsningen din. Der får du 360 graders overblikk over alle aktiviteter med dine forretningsforbindelser. Det har ikke endret seg.
Firmakortet viser deg hvem av dine kollegaer som har vært i kontakt med et firma og hva dialogen har handlet om.
Du flytter deg tilbake til Firmakortet fra Personkortet med ett enkelt klikk. Du kan enten klikke på firmanavnet under navnet på kontaktpersonen, som faktisk bare er en link til Firmakortet. Eller du kan klikke på Firma i venstremenyen for å åpne Firmakortet.
I SuperOffice 8.3 er det mulig å lagre personer som ikke er koblet til et Firmakort. Dette er spesielt nyttig når du for eksempel skal registrere et nytt prospect før du vet hvilken bedrift personen jobber i. Eller når du forholder deg til en privatperson.
Selv om det er mulig å registrere en kontaktperson for seg selv, så må dere ikke gjøre det slik. Bedriften din kan selv bestemme om brukerne får lov til å lagre personer uten å knytte dem til et firma. Hvis dere kun jobber B2B kan dere for eksempel ønske at alle kontaktpersonene i databasen alltid er knyttet til et Firmakort.
Kravet om å knytte personer til et firma er en standardinnstilling i SuperOffice CRM. Dere kan imidlertid endre dette under Innstillinger og vedlikehold.
Du oppretter nye kontaktpersoner ved å klikke på Ny-knappen i toppmenyen og velge Person fra nedtrekksmenyen.
Når du oppretter en ny person kan du registrere all den viktige informasjonen du har om vedkommende.
SuperOffice bruker automatisk dine standardinnstillinger for feltene Kategori og Bransje, og også for hvilken hjemmel du har for å bruke persondata. Systemer antar også at den brukeren som oppretter personen er eieren av kontaktpersonen under Vår kontakt. Du kan endre alle disse detaljene etter behov.
Merk at standardinnstillingen etter oppgraderingen til SuperOffice 8.3 innebærer at du må knytte alle personer til et Firmakort for å lagre dem. Dette er slik det alltid har vært i SuperOffice CRM. Du kan endre denne innstillingen ved å gå inn på Innstillinger og vedlikehold, velge Preferanser i venstremenyen og så gå inn på siden Functions fra nedtrekksmenyen.
Automatisk synkronisering av felter når du knytter en kontaktperson til et firma
La oss ta utgangspunkt i at du har lagt til en ny kontaktperson, uten å knytte vedkommende til et Firmakort. Etter litt research har du funnet ut hvilken bedrift personen hører til, og du vil legge til firmaet til Personkortet. Klikk på Endre-knappen og søk gjennom databasen for å finne og knytte kontaktpersonen til det riktige Firmakortet.
Når du knytter Firmakortet til Personkortet vil SuperOffice CRM automatisk oppdatere følgende felter: Vår kontakt, Kategori og Bransje.
Med denne automatiske justeringen trenger du ikke huske på å oppdatere informasjonen manuelt, og du kan være trygg på at datakvaliteten holder mål.
Flytt eller koble en kontaktperson fra et firma
Folk bytter jobber og søker nye utfordringer hele tiden. Noen ganger kan det også hende at du ved en feiltagelse kobler en kontaktperson til feil firma.
I slike tilfeller trenger du å oppdatere CRM-databasen og flytte kontaktpersonen til det nye firmaet.
Med den nye funksjonen Flytt Person kan du koble kontaktpersonen din til et nytt firma eller koble den fra et eksisterende firma. Du finner denne nye funksjonen ved å klikke på Oppgave-menyen i skjermbildet for Personer, og så velge Vedlikehold personer i menyen som dukker opp.
Før du flytter en person fra et firma til et annet bør du ta stilling til om du skal lagre kontaktpersonens aktiviteter og salg på det eksisterende Firmakortet, eller om du skal overføre dem til det nye firmakortet.
