Dit mål er at levere kundeservice i topklasse til dine kunder. Det betyder, at du skal svare og løse alle dine kunders sager hurtigt og overgå dine kunders forventninger.
Men når du prøver at komme i bund med en overfyldt support indboks, kan det være en stor udfordring.
Intet pres, vel? Bare rolig, da SuperOffice Service rent faktisk kan hjælpe dig med at overvinde denne udfordring.
I dag vil vi dele nogle tips med dig, som du kan bruge til at yde en mere forstående og veldrevet kundeservice. Disse tips vil hjælpe dig med at vende din kundeservice til en positiv oplevelse for dine kunder, såvel som for dig selv.
Ved at bruge disse kundeservice tips, kan du virkelig blive den bedste i klassen!
Lad os komme i gang!
1. Besvar alle kundeservice spørgsmål
De bedste virksomheder sørger for, at kundeservice henvendelser straks lander i den rigtige afdeling og behandles korrekt. Og kunden får altid et svar. Det er rigtig nemt at gøre med SuperOffice Service.
Først skal du konfigurere SuperOffice Service til at oprette kategorier for dine henvendelser. Ved at gøre det, sikrer du, at en hver henvendelse automatisk sendes til den korrekte afdeling eller supportteam medarbejder. På den måde kan den rigtige person besvare sagen med det samme, og der er ikke behov for at sende sagen videre!
Når du modtager en kundehenvendelse, kan du bare åbne den og trykke på svar knappen. Dit svar vil så blive gemt på sagen, lige over den oprindelige besked fra kunden.
2. Benyt automatiske svar til at bekræfte en supportsag
Ofte kan du ikke bare løse et problem på få minutter. Og det forventer kunden heller ikke af dig. Det, de forventer, er dog, at du giver besked om, at supportsagen er modtaget, og at nogen tager sig af den.
Så, når en kunde kontakter virksomheden, uanset om det er via en webformular eller email, er det vigtigt at sikre, at kunden får en automatisk bekræftelse på henvendelsen.
Til bekræftelsen kan du benytte en skabelon, som indeholder information om åbningstid i kundesupport, sagsnr. til at følge sagen og support links til en selvbetjenings vidensdatabase eller online FAQ.
Sådan opsætter du automatiske svar
3. Brug svarskabeloner til at svare hurtigere
Når det gælder den allerbedste kundeservice, er det bedre at svare hurtigt.
Ved at benytte svar som er skrevet på forhånd, sparer du meget tid, når du skal svare kunder.
Vi kalder disse svar, som allerede er skrevet, for "svarskabeloner". Du kan tilføje de mest brugte svar eller formuleringer som svarskabeloner, så du kan arbejde hurtigere og sende bedre svar til dine kunder.
4. Opsæt prioriteter og vær velorganiseret
Når du skal hjælpe mange mennesker, er det vigtigt at være velorganiseret og være i stand til at prioritere din sagskø. Det kan være nødvendigt at tage sig af nogle kunder og sager først. Andre sager skal behandles og løses indenfor en bestemt tidsramme.
Hvordan ved du hvilke sager, du skal tage fat i først? Med SuperOffice Service behøver du ikke at gennemse lange køer og bekymre dig om hvilken sag, der har højest prioritet.
Du kan konfigurere systemet med dine kriterier og oprette prioriteter for forskellige typer af sager. Når du gør det, beder du blot systemet om at gå til den næste i køen. Det vil være den sag med højest prioritet lige nu. Det er alt, hvad der skal til, for at du altid er i kontrol!
Lær hvordan du opretter prioriteter
5. Besvar alle spørgsmål i første svar
Uanset om der er ét eller adskellige spørgsmål i en email, er det god kundeservice at besvare alle spørgsmål første gang.
Men sandheden er, at ikke alle kundesager kan løses med det samme. Nogle af dem er meget komplekse og kræver flere opfølgninger. Her er målet at reducere antallet af disse opfølgninger til et minimum.
Dette er muligt, hvis du allerede har information om, hvem kunden er. Og da SuperOffice Service registrerer alle dine interaktioner med kunder, får du et detaljeret billede af kundens profil, så du kan gå direkte til sagen uden forsinkelser.
Lær hvordan du straks finder information for at løse sager hurtigere
6. Følg op og se om kunden er tilfreds
Da så få virksomheder følger op på deres kunder, er opfølgning en nem måde til at komme et skridt foran konkurrenterne. Ligesom en automatisk bekræftelse kan du oprette en opfølgning, som sendes 3-4 dage efter dit svar for at se, om kundeservice niveauet er tilfredsstillende.
Opsætning af sådan en opfølgning, kræver en konsulent. Hvis du allerede har Service, kan du kontakte os for at få en konsulent til at opsætte dette.
7. Giv mulighed for selvbetjening med FAQ
Sørg for at give dine kunder mulighed for at hjælpe sig selv. SuperOffice Service kommer med et fuldt udstyret kundecenter. Du kan oprette og publisere alle svar på ofte stillede spørgsmål (FAQ) i dit kundecenter.
Når først du har skabt en platform til selvbetjening, kan du følge, hvad kunderne søger mest efter. Så kan du opdatere indholdet med endnu mere nyttig information, som kan hjælpe kunderne.
Lær hvordan du opretter og publiserer FAQ
Konklusion
Det er ikke raketvidenskab at levere fremragende service til dine kunder – specielt ikke hvis du bruge de rigtige værktøjer og processer.
Med SuperOffice Service kan du skabe fantastisk kundesupport. Softwaren giver dig mulighed for at opsætte interne og automatiserede processer, som vil hjælpe dig med at bekræfte, følge, håndtere og rapportere alle kundeservicesager, og hjælper dig med at besvare flere kundesager.
Alt i mens, at softwaren fjerner presset på en overfyldt kø, kan du koncentere dig om at levere en positiv oplevelse. Og på den måde sikrer du, at dine kunder får en kundeserviceoplevelse helt i top.