Vennligst les Håndtering av samtykke og Håndtering av abonnementer før du leser videre her. Det vil gjøre deg bedre kjent med noen av begrepene og situasjonene du vil lese om nedenfor.
6 ting du trenger å vite etter oppgraderingen
#1 Alle eksisterende kontaktpersoner i databasen din har blitt oppdatert med et formål for lagring av persondata og med en juridisk hjemmel
GDPR krever at alle bedrifter må ha både en grunn (et formål) for å lagre noens personlige opplysninger, i tillegg til å ha et lovmessig fundament (juridisk hjemmel) for å lagre disse dataene.
På tidspunktet for oppgraderingen av systemet ditt antar vi at grunnen til at du ønsker å lagre dataen er med et formål om ”Salg og service” til hver enkelt kontaktperson. Vi antar også at den juridiske hjemmelen du har for å selge og yte service er at du har en ”berettiget interesse” for å gjøre det. Derfor vil du se at begge disse feltene er fylt ut med denne informasjonen.
Denne antakelsen kan være riktig for alle dataene dine, eller den kan være riktig for deler av dem. Det er viktig at bedriften din vurderer og evaluerer hvorfor dere lagrer data, og at dere definerer de innstillingene for samtykke og personvern som er riktige for akkurat deres bedrift. De forhåndsregistrerte standard-formålene er en fornuftig start som dere kan bygge videre på når dere er klare for det.
#2 Alle kontaktpersoner du har sendt en e-post utsendelse til er tildelt “Samtykke til e-postmarkedsføring” av systemet
Hvis du jevnlig har sendt e-postkommunikasjon til kontaktpersonene i systemet ditt kan du fortsatt bruke SuperOffice CRM til å gjøre dette. Det er ingenting i systemet som hindrer deg i å sende til dine vanlige e-postlister.
Du vil se at de kontaktpersonene du har sendt jevnlig e-postkommunikasjon til har fått ”samtykke til e-postmarkedsføring” av systemet med den juridiske hjemmelen ”berettiget interesse”.
Kontaktpersoner som er markert med formålet “E-postmarkedsføring” får også valget om å gi deg beskjed om hva slags utsendelser de vil motta. For de kontaktene du jevnlig har sendt utsendelser til vil du se at knappen for E-postmarkedsføring er skrudd PÅ slik som nedenfor:
Det er viktig å merke seg at til tross for at dette er en rimelig tolkning av din nåværende praksis for utsendelser, så anbefaler vi likevel at du fornyer alle samtykker til e-postmarkedsføring, slik at disse samtykkene er i tråd med GDPR. Det er også en god idé å søke juridisk rådgivning for å være sikker på at du er på rett spor.
#3 Kontaktpersoner du ikke har sendt utsendelser til tidligere vil ikke ha registrert samtykke til ”e-postmarkedsføring”
Til forskjell fra personer som står på dine vanlige e-postlister, så antar systemet at hvis du aldri har sendt en e-post til en kontaktperson i din database, så har du heller ikke samtykke til å sende denne personen e-postmarkedsføring.
Hvis du for eksempel finner fram til en kontaktperson du aldri har sendt en e-post utsendelse til tidligere. Når du åpner fanen for interesser vil du se at knappen for ”E-postmarkedsføring” er skrudd AV.
Hvis du sjekker samtykket til e-postmarkedsføring under ”Hjemmel” vil du se at den er blank, siden systemet har tolket fraværet av utsendelser rettet mot denne personen som om samtykke fra denne personen ikke har blitt innhentet.
Du bør merke deg at selv om knappen for e-postmarkedsføring er skrudd av, så vil ikke systemet hindre deg i å sende utsendelser til disse kontaktene.
Om du imidlertid vil være sikker på at du ikke sender utsendelser til noen som ikke har gitt sitt samtykke til det, så må du gå til ”Innstillinger og vedlikehold” og aktivere feltet for ”E-postmarkedsføring”.
#4 Alle kontaktpersoner som tidligere var markert med “Ingen utsendelser” blir registrert som at samtykke til e-postmarkedsføring er ”tilbaketrukket”
Feltet “Ingen utsendelser” på kontaktpersonkortet vil ikke lenger være synlig. Dette erstattes automatisk med at samtykke til e-postmarkedsføring er “tilbaketrukket”
Her er et eksempel på en kontaktpersonkort som er markert med "Ingen utsendelser”.
I den oppgraderte versjonen er “Ingen utsendelser” erstattet med nye registreringer som nedenfor. Formålet ”e-postmarkedsføring” har en juridisk hjemmel som er ”tilbaketrukket”.
Hvis du går til fanen for interesser vil du se at knappen for e-postmarkedsføring er skrudd AV.
Du trenger ikke bekymre deg for funksjonaliteten “Ingen utsendelser” og individuelle innstillinger du har gjort der. Dette betyr bare at den vises annerledes via knappen for e-postmarkedsføring på kontaktpersonkortet.
Dette påvirker heller ikke avkrysningsboksen for “Ingen utsendelser” på kontaktkortet.
#5 Systemet har tildelt deg et sett med abonnementstyper som du kan tilpasse dine behov eller fjerne i sin helhet.
For å hjelpe deg i gang har systemet automatisk lagt til 4 ”abonnementstyper” som en kontaktperson kan abonnere på. Disse er:
Vi har valgt disse 4 abonnementstypene fordi det er de mest vanlige formene for e-postkommunikasjon en bedrift har med sine kontakter. Men du kan enkelt endre de under ”Innstillinger og vedlikehold”.
Hvis det ikke er interessant for deg å ha kontroll på de forskjellige e-postutsendelsene kontaktpersonene dine mottar, eller det ikke er relevant for bedriften din, kan du ganske enkelt fjerne listen under ”Innstillinger og vedlikehold”.
På den annen side: Hvis bedriften din har fulgt med på kontaktpersonenes forskjellige preferanser for utsendelser slik de vises på interessefanen, så kan du konvertere dette til de nye abonnementsfunksjonene.
En av våre CRM-rådgivere kan hjelpe deg med dette.
#6 Linken “Administrer dine abonnementer” erstatter linken “meld deg av her”
I modulen for utsendelser i SuperOffice CRM er det et sett med maler som du kan bruke for å lage nye utsendelser. I disse malene er det allerede en standard link med ”meld deg av her”, som automatisk oppdaterer avkrysningsboksen for ”Ingen utsendelser” for en kontaktperson.
Denne standardlinken for avmelding har nå blitt erstattet og peker til personlig profilside hvor kontaktpersonen selv kan melde seg av og/eller endre preferansene for abonnementer.
Hvis du ikke har brukt standardlinken for avmelding, men har laget en egen link selv, må du oppdatere disse slik at linken peker til den nye personlige profilsiden.
Hvis du trenger hjelp til å ta i bruk den nye funksjonaliteten, ta gjerne kontakt med oss for å gjøre en avtale. Vi og partnerne våre har mange CRM-rådgivere som kan hjelpe deg.
Les også:
- Dokumentere grunner og formål for lagring og bruk av persondata
- Slik håndterer du e-postmarkedsføring i CRM-systemet ditt
- Masseoppdatering av data
- Tilgjengelige tjenester som gir deg best mulig utbytte av den siste versjonen