Når du overfører en person til et nytt firma kan du velge mellom tre alternativer:
- La alle aktiviteter og salg bli værende på nåværende firmakortet
- Flytte alle aktiviteter og salg til det nye firmakortet
- Flytte alle aktiviteter og salg etter en bestemt dato, for eksempel datoen kontaktpersonen din starter i sin nye jobb
Få kontroll på duplikater med funksjonen Relasjoner
Det er ikke uvanlig å ha én og samme kontaktperson flere ganger i bedriftens database.
Personen kan for eksempel være en tidligere ansatt i Firma A og fremdeles bruke produktet ditt i jobben sin i Firma B. I tillegg kan hun eller han være eier i Firma C som er ditt prospect.
Bruk Relasjoner-fanen til å skille rollene fra hverandre, og definere de forskjellige rollene som kontaktperson har.
Relasjoner-fanen er ikke ny i SuperOffice, men nå kan du også bruke den til å definere relasjoner mellom to eller flere kontakter.
Med Relasjoner-fanen kan du lagre relasjoner mellom:
- To firmaer
- En person og et firma
- To kontakter
For å legge til en ny relasjon klikker du bare på Legg til-knappen nede til venstre i Relasjoner-fanen. Deretter legger du inn alle detaljene om personen og firmaene som er involvert.
Med Relasjoner holder du orden på alle Firma som er tilknyttet en Person, og du kan enkelt navigere mellom Firmakortene ved å klikke på Firma eller Person.
En ny personvernrapport
Den nye personvernloven gir alle personer rett til å spørre en bedrift hvilken informasjon de har lagret om dem. De kan også be om at informasjonen korrigeres eller slettes.
Nå kan du enkelt genere en personvernrapport i Personkortet og sende den til kontaktpersonene dine. Denne rapporten spesifiserer hvilke personlige opplysninger du har lagret om dem i bedriftens CRM-system.
Hvis du har tilgangsrettigheter til å lage denne rapporten går du ganske enkelt til Oppgave-menyen i Personkortet. Klikk på rapporten og den vil åpne Personvern-bildet i modulen for Innstillinger og vedlikehold. Her kan du du søke etter alle duplikatoppføringer av kontaktpersonen, og generere en rapport som inneholder alle personlige opplysninger du har lagret om denne personen.
Rapporten kan lages og sendes som PDF til personen. Hvis personen ber om at du korrigerer opplysningene kan du bruke denne rapporten for å bekrefte at du har endret til riktige opplysninger.
Slette kontaktpersoner
GDPR gir alle personer du har lagret i bedriftens database rett til å bli glemt og fjernet fra systemene i bedriften.
Når du får en slik henvendelse kan du slette en kontaktperson fra SuperOffie CRM-databasen ved å bruke Oppgave-menyen i Personkortet.
Når du sletter en kontaktperson anonymiseres alle Aktiviteter, Salg, Dokumenter og andre forhold knyttet til personen. Det betyr at aktiviteter som er knyttet til et Firma-, Prosjekt- eller Salgskort ikke blir borte, men du kan ikke lenger se navnet på den aktuelle personen.
Med denne løsningen sletter du ikke de aktivitetene som er relevant for arbeidet ditt, samtidig som du respekterer ønske til personen som ber om å bli glemt.
Det er også mulig å bruke funksjonen Masseoppdatering for å slette et større antall Personkort i én operasjon. Dette kan du for eksempel gjøre med utgangspunkt i et Utvalg av kontaktpersoner du har laget som du kan kalle ”klare til å slettes”.
Hvis du har slettet en eller fler kontaktpersoner ved en feiltakelse, så trenger du ikke bekymre deg.
Det er mulig å gjenopprette et Person- eller Firmakort igjen.
Alle slettede personer og firmaer blir oppbevart i en papirkurv i femten dager før de slettes permanent. I løpet av denne tiden er det enkelt å gjenopprette data om personer og firmaer.
NB: Merk at denne funksjonaliteten ikke gjelder et slettet Prosjekt eller dokument.
Bruk SAINT til å følge med på kontaktpersoner
SAINT står for SAles INTelligence og gir deg funksjonalitet basert på kunstig intelligens i CRM-løsningen din.
