Det er dit eget ansvar at følge gældende regler, men hos SuperOffice vil vi gerne hjælpe dig. Derfor udvider vi løsningen med nye muligheder og funktioner, som direkte handler om at understøtte implementeringen af de nye regler.
Denne artikel handler om:
- Hvad er persondataforordningen?
- Hvad betyder persondataforordningen for din virksomhed?
- Hvordan påvirker den nye lov CRM
- Hvordan kan SuperOffice hjælpe din virksomhed med at blive klar til at varetage de nye krav?
- Hvilke nye funktioner kommer først?
- Hvad gør du nu?
Hvad er persondataforordningen (GDPR)?
EUs nye persondataforordning (General Data Protection Regulation - GDPR) træder i kraft den 25. maj næste år. Den giver alle borgere i EU og EØS samme rettigheder, når det gælder, hvordan aktører indsamler, gemmer og håndterer data, som indeholder persondata.
Persondata omfatter alt fra kontaktdata som navn, emailadresse og telefonnummer til fortrolige oplysninger, følsomme oplysninger, unikke identifikatorer og digitale fodaftryk. Typiske data som du samler i dit CRM system.
Datatilsynet har gode beskrivelser og forklaringer af personforordningen. Her kan du læse hele forordningen, og EU har også oprettet officielle sider med relevant beskrivelse af, hvad virksomheder skal forholde sig til.
Hvad betyder persondataforordningen for din virksomhed?
Det er helt klart, at et CRM system alene ikke kan gøre din virksomhed GDPR-kompatibel. Et GDPR projekt består af tre dele.
Det første, du skal gøre, er at kortlægge din virksomhed. Hvilke typer af persondata har I, og hvad er formålet med behandlingen af disse data? Der er også strengere krav til sikker opbevaring af data.
Den næste del handler om juridisk rådgivning. Advokater er eksperter i GDPR persondataforordningen og forstår, hvilke krav den stiller til din virksomhed. De kan bistå med juridisk rådgivning.
Sidst men ikke mindst handler det om software. I de løsninger din virksomhed vælger, bør beskyttelse af persondata og administration af kravene til håndtering af persondata være standard. Dette gælder ikke kun for CRM men for alle systemer, som håndterer persondata.
Hvordan påvirker den nye lov CRM?
Den nye persondataforordning har givet CRM konceptet et nyt regelsæt. Det betyder, at alle marketingmedarbejdere, sælgere og kundeservicemedarbejdere og alle andre, som håndterer kunderelationer, skal arbejde endnu mere professionelt, når de behandler information om personer.
Hvis vi vender det lidt på hovedet, kan vi se GDPR som en mulighed og ikke en hindring. Så ser vi hurtigt, at den nye lovgivning egentlig rammer kernen af, hvad godt og effektivt CRM arbejde drejer sig om: At opbygge tillidsfulde relationer til potentielle og eksisterende kunder og give dem information, som de faktisk gerne vil have. Persondataforordningen ”tvinger” dig, som arbejder med CRM, til at blive endnu mere relevant.
Hvordan kan SuperOffice hjælpe din virksomhed med at blive klar til at varetage de nye krav?
Den nye lovgivning handler om personlige kundedata. Derfor er det helt naturligt, at os, der tænker CRM, har brugt meget tid og ressourcer på GDPR. Her får du en kort opsummering.
-
Beskyttelse af persondata i centrum af produktudvikling
En vigtig ambition i den nye lov er, at alle nye serviceydelser og løsninger skal have beskyttelse af persondata som en central del af udviklingsforløbet. Det kaldes Privacy by design. Beskyttelse af persondata er ikke noget, man fikser til sidst for at have sit på det tørre. Det bør ligge i kernen af en god strategi for at standardisere håndteringen af kunderelationer.
-
Persondatas livscyklus
Vi har taget udgangspunkt i de otte centrale persondatarettigheder i GDPR og kommer til at implementere en række nye funktioner. Disse håndterer «livscyklussen» for de personlige oplysningene. Vi kalder det Privacy Data Lifecycle Management.
Rettighederne er knyttet op til forskellige faser, som en kunde eller kontaktperson gennemgår i SuperOffice: Fra prospectfasen via kundefasen og til fasen som tidligere kunde. Nye regler og ny funktionalitet sørger for, at disse rettigheder kan varetages på en god måde.
