Under de senaste veckorna har kontor över hela världen förflyttats till att bli hemmakontor i våra vardagsrum, sovrum, gästrum och kök. Våra kollegor och chefer finns inte lika enkelt tillhands för att hjälpa till eller svara på en snabb fråga.
Samtidigt innebär störningar i leverans och produktionssystem ofta en plötslig ökning av kundförfrågningar, samt ökade avbokningar och krav på återbetalning.
Att bibehålla en högkvalitativ kundservice under dessa förhållanden är inte lätt. Under dessa osäkra tider - när kunder sannolikt är rädda, oroliga och i behov av information - är det viktigare än någonsin att tillhandahålla en pålitlig och effektiv service.
För att hantera dessa nya utmaningar satsar nu många företag på att snabbt ställa om och blir mer digitala för att kunna ta hand om sina kunder. När social distans och hemmakontor för många företag är normen, kan smarta digitala verktyg vara extra viktigt för att kunna leverera utmärkt kundservice.
Digitala verktyg som livechatt och virtuella kundcenter kan hjälpa dig att se till att dina kunder alltid kan nå er, oavsett var de är och när de önskar kontakt.
Digitala verktyg som dessa hjälper dig också att ge konsekventa och snabba svar och uppdateringar på ett organiserat och systematiskt sätt - även om dina team och företag nu är spridda på olika platser.
Det finns många sätt som din SuperOffice Service-lösning kan hjälpa dig att komma igång med att ta hand om dina kunder på ett digitalt sätt.
Låt oss titta på några av lösningarna:
Ärendehantering – hjälper dig så dina kunder får svar snabbt
När en orolig kund vill komma i kontakt med ditt företag är det viktigt att de känner att de kan få snabba svar och de vet att ni finns där för dem.
Om dina vanliga sätt att kommunicera med och hjälpa dina kunder på har förändrats, kommer kunderna troligtvis att välja ett alternativt sätt att ta kontakt, till exempel via SMS, e-post, sociala medier eller chatt.
När kundserviceförfrågningar börjar komma in via olika kanaler kan det bli svårt att hålla reda på alla. Speciellt om förfrågningar hamnar i inkorgen hos kollegor som är frånvarande. Men det är viktigt att säkerställa att alla kunder får de svar de letar efter.
SuperOffice Service kan hjälpa dig att hantera dina kundförfrågningar och besvara dem snabbt genom att samla alla inkommande förfrågningar på ett ställe. Oavsett om dina kunder föredrar att kontakta dig via chatt, webbformulär, SMS, e-post eller telefon samlar SuperOffice Service alla förfrågningar på ett centralt ställe. Det gör att ingen kund glöms bort eller hamnar ”mellan stolarna”.
Alla förfrågningar tilldelas automatiskt ett unikt referensnummer och samlas i ett kösystem, där ni kan spåra all kommunikation relaterad till ärendet - vilket ger ditt team tillgång till all information de behöver för att hjälpa kunden snabbt och effektivt, när som helst och var som helst.
Du kan också ställa in automatisk fördelning och eskalering av förfrågningar så att de tilldelas rätt kategori och rätt person direkt. Det är enkelt att lägga in flera olika e-postkonton och sökordsfilter. Om en förfrågan inte har besvarats under en viss tid kommer systemet automatiskt att eskalera den.
Kundcenter – låt dina kunder själva hitta den information de behöver
När kunder är stressade vill de få svar snabbt. De vill inte ringa eller mejla och sedan behöva vänta på svar. De behöver tillgång till en kanal där de snabbt kan hitta relevant information och själva lösa sina problem.
SuperOffice Customer Center är en kundportal som kan integreras till din befintliga webbplats. På ditt kundcenter kan du enkelt erbjuda svar på de vanligaste frågorna (FAQ:er).
Du kan använda ditt kundcenter för att dela viktig information och hålla kunderna uppdaterade. Du kan till exempel informera dina kunder om huruvida Covid-19-situationen har resulterat i förseningar i leveranser. Hur länge den förseningen förväntas pågå och om ni kan erbjuda några alternativ. Du kan också dela statusuppdateringar om eventuella nya policyer som ni har infört på grund av dessa exceptionella omständigheter, till exempel information om återbetalningar eller avbokningar - direkt i kundcentret!
På så sätt kan du hjälpa dina kunder att snabbt själva hitta viktig information, och samtidigt minska mängden inkommande förfrågningar.
SuperOffice CRM har ett färdigt kundcenter, klart att använda och du är igång på några minuter.
Livechatt – ett snabbt sätt att hantera frågor på ett personligt sätt från flera kunder samtidigt
Precis som för dig har de flesta av dina kunders vanliga rutiner förändrats den senaste tiden. Att hantera arbete, familj och andra uppgifter samtidigt innebär att flexibel arbetstid har fått en helt ny mening. Många kommer inte att arbeta från 9 till 17 eller ens måndag till fredag.
Med en livechatt kan dina kunder kontakta dig när det passar dem bäst.
Genom att förbättra tillgängligheten för dina kunder och inte bara erbjuda hjälp under ”normala kontorstider” kan kunden få svar direkt, vilket ger en bättre kundupplevelse.
Genom SuperOffice Chat kan du hjälpa flera kunder samtidigt och vara tillgänglig för de som behöver din hjälp. Live chattar är personliga, och är lika effektiva som telefonsamtal. Men eftersom de inte kräver ett-till-ett-svar kan du hjälpa fler av dina kunder på en gång.
SuperOffice Chat är tillgängligt för alla våra kunder.
Webbformulär – samla värdefulla insikter för att kunna hjälpa dina kunder ännu bättre
När du nu anpassar ditt företag till den nya situationen är det viktigt att ge kunderna möjlighet att påverka och att upprätthålla kundrelationen – de förändringar du introducerar är ju avsedda att gynna dem.
Använd webbformulär för att till exempel be kunderna om feedback eller fråga dem vad du kan göra för att hjälpa till. En enkel "Vad kan vi göra för att hjälpa dig?" ger ditt företag värdefull information som hjälper er att förstå vad ni behöver prioritera.
Du kan skapa och infoga formulär i alla SuperOffice e-postutskick, i kundcentret eller var som helst på din webbplats. All ny information som läggs i ett formulär registreras automatiskt i SuperOffice CRM och vid behov kan en notifiering skickas för att meddela rätt person i din organisation att följa upp.
Vi finns här för att hjälpa dig. Om du vill veta mer om hur du kan ta hand om dina värdefulla kunder med hjälp av SuperOffice Service, kontakta oss gärna.