Her får du mere at vide om:
- Dokumentation af samtykker
- Dokumentation af hvorfor du gemmer persondata
- Gem flere samtykker for forskellige formål
- Angiv kilden for din persondata
- Send automatiske emailbekræftelser
- Tilpas SuperOffice CRM til dine behov
- Pris og tilgængelighed
Dokumentation af samtykker
Den 25. maj 2018 træder den nye Persondataforordning - General Data Protection Regulation (GDPR) i kraft.
GDPR regulerer, hvordan virksomheder indsamler, gemmer og behandler persondata. Virksomhederne skal have en grund til at gemme persondata. Derudover kan denne information kun gemmes i en begrænset tidsperiode.
Som virksomhed har du selvfølgelig stadig lov til at gemme persondata i din CRM løsning og forskellige IT systemer.
I nogle tilfælde skal du måske bede om eksplicit samtykke til at indsamle og gemme persondata. Det gælder f.eks., hvis din virksomhed indsamler følsomme data om en person. Når eksplicit samtykke er nødvendigt, kræver GDPR, at virksomheden dokumenterer selve samtykket, og hvordan det er blevet indhentet (hvor, hvornår og hvem).
For at gøre det nemmere for dig at holde styr på samtykker fra dine CRM kontaktpersoner, har vi udviklet nogle nye funktioner, som vi kalder “Samtykkehåndtering”.
Med introduktionen af Samtykkehåndtering i SuperOffice CRM, vil du kunne:
- Dokumentere, hvorfor du gemmer personlige data;
- Gemme forskellige samtykker fra samme kontaktperson;
- Angive kilden til samtykke - f.eks. gennem en webformular;
- Specificere, hvornår og af hvem information er blevet opdateret.
Dokumentér hvorfor du gemmer persondata
For at hjælpe dig med at leve op til GDPR lovgivningen om at dokumentere samtykker giver de nye funktioner i SuperOffice CRM dig mulighed for at dokumentere grunden til, at du ønsker at gemme og anvende en persons data (“Retsgrundlag”), og hvad du vil bruge det til (“Formål”).
For hver måde, som du forventer at anvende personlige kundedata, kan du dokumentere grunden til (Retsgrundlag), hvorfor du gør det.
Vi har gjort det nemt for dig at registrere og få overblik over denne dokumentation i din SuperOffice CRM database.
I bunden af kontaktpersonkortet finder du et nyt felt “Retsgrundlag”. Dette felt viser dig, hvilken juridisk grund din virksomhed har for at gemme denne kontaktpersons data.
Når du klikker på dette, vil du se alle formål med og samtykker til at gemme denne kontaktperson.
Se denne video og lær, hvordan du kan registrere og gemme samtykker i SuperOffice CRM.
Gem flere samtykker for forskellige formål
Forskellige virksomheder her forskellige grunde til at indsamle persondata, og de bruger måske disse data til vidt forskellige formål. Hvor en virksomhed kan have to grunde til at indsamle data, har en anden virksomhed måske fem eller flere. Og det samme gælder virksomhedernes formål med at indsamle data. Det er også vigtigt at bemærke, at hvis du har flere formål, som kræver samtykke skal du indhente et samtykke pr. formål.
De nye funktioner til Samtykkehåndtering gør det nemmere for dig at tilføje eller slette så mange grunde til og formål med at gemme, som din virksomhed har behov for.
Under Indstillinger og Vedligehold i SuperOffice CRM er der en ny “Privacy” sektion, hvor du kan definere de forskellige samtykker, din virksomhed skal bruge til at dokumentere og gemme.
Nedenfor kan du se, at der som standard allerede ligger to formål i SuperOffice CRM, som du kan bruge:
Den første hedder “Salg og service” og indikerer grunden til, at du ønsker at gemme denne persondata i din CRM løsning: Du ønsker at sælge produkter og serviceydelser til kontaktpersonen og/eller yde service.
Den anden hedder “E-marketing” og betyder, at dit formål med at gemme denne information er, at du ønsker at sende e-marketing udsendelser til en person. I mange europæiske lande kræver dette formål et eksplicit samtykke, specielt når du sender e-marketing til kundeemner.
