Din virksomhed ændrer sig lige såvel som dine processer, og dit CRM skal følge med. Enhver ændring i din virksomhed skal afspejle sig i din CRM løsning.
Din virksomhed ændrer sig, det skal dit CRM også gøre
For at give dig en ide om, hvad CRM tilpasninger betyder, kan du bare tænke på nogle af de nyeste tiltag i din virksomhed. Måske er du begyndt at arbejde med en ny type kunder? Eller din virksomhed er begyndt at tilbyde nye serviceydelser til dine kunder?
Disse ændringer kræver sikkert en ny type aktiviteter og tilpasninger af din salgsproces.
Derudover kan du finde nye kanaler og måder at bearbejde dine kunder. F.eks. har du måske tidligere sorteret dine kunder efter branche, men nu vil du også målrette din markedsføring baseret på størrelse af virksomheden, og du har behov for nye felter, hvor du kan registrere denne information.
Ændringerne kan også være relaterede til den måde, dit team arbejder på. Ændringer i de overordnede processer bør afstedkomme ændringer i key performance indicators (KPI'er) for dit team. Lad os f.eks. sige, at du ønsker, at dit team oftere skal følge op på kunderne. Så vil du måske gerne måle antallet af sælgernes møder med kunder, og du må derfor oprette en ny aktivitetstype, så du kan skelne kundemøder fra andre typer af møder.
Da alle virksomheder er unikke, er dette bare nogle eksempler på mulige ændringer, som bør afspejle sig i din SuperOffice løsning, så den matcher dine aktuelle behov.
Læs mere om tegn på, at dit CRM skal tilpasses
Forældet CRM kan blive en byrde
Hvad sker der, hvis du ikke finjusterer dit CRM system løbende?
Formentlig vil du støde på begrænsninger. Dit CRM system skal gøre dine forretningsprocesser enklere og sikre større effektivitet. Hvis CRM systemet ikke er tilpasset til dine behov, bliver det kompliceret og forældet. Og måske vil du til sidst forsøge at undgå at bruge det.
Resultatet vil i sidste ende blive manglende data eller dårlig datakvalitet.
Heldigvis behøver du ikke frygte dette scenarie. Det er nemt og enkelt at tilpasse SuperOffice, så det understøtter dine forretningsprocesser - når som helst.
3 områder som kræver jævnlig optimering
Her er de mest almindelige områder i SuperOffice, hvor der løbende er behov for finjustering:
1. Upræcise lister og forældet kategoricering
Når du registrerer din kundedata i SuperOffice, kan du bruge lister til at gruppere din information. F.eks. har du drop-down menuer for Kategori og Branche felterne på virksomhedskortet. Dette er eksempler på felter med forud-definerede lister, som hjælper dig med at kategoricerer dine data i henhold til dine forretningsregler.
Hvis du har gjort forarbejdet godt, har du nemmere ved at segmentere dine kunder på et senere tidspunkt. Og det er jo målet! Præcise kundedata, som du helt enkelt kan opdele og kombinere, når du har behov for det.
Derfor anbefaler vi også, at du regelmæssigt gennemgår dine lister i SuperOffice – for at tjekke, om de stadig er opdaterede og passer perfekt til dine processer. Det kan være, at du mangler nogle valgmuligheder, eller at andre ikke længere er præcise nok.
Hvis du vil foretage en ny registrering i SuperOffice, og dine eksisterende lister ikke helt dækker dine behov, er der risiko for, at du begynder at bruge andre felter, som kommer tættest på. Og det er slet ikke en god ide! Hvis det sker, går det ud over din datakvalitet.
Lad os se på, hvad der kan ske. Når du registrerer en ny kunde, skal du udfylde felterne Kategori og Branche.
Hvis du ikke kan finde den korrekte branche i drop-down listen, er der risiko for, at du vælger den, der giver bedst mening. Eksempel - i stedet for at give din kunde typen Fødevarer & Catering, vælger du Service. Eller du vælger bare Andet. Hermed er du godt på vej til at gå glip af information om en hel branche, som du arbejder med. Alle de fremtidige problemer, det kan medføre, kan du undgå ved ganske enkelt at tilpasse valgmulighederne.
