At stoppe og give op er det værste, vi kan gøre i disse krisetider.
Det, vi skal gøre, er at tilpasse den måde, vi arbejder på. I stedet for at køre til kontoret, deltage i overfyldte møder, hænge ud med vores kolleger, give hånd, mødes med kunder etc, skal vi nu gøre alt anderledes og på sikker afstand i vores hjem.
Sammen hver for sig. I denne tid har vi fundet en ny bedste ven – digital teknologi.
I går talte vi om vigtigheden af digitalisering og dens positive effekt på den måde, vi arbejder. Pludselig blev vi nødt til at praktisere digitalisering fra den ene dag til den anden!
I denne artikel vil vi vise dig, hvordan du kan bruge SuperOffice CRM software til at få succes med at udføre dine daglige opgaver og holde din produktivitet oppe, mens du arbejder hjemmefra.
Hold kontakten med dine kunder
En af de største udfordringer, vi oplever i dag, er, at vi ikke kan mødes fysisk med vores kunder, partnere og leverandører.
Dette betyder, at du vil foretage flere telefonopkald og videokald. Derfor er det en fordel, hvis din CRM løsning er forbundet til række VOIP systemer (Voice over Internet Protocol), også kaldet IP telefoni, og det er vigtigt at have et videoværktøj installeret.
Tip 1: Telefonopkald med ét klik
Ved hjælp af CTI for SuperOffice såvel som Amesto Phone Integration kan du foretage hurtige telefonopkald direkte fra systemet. Alt, hvad du skal gøre, er at klikke på en knap og ringe!
Det betyder, at du nu ved mere om den person, du ringer til, du kan se alle kontaktdetaljer og tidligere dialog på skærmen, og du kan samtidig tage noter under samtalen, som vil blive gemt på Aktivitetsfanen under Kontaktkortet. Og senere kan du tildele en opfølgningaktivitet på denne samtale til en kollega, eller du kan bede om, at der bliver ringet tilbage.
Lær hvordan du kan foretage telefonkald direkte fra SuperOffice [video]
Tip 2: Ringelister
En anden måde at håndtere et stort antal telefon og videokald er at forberede en ringeliste med alle dine kontaktpersoner, som du skal kontakte. Udvalg kan hjælpe dig med at holde styr på alle de kunder, som du skal kontakte.
Her er et eksempel på de søgekriterier, som du skal bruge til at oprette din ringeliste:
- Kategori: Er en af: Kunde A, Kunde B, Kunde C, Kunde D
- Fornavn: Starter med %
- Salgskontakt: Aktuel bruger
TIP: Når du har oprettet dit udvalg, kan du åbne det i Minikortet. På den måde kan du klikke på navnet på den næste kunde, som du vil ringe til, og se deres kontaktinformation på det store skærmbillede, mens du registerer dit telefonkald eller videomøde direkte i din SuperOffice Dagbog.
Ved at oprette et udvalg med personer, som du skal kontakte, glemmer du aldrig nogle, du kan planlægge din arbejdsdag, og du ved, hvem der er blevet kontaktet, og hvem der ikke er.
Brug Udvalg til at nå dine salgsmål [video]
Tip 3: Effektive samtaler med chat
For at give mulighed for en løbende og uforstyrret kommunikation, kan du benytte SuperOffice Chat ved at tilføje et chat-widget på din hjemmeside. Med Live chat kan du straks starte en dialog med dine kunder, specielt hvis de har brug for hjælp. Når du har al information om kunden på skærmen, kan du have en mere effektiv og løsningsorienteret samtale via SuperOffice Chat.
Kom i gang med SuperOffice Chat
Tip 4: Webinarer
Video er blevet din nye gode ven i disse dage. Det, som før blev holdt som et event for kunder eller kundeemner såsom et seminar eller en workshop, må nu holdes online og bliver til et webinar.
For hurtigt at organisere et webinar får du et par produktivitetstips.
Med SuperOffice CRM kan du via Udvalg oprette meget målrettede lister over personer, som du ønsker at invitere, og så sende en masseudsendelse eller en SMS-besked fra din Mobile CRM til dem alle med en invitation til dit event. I invitationen kan du tilføje en webformular, som de inviterede kan udfylde for at tilmelde sig.