Disse formål er ikke nødvendigvis de rigtige for din virksomhed. I må i din virksomhed beslutte, hvad der er rigtigt i forhold til GDPR og i forhold til jeres egne retningslinjer for beskyttelse af persondata. Når I har truffet disse beslutninger, kan I nemt opdatere og håndtere dette under Indstillinger og Vedligehold.
Angiv kilden for dine persondata
Hvis der er nogen, der spørger, hvordan du har fået deres information eller samtykke til at gemme deres persondata, skal du kunne fortælle dem det.
Der findes et felt, som hedder “Kilde”, hvor du kan specificere, hvordan en kontaktpersons information er kommet ind i SuperOffice CRM.
Kilden til at registrere en ny kontaktperson i din SuperOffice database kan være alt fra et visitkort på et møde eller en modtaget email til en chat-samtale eller en webformular fra din hjemmeside.
Kilder kan oprettes i en liste, og som med alle lister i SuperOffice CRM kan du nemt tilpasse denne "Privacy" liste til dine behov.
Send automatiske emailbekræftelser
I den nye GDPR verden har personer “Retten til at blive informeret”, hvilket betyder, at personer på forhånd skal have besked, når en virksomhed vil gemme deres persondata, og de skal vide hvorfor.
SuperOffice CRM giver dig mulighed for automatisk at sende en bekræftelsesemail til de personer, som bliver registreret i din database.
Det er ikke bare en høflig måde at følge op på din indledende kontakt med en kunde på. Det giver også din kontaktperson en god mulighed for at kontakte dig, hvis de har spørgsmål eller indvendinger mod, at du gemmer deres information.
Du kan opsætte systemet, så der også medtages et link til en personlig profilside, hvor dine kontaktpersoner kan fortælle dig, hvilken type kommunikation, de ønsker at modtage.
Du kan læse mere om Abonnementshåndtering her.
Specificér hvornår og hvem, der har opdateret information
GDPR giver personer ret til at spørge en virksomhed, hvilken information de har gemt om dem. Og hvis de gerne vil se denne information, vil det være en fordel at kunne trække den ud af systemet i et nemt læsbart format og sende det.
SuperOffice CRM er nu designet til automatisk at holde styr på denne information for dig.
Som vi tidligere har beskrevet, får du en dialogboks frem, når du klikker på feltet “Retsgrundlag” på kontaktpersonkortet. Her kan du se alle de samtykker, du har fået, kilder for denne information, hvornår den er blevet opdateret, og hvem der har gjort det.
Hvis en person beder om det, kan denne information nemt eksporteres til Excel og sendes.
Tilpas SuperOffice CRM til dine behov
I den nye version af SuperOffice CRM kan du se, at vi har tilføjet en række nye funktioner, som kan hjælpe din virksomhed med at leve op til GDPR lovgivningen.
Hver enkelt virksomhed er ansvarlig for at være klar til at overholde GDPR lovgivningen den 25. maj 2018. Bemærk, at GDPR reglerne kan variere fra land til land, og at virksomheder kan have forskellige retningslinjer for beskyttelse af persondata. Vi råder altid vores kunder til at søge juridisk bistand for at sikre, at jeres virksomhed er klar til at efterleve den nye lovgivning.
Uanset disse forskelle kan du være sikker på, at din SuperOffice løsning understøtter dig i dette arbejde. Systemet kan tilpasses virksomhedens GDPR krav, når det gælder CRM data.
Hvis du bruger vores Online løsning, bør du læse, hvad der sker efter opgraderingen, så du ved, hvad du kan forvente.
Priser og tilgængelighed
Brugere af SuperOffice CRM Online og SuperOffice 8.2 Web eller Windows versioner vil få de nye funktioner til Samtykkehåndtering gratis, inklusiv i alle brugerkategorier.
De nye funktioner til Samtykkehåndtering er tilgængelige 13. marts.
Hvis du er CRM Online bruger, bliver du automatisk opgraderet, og du kan straks tage de nye funktioner i brug.
Hvis du har SuperOffice installeret på egne servere, er din organisation nødt til at køre på version 8.2 af SuperOffice eller nyere.
Bemærk, hvis du bruger en tidligere version af SuperOffice CRM, er du nødt til at opgradere for at få adgang til funktionerne til Samtykkehåndtering såvel som de øvrige funktioner til beskyttelse af persondata.