Om du har använt SuperOffice CRM under lång tid, kan det hända att det inte längre fullt ut återspeglar din aktuella verksamhetsstrategi. Detta kan vara fallet även om du konfigurerade CRM-systemet perfekt för din verksamhet när ni startade med SuperOffice.
Förändringarna i verksamhet behöver inte vara speciellt stora för att det ska vara lönsamt att justera CRM-lösningen. Om du inte anpassar CRM-systemet efter de nya behoven, kan det bli svårt att uppnå dina mål.
Vad händer om företaget förändras utan att CRM-systemet gör det?
Om din verksamhet genomgår förändringar, men du inte tar höjd för och definierar dessa i SuperOffice, kan det bland annat få följande konsekvenser.
För det första kommer produktiviteten avta. Om systemet inte är skräddarsytt efter de aktuella behoven i företagets verksamhet blir det svårare att använda. Personalen slösar bort värdefull arbetstid på att försöka hitta rätt sätt att göra saker på.
Om användarna börjar uppleva att systemet är svårt att använda, kommer de försöka undvika att använda det. Konsekvenserna blir att CRM-systemet innehåller ofullständing och ouppdaterad information. Det gör givetvis att din datakvalitet blir lidande. För att få ett välfungerade system är det viktigt att innehållet är korrekt. Ditt CRM-system är inte bättre än de data som det innehåller.
Om du märker att det blir svårare att använda systemet, betyder inte det att du måste börja leta efter en ny lösning. Det är helt enkelt ett tecken på att din existerande SuperOffice-lösning behöver finjusteras i förhållande till dina nya behov.
Vad signalerar att din CRM-lösning behöver en uppdatering?
Det finns många situationer som kan leda till att det uppstår ett behov av att modifiera din CRM-lösning. Här listar vi några av de vanligaste situationerna.
1. Nya kundgrupper eller nya erbjudanden
Låt oss anta att du har börjat arbeta med en ny kundgrupp på marknaden. Du har till exempel tidigare för det mesta arbetat med små och medelstora företag, men på senare tid börjat bearbeta större företag. Eller att ditt företag övergått till eller expanderar till andra branscher.
Kanske växer det fram en ny kundgrupp bland dina befintliga kunder som kräver en annan kategori, då de kräver andra aktiviteter än övriga kunder.
När denna nya typ av kund växer fram, betyder det att du behöver hantera ett nytt segment med målinriktade aktiviteter och uppföljning/processer. Detta är inget tvivel om att utvecklingen gör det nödvändigt att kunna tydliggöra denna nya bransch, kategori eller roll i SuperOffice.
Om du alltid har arbetat med en viss typ av produkter eller tjänster, men ditt företag har ändrat inriktning och börjat erbjuda andra produkter eller tjänster innebär detta definitivt att ditt CRM-system är i behov av att omkonfigureras.
2. Nya typer av aktiviteter eller processer
Och om du har ett nytt kundsegment eller erbjuder andra nya produkter eller tjänster, blir det helt naturligt att det krävs nya typer av aktiviteter eller anpassning av säljprocessen. Du kanske till och med överväger en helt ny säljprocess.
Till exempel skiljer sig sättet du arbetar på om du har kontakt med små företag i jämförelse med stora koncerner – olika steg, faser och uppföljning krävs för att flytta fram affären i säljprocessen. Det samma gäller för processerna när du säljer produkter i jämförelse med att sälja tjänster.
Även om du fortsätter att arbeta med samma kundsegment, är det möjligt att era kontaktsätt förändras över tid. Detta bör i SuperOffice CRM definieras under försäljningsguiden, för att göra det enkelt för alla att arbeta på ett homogent sätt.
3. Ändring i kommunikationsmetoden mot existerande kunder
Kundinformationen som du väljer att samla in och registrera i ditt CRM-system är av avgörande effekten när det gäller dina marknadsförings- och försäljningsinsatser.
Om ditt företag ska börja skicka ut månatliga nyhetsbrev varje månad, vore det inte praktiskt att kunna markera i systemet vilka som är intresserade av att mottaga nyhetsbrevet eller annan produkt-/tjänstinformation? När du har uppdaterad och anpassad information som du lätt kan hitta i systemet kan du börja arbeta målinriktat. Här blir CRM-systemet ditt huvudsakliga verktyg för detta.
När du bestämt vilka kriterier som är viktiga för dig vid segmentering av dina kunder eller potentiella kunder är användandet av personintressen i SuperOffice till stor hjälp.
4. Nya sätt att mäta och förbättra teamets resultat
Informationen som du matar in i SuperOffice ligger till grunden för mätningen av teamets resultat och framsteg.
Beroende på vilka mål dina anställda mäts på, kan de indikatorer som du använder för att mäta deras prestationer variera från ena gången till nästa. Det är viktigt att du gör ändringar i din SuperOffice CRM-lösning, så att teamets nyckeltal (KPI) blir enkel, exakt och finns tillgänglig när du behöver den.
Genom att analysera teamets resultat kan du även upptäcka om de står inför vissa utmaningar, tänk dig till exempel att teamet tenderar att glömma bort uppföljningsarbetet.I detta fall kanske du bör överväga att lära dig lite mer om möjliga moduler i SuperOffice, t.ex. SAINT, som kan påminn dem så att de kommer ihåg att kontakta sina kunder när det är dags.
5. Nya funktioner på företaget
I takt med att företaget växer, gör även kundbasen det. Och du känner att du behöver optimera de sätt på vilka du erbjuder service till dina kunder kan du överväga att uppdatera SuperOffice med en ny Kundservice-funktionalitet.
Om du fortfarande använder Outlook för att skicka e-postmeddelanden till kunderna, men upplever att det inte längre ger tillräckligt med stöd åt dina e-postmarknadsföringsaktiviteter, kan det vara smart att byta till SuperOffice Marketing.
Om din personal ofta är på resande fot och arbetar utanför kontoret, kan det också vara en bra idé att göra din SuperOffice-lösning tillgänglig på mobila enheter med hjälp av Pocket CRM.
Slutsats
När du började använda SuperOffice skräddarsyddes lösningen för att passa de behov och processer som var aktuella då. I takt med att din verksamhet växer och förändras, bör din CRM-lösning följa denna utveckling hand i hand.
Din SuperOffice-lösning är flexibelt och enkelt att anpassa efter dina skiftande behov. Du behöver inte anpassa företagets processer efter SuperOffice CRM, lösingen justerars efter dina behov för att ge dig stödet du behöver.
Undrar du hur du kan konfigurera din SuperOffice-lösning?
- Läs våra vägledningr på sidan "Learn the essentials"
- Kontakta oss för att få hjälp av en av våra konsulter