For at planlægge organisations aktiviteter i forhold til webinaret kan du oprette et Projekt i SuperOffice CRM, hvor du kan fordele roller til projektdeltagere og gemme al relateret information, spots på de sociale medier, emails, præsentationer og anden kommunikation. Og efter eventet kan du sende en email eller en SMS til alle deltagere og takke dem for deres deltagelse og bede om tilbagemeldinger.
Lær hvordan du opretter et projekt
Få information om din virksomhed ud
Selvom din virksomheds fysiske tilstedeværelse i form af et kontor eller en butik er lukket ned, betyder det ikke, at du ikke er åben for ny forretning. Når du fortsætter dine aktiviteter online, skal du kunne nå dine kunder, sende dem vigtig information, informere om mulige ændringer, sende nye tilbud eller invitere dem til online events.
SuperOffice CRM kan give dig flere måder til at nå ud til dine kunder med information om din virksomhed.
Tip 1: Udsendelser
Når hurtig information er altafgørende, kan du sende persontilpassede udsendelser, nyhedsbreve, marketing kampagner og driftmæssige beskeder fra SuperOffice CRM for at informere om ændringer af driften i den virksomhed. Du kan også tilføje et link til en webformular for at invitere dem til et online event. Og hvis du ikke har tid til at designe en skæddersyet udsendelse, findes der et bibliotek af standard skabeloner, som du kan vælge imellem.
Lær hvordan du opretter en udsendelse
Tip 2: SMS beskeder
Antallet af emails, som du har modtaget, siden du begyndte at arbejde hjemmefra, er stødt stigende.
Virksomheder over hele verden sender nu emails for at forklare, hvad de gør for at reducere risikoen ved COVID-19, hvordan de kan hjælpe deres kunder med at holde forretningen i live, og distribuere vigtig information såsom aflysning af events eller udsættelse etc. Og du har måske brug for at gøre det samme!
Men i stedet for at sende dine kunder endnu en email, som de måske ikke læser, hvorfor sender du dem så ikke en SMS besked? SMS beskeder har en gennemsnitlig åbningsrate på 98%, hvorimod emails kun har en gennemsnitlig åbningsrate på 20%.
Når du bruger SuperOffice Mobile CRM kan du sende SMS beskeder inkl. URL links, til alle kontaktpersoner, som du har registreret på et projekt, et salg eller en aktivitet. Du kan sende den samme SMS besked til en stor gruppe af personer og nå dem direkte.
Her er et hurtigt eksempel:
Samarbejd med dine kolleger
En ting, som du helt sikkert vil savne, er at mødes med dine kolleger, snakke med dem, blive opdateret, hænge ud, dele arbejdsopgaver og holde ad hoc møder. Alt dette kan stadig foregå, men det skal være langt mere struktureret og organiseret.
Tip 1: Planlæg dine opgaver og møder
For at følge din normale arbejdsrytme må du have en plan. SuperOffice Dagbogen er en fantastisk funktion, som hjælper dig med at organisere din interne kommunikation, planlægge møder og allokere opgaver. Sørg for at registrere dine aktiviteter i Dagbogen, så alle ved, hvad du arbejder med, og hvornår du er tilgængelig. Du kan også tjekke dine kollegers kalendere og planlægge et telefon- eller videomøde eller tildele opfølgningsaktiviteter og på den måde optimere dit arbejde.
Lær hvordan du bruger din dagbog
Tip 2: Det er nemt at samarbejde om dokumenter
At dele de samme værktøjer med dine kolleger er den bedste måde at sikre en direkte forbindelse. SuperOffice CRM integreres nemt med Office 365, Gmail Link, og Google Suite. Disse integrationer giver dig mulighed for at tilgå og arbejde med de samme dokumenter samtidig. Uanset den fysiske distance, kan du se de samme data og dele tanker, ideer og information i det samme virtuelle rum i realtid.
I SuperOffice App Store findes der integrationer til disse løsninger, og de kan hentes gratis.
 |
 |
Tip 3: Mål og visualisér dit arbejde
En anden måde til at sikre, at du og dine kolleger arbejder med (og diskuterer) de samme data, er at benytte Dashboards, som giver dig mulighed for at zoome ind på salg, projekter, aktiviteter og meget mere og på den måde få et produktivt møde med dine samarbjedspartnere eller din chef.