Det samme gælder for feltet Kategori. Måske ønsker du at give nogle kunder en helt speciel behandling alt efter den værdi, de repræsenterer for din virksomhed, eller p.g.a deres størrelse? Du bør derfor overveje at differentiere dine kunder efter det kriterium, du vælger, f.eks. A-kunder, B-kunder, VIP-kunder eller lign.
Hvis du ikke har defineret din kundesegmentering præcis, bliver det sværere at målrette aktiviteter som f.eks. at invitere alle dine VIP kunder til et seminar, eller sende tilbud specielt rettet mod kunder i IT branchen.
2. Manglende felter
Da du begyndte at arbejde med SuperOffice, var der allerede nogle standart felter med i systemet, hvor du kunne registrere din information.
Men i takt med, at din virksomhed udvikler sig, vil der komme et tidspunkt, hvor du får behov for flere felter. Ved at tilpasse din SuperOffice løsning med yderligere felter, kan du få et bedre overblik over dine eksisterende såvel som potentielle kunder, og det kan også hjælpe dig med at opdage nye salgsmuligheder.
Du kan f.eks. tilføje et felt, hvor du kan registere antal ansatte i hos din kunde eller tilføje yderligere felter på virksomhedskortet under fanen Mere, så du kan segmentere din kundedatabase endnu bedre.
Det kan også være, at dit system over tiden bliver besværligt at bruge, fordi der er for mange felter, som du ikke har behov for. Så skal du gennemgå og rense ud i dit system, så effektiviteten altid er i top.
Sådan tilføjer du bruge-definerede felter
3. Forældede dokumentskabeloner
Uanset om det er til kommunikation med dine emner, kunder eller partnere eller blot til intern kommunikation, bruger du en række dokumentskabeloner i SuperOffice CRM.
Ensartet kommunikation med flotte tilpassede emails, tilbud eller andre dokumenter er en vigtig del af din virksomheds image. Derudover bliver det nemmere for alle medarbejdere at kontakte kunder og holde styr på kontaktinformation og historik.
Men igen er det den samme historie. Dokumentskabeloner kan blive forældede og kan føre til mindre effektivitet eller endda fejl. Lad os sige, at du har tilføjet nogle nye trin i din salgsproces, og disse understøttes ikke af de nødvendige dokumentskabeloner.
Her er, hvad der kan ske: Dit team begynder måske at bruge deres egne skabeloner i stedet for fælles skabeloner i SuperOffice. Og resultatet bliver, at dine kontakter modtager dokumenter med forskelligt design, hver gang de kommunikere med forskellige medarbejdere i dit team.
Og det bliver værre: De dokumenter, som sendes til dine kontakter bliver ikke gemt i SuperOffice, så det bliver umuligt at følge med i, hvad der sker i din virksomhed.
For at undgå denne situation, skal du gennemgå dine dokumentskabeloner i SuperOffice og tilføje nye, når der er behov for det, eller ændre dem, som er forældede. Når du f.eks. finder nye typer af kunder eller begynder at tilbyde andre produkter eller serviceydelser, kan det betyde, at du må udvikle nye salgsaktiviteter. Og der kan blive behov for nye dokumentskabeloner til at understøtte disse aktiviteter.
Sådan tilføjer du eller retter dokumentskabeloner
Konklusion
Efterhånden som din virksomhed vokser, ændrer dine forretningsprocesser sig. Med SuperOffice CRM har du en løsning, som bliver ved med at være et værdifuldt værktøj og kan hjælpe dig med at gøre hverdagen enklere og skabe vækst. Du må dog løbende skræddersy løsningen til dine aktuelle behov.
Systemet er fleksibelt og kan nemt tilpasses til at understøtte dine forretningsstrategier. Hver gang, der sker en ændring i din virksomhed, må du gennemgå din CRM løsning og tjekke om, der er lister, felter, dokumenter eller anden funktionalitet, som skal tilrettes.
Det er altid en god ide, at reflektere over, hvilke indsigter og resultater, du ønsker at få ud af dit CRM system. Og så er det nødvendigt at sikre, at de data, der registreres i dit CRM, understøtter disse mål.
Vil du tilpasse dit CRM system til dine aktuelle behov?
Gør det selv med trin-for-trin guider til at tilpasse SuperOffice CRM
eller