-
Gode regler for brug af data
Vi har også identificeret alle ”bærere” af personlige oplysninger i SuperOffice: Felter, dokumenter, aktiviteter, tilbud og ordrer. Dette gør det muligt at skabe gode rutiner og automatiserede regler for, hvordan disse data skal bruges videre i SuperOffice. F.eks. hvem der kan få adgang til og se hvilke oplysninger. Et andet eksempel er, hvordan de forskellige data skal gemmes.
-
Der kommer flere SuperOffice opdateringer
I tiden frem mod den 25. maj næste år vil vi frigive flere vigtige opdateringer i tilknytning til GDPR og beskyttelse af persondata. Den første fase handler om at gøre din eksisterende kundedatabase klar til at leve op til GDPR. I de næste faser vil vi lancere flere nye funktioner. Dette sker trinvis, og vi vil løbende informere dig undervejs.
Hvilke nye funktionaliteter kommer først?
De første nye funktioner bliver tilgængelige i næste version, som hedder 8.2. Nyhederne er:
1. Håndtering af samtykke (Consent Management)
En kontaktperson kan have ”fundet vej ind i” SuperOffice på flere måder. Uanset hvordan hun eller han er kommet ind i din virksomheds database, får du mulighed for at dokumentere, hvad personen har sagt ja til. Dette vil såvidt muligt ske automatisk.
2. Håndtering af abonnementer (Subscription Management)
Det at sige ja til nyhedsbreve eller e-marketing er et samtykke. Fremover skal du sikre, at din virksomhed ikke sender til personer, som ikke har givet samtykke til at modtage præcis denne type information. I den nye version vil systemet frasortere disse personer.
3. Håndtering af eksisterende data (Bulk opdateringer)
Funktionerne til samtykke og abonnement på digital kommunikation, som nævnt ovenfor, hjælper dig med at leve op til persondataforordningen, når du gemmer nye personlige data i SuperOffice. Det er også nødvendigt at gennemgå og sikre, at alle eksisterende persondata er rigtigt gemt i henhold til lovgivningen. Og når du har gjort det, har du brug for at opdatere mange data på en gang.
Med bulk-opdateringsfunktionen kan du definere udvalget og opdatere alle personer i udvalget med rigtigt formål, juridisk hjemmel, kilde og lignende på alle data på en gang. Vurderingen af, hvordan data skal mærkes, må du selv foretage. Men opdatering en ad gangen slipper du heldigvis for.
Som nævnt kommer der meget nyt i SuperOffice i den kommende tid. Du får detaljeret information før hver lancering.
Hvis du benytter vores online løsning er du altid på sidste nye version af SuperOffice. Dette betyder, at du automatisk får adgang til alle nyhederne, lige så snart de bliver lanceret.
Husk at hvis du kører SuperOffice installeret på egne servere, skal din virksomhed opgradere for at få de nye GDPR-funktioner og flere nyheder. Hvis du opgraderer til SuperOffice CRM Online nu, er din virksomheden godt sikret i fremtiden.
Hvad gør du nu?
Selvom det virker som om, at der er lang tid til den 25. maj 2018, er der absolut ingen grund til at vente. Tværtimod vil mange sige, at det begynder at haste.
Opgradering af CRM systemet er én del af det, du og din virksomhed bør gøre frem mod 25. maj næste år, hvis du ikke har SuperOffice CRM Online.
For dig, som allerede bruger SuperOffice CRM Online, er det godt at vide, at du ikke selv behøver at tænke på selve opgraderingsopgaven, for den foretager vi for dig. Du kan også være tryg ved, at alle kundedata, du gemmer i SuperOffice, er godt beskyttet efter ISO-certificerede standarder anbefalet i den nye lovgivning.
Uanset om du kører SuperOffice i skyen eller på server, er det vigtigt at foretage dine egne selvstændige vurderinger og konsultere eksperter i forhold til GDPR. Denne tjekliste kan også være et nyttigt værktøj på vejen. Vores tekniske konsulenter hjælper gerne til med at analysere og rydde op i de kundedata, du har i dag, og selvfølgelig med opgraderinger til nye versioner.
Er du kun i opstartsfasen og ønsker mere generel information? Aflyt vores allerede afholdte webinar eller tilmeld dig et af vores seminarer om GDPR.
Er du godt i gang? Klar til at drøfte nyhederne og fremtidige funktioner nu? Kontakt os for at drøfte en opgraderingsplan som passer dig.