Der er mange måder, hvorpå du kan måle og visualisere dit arbejde med Dashboards. Grafer og lister med information sammenfatter effektivt resultaterne af dit arbejde, hvilket gør dit møde fokuseret og resultatorienteret. Og med mere end 48 grafer at vælge imellem kan du tilpasse dit dashboard med bare nogle få klik.
SuperOffice Dashboards giver dig også mulighed for at se både overordnede tendenser og sag-til-sag detaljer. Når du klikker på en af søjlerne i et dashbord, vil SuperOffice vise dig listen over aktiviteter, salg eller virksomheder, som den består af. På den måde kan du diskutere fremdriften med din chef og hurtigere udarbejde en handlingsplan.
Lær hvordan du visualiserer dine data med dashboards
Træd til i stedet for fraværende kolleger
Den nuværende pandemi påvirker alle. Nogle mennesker har midlertidigt mistet deres job, nogle har brug for at have færre arbejdstimer p.g.a. børn, der skal undervises hjemme, og andre kan ikke arbejde af helbredsmæssige årsager.
Her er 3 produktivitetstips, som vil hjælpe dig med at overtage andres ansvarsområder uden at gå på kompromis med effektiviteten.
Tip 1: Se dine kollegers dagbøger
Din CRM løsning indeholder både dine kollegers Dagbøger og deres To-do lister. Ved at skifte visning fra din egen Dagbog til en af dine kollegers, kan du se alle de aktiviteter, de har planlagt de kommende dage og uger. Og på Aktivitetsfanen vil du se alle opfølgningsaktiviteter – både de planlagte og dem, der er overskredet. Du behøver bare at overtage alle de aktiviteter, du finder, følge op på dem og udføre dem.
Tip 2: Find alle deres åbne salgsmuligheder
For at bevare effektiviteten og hjælpe din virksomhed med at holde forretningen kørende som normalt, må du følge op på alle åbne salgsmuligheder. Du kan finde dine fraværende kollegers åbne salgsmuligheder ved hjælp af et af standardudvalgene i SuperOffice CRM.
- Gå til Udvalg og søg efter Salg: Muligheder (Pipeline).
- Når du har åbnet udvalget, klik på +Tilføj knappen og tilføj Salg: Bruger ID kriterium og vælg den kollega, som du hjælper, og du vil se alle hans/hendes åbne salgsmuligheder.
Tip 3: Find alle deres åbne projekter
For at holde styr på og nå alle milepæle i projekter, er det vigtigt at udarbejde en liste over alle aktive projekter, som dine kolleger arbejder på. På den måde kan du prioritere, hvilke projekter der skal håndteres først, og vigtigst af alt informere kunden om, at du midlertidigt tager over.
Du kan finde alle igangværende projekter ved at bruge et af standardudvalgene i SuperOffice CRM.
- Gå til udvalg og søg efter Projekter: Alle aktive projekter.
- Når du har åbnet udvalget, klik på +Tilføj knappen for at tilføje Projektets: Bruger ID kriterium og vælg den kollega, som du hjælper, og du vil se alle hans/hendes aktive projekter.
Fokusér på det, der betyder mest
Når du arbejder hjemmefra, kræver det måske, at du er super-effektiv, når du skal prioritere dine aktiviteter. Du skal reagere hurtigt på den nuværende situation. Dette kan betyde, at du hurtigt skal være i stand til at finde det rigtige dokument eller aktivitet.
Tip 1: Filtrering af aktiviteter
Du kan bruge Filter funktionen til at filtrere Aktivitetsfanen efter kriterier såsom ejer, gruppe, personer, dato og type. Bare vælg den aktuelle periode og ejer af en aktivitet eller et dokument og fjern al unødvendig information fra din visning for at indsnævre din søgning.
Lær hvordan du kan filtrere aktiviteter i SuperOffice
***
Når du arbejder hjemmefra, bør det ikke formindske dine resultater eller reducere produktiviteten. Med de rigtige digitale værktøjer på plads kan du forblive lige så effektiv, som hvis du var på kontoret, og måske endda nå endnu mere!
Der er mange måder at forblive produktiv på med SuperOffice CRM. Besøg vores inspirationsside og find endnu flere tips & tricks til at forblive produktiv.