SuperOffice SAINT følger med på dataene du har lagret i CRM-løsningen og varsler deg om forskjellige statuser eller krav om oppfølginger som du har definert som viktige. Dette kan være oppfølginger som ikke har blitt gjort innen en tidsfrist, eller mål som er oppnådd eller ikke nådd. Felles for disse er at du ønsker å bli varslet for å kunne gjøre det som er nødvendig.
I SuperOffice 8.3 kan du også bruke SAINT til å følge med på informasjon om kontaktpersoner.
Du kan for eksempel bruke SAINT til å identifisere personer du ikke har hatt kontakt med over en gitt periode. Da får du en liste over kontakter som du kan fjerne fra bedriftens CRM-database eller behandle på annen måte, avhengig av bedriftens personvernpolitikk.
Før du starter med SuperOffice SAINT bør du snakke med dine kontaktpersoner i SuperOffice. De vil hjelpe deg med råd om hvordan du best kan bruke og sette opp SuperOffice SAINT.
Slå opp ”frittstående” enkeltpersoner i SuperOffice Service
Hvis du bruker SuperOffice Service vet du allerede at du kan opprette og lagre personer der.
I SuperOffice 8.3 får personer sin egen skjerm. På den måten kan du håndtere og administrere alle på samme måte og ha tilgang til den samme informasjonen.
Personkortet har i tillegg fått tre ekstra felter som tidligere ikke fantes i SuperOffice Service. Disse er kontaktpersonens foretrukne språk, prioritert servicenivå og intern kontaktperson for kundeservice.
Du finner de nye feltene i Detaljer-fanen på Personkortet.
For at dere skal kunne bruke de nye Service-feltene i Personkortet trenger bedriftens database minst én lisens for SuperOffice Service.
I SuperOffice Service har det også skjedd en tilsvarende endring. Personkortet har nå tre ekstra felter: Vår kontakt, Kategori og Bransje.
Stopp automatisk opprettelse av nye kontaktpersoner
I SuperOffice 8.3 får du muligheten til å hindre SuperOffice Service i og automatisk opprette nye kontakter når dere mottar en innkommende henvendelse fra en ukjent e-postadresse.
Dette gjør det enklere for deg å holde bedriftens CRM-database ”ren”.
Du trenger ikke bekymre deg for responstiden, brukerne av SuperOffice Service kan fremdeles svare på henvendelsene umiddelbart.
I den nyeste versjonen av SuperOffice CRM kan du enkelt søke opp og indentifisere hvem som har sendt en innkommende henvendelse, uansett om personen har sendt fra en annen e-postadresse. Da kan du registrere henvendelsen på den eksisterende kontaktpersonen og du unngår dermed å opprette et duplikat.
En annen fordel er at du kan velge å opprette en ny kontaktperson, eller la være å opprette en person i det hele tatt. I de tilfellene hvor en innkommende henvendelse åpenbart er spam, er det en fordel at systemet ikke automatisk oppretter kontaktpersoner. Datakvaliteten din blir bedre og du slipper bruke tid på å rydde opp i etterkant.
Merk at standardinnstillingen i SuperOffice Service etter oppgraderingen til SuperOffice 8.3 innebærer at systemet automatisk oppretter nye kontaktpersoner ved ukjente e-postadresser. Du kan endre denne innstillingen under System i menyen i SuperOffice Service.
Priser og tilgjengelighet
Bedrifter som har SuperOffice CRM Online og SuperOffice 8.3 i web- eller Windows-versjon får gratis tilgang til de nye funksjonene, for alle brukerplaner.
Den nyeste versjonen vil være tilgjengelig fra 24. mai 2018.
Bruker du CRM Online blir du automatisk oppgradert og kan bruke de nye funksjonene umiddelbart.
Hvis bedriften har SuperOffice installert lokalt eller på egne servere må virksomheten kjøre versjon 8.3 av SuperOffice CRM for at brukerne skal få tilgang til de nye Person-funksjonene.
De som bruker en tidligere versjon av SuperOffice CRM må oppgradere for å få tilgang til det nye Personkortet og andre funksjoner i SuperOffice CRM 8.3.
Ta gjerne kontakt med oss om du har flere spørsmål. Du finner også flere detaljer om funksjonene i SuperOffice 8.3.