Anta att du kontaktar din leverantör av någon produkt som du använder i ditt företag. Du har just gjort en ny beställning, men är osäker på om du beställde för mycket eller för lite. Du har också en teknisk fråga som du behöver få svar på.
När du ringer till din leverantör berättar du vem du är och ställer dina frågor. Kundservice kan dock bara svara på din produktfråga eftersom de inte har tillgång till all kundinformation. Resultatet blir att du måste ringa ett nytt samtal eller vänta på att bli kopplad till ekonomiavdelningen och där upprepa dina uppgifter och förhoppningsvis kan du då få svar av den nya personen.
Många kan känna igen sig i dett scenario och det upplevs inte som särskilt kundvänligt och något man gänra undviker.
Skillnaden mellan de två systemen
Det är mycket vanligt att företag behåller sin produkt- och prisinformation i ERP-systemet och all kundrelaterad information i CRM-systemet.
Anledningen till att CRM och ERP skiljer sig ifrån varandra är att de två systemen stöder olika affärsprocesser. De är byggda annorlunda och har olika fördelar.
Din ERP-lösning är ett back-office-system. Det automatiserar och hanterar back-office-aktiviteter, såsom redovisning, inköp, prissättning, transaktioner och rapporter.
CRM däremot är ett front office-system som effektiviserar kundinteraktioner, pipeline-hantering, kundservice och administration av kundinformation.
Båda systemen hjälper kunderna. Båda systemen förbättrar produktiviteten och effektiviserar processerna. Båda systemen fungerar bra var och en för sig, men du får en högre avkastning när de två integreras.
Även om du t.ex. behåller de flesta av dina kunddata i din SuperOffice CRM-lösning, brukar vissa typer av kundinformation också lagras i ditt ERP-system. Det innebär att medarbetarna på ditt företag arbetar med två uppsättningar data och behöver spendera tid på att uppdatera samma data i båda systemen. Det blir inte så produktivt, här finns det utrymme för förbättring.
Fördelarna med att integrera SuperOffice CRM med ditt ERP-system
Att integrera båda systemen ger inte bara användarna en bättre kundupplevelse, utan effektiviserar också hur alla inom företaget arbetar.
Här är de 6 främsta anledningarna till att du bör integrera de två systemen:
1. Spara tid och öka produktiviteten
Att upprepa samma manuella uppgift gång på gång är trist och har dessutom en negativ inverkan på produktiviteten. Att spara tid är viktigt för alla förtag. Genom att integrera ERP- och CRM-systemen behöver du inte ange samma information i mer än ett system.
2. Minska antalet fel i databasen
När du utför samma rutinuppgift mer än en gång är chansen stor att det uppstår fel. Det är lätt hänt att av misstag kopiera och klistra in information i fel fält. Eller när du kopierar kanske du inte får med all information och en bokstav eller ett nummer saknas. Plötsligt har du avvikelser i databaserna som du behöver hitta och korrigera. En till tidstjuv! Att minska de potentiella felkällorna innebär att du minimerar risken för fel.
3. Skapa smartare offerter
Det här är en situation som många är bekanta med: en säljare måste först skapa en offert i ett system och använda ett annat system för att spåra och hantera en försäljningsmöjlighet. När den slutliga offerten ska skapas behöver används båda systemen användas och säljaren måste mata in samma information på nytt för att skapa en order.
Det är en mycket tidskrävande rutin och kan i förlängningen resultera i en dålig kundupplevelse. Det kan också leda till kostsamma fel, framför allt om sälj- eller rabattberäkningen inte stämmer.
Att automatisera denna process kommer göra att säljaren får tid till andra viktigare saker och kunden får proffsigare (och snabbare) upplevelse, som i sin tur ökar kundens förtroende för ditt företag.
4.Ge säljarna bättre förutsättningar med bättre verktyg
När säljarna inte slösar bort tiden med att lägga energi på systemen, kan de fokusera på att hitta och arbeta med nya försäljningsmöjligheter. De flesta säljare vill hellre vara ute och prata med kunderna om deras behov, än att lägga tid på att skriva in data i system. Framför allt om de måste göra det mer än en gång för att slutföra en order. Föreställ dig själv hur många fler avslut som kan hinnas med om processerna automatiserades.
5. Gör kundservice ännu bättre
Ge kundservicemedarbetarna tillgång till all relevant kundinformation på ett ställe. Då slipper de logga in i flera system eller fråga kollegor för att få tag på grundläggande kundinformation. Med rätt verktyg kan du ge kunderna snabbare och bättre service.
Återigen, om en kund måste upprepa sitt problem till fler än en person för att kundserviceteamet inte har rätt information, skapar du inte en bra kundupplevelse, vilket kan resultera i fler missnöjda kunder.
6. Skapa en bättre kundupplevelse
Framgång i affärer handlar ofta om förmågan att erbjuda dina kunder en bättre kundupplevelse än konkurrenterna. Det betyder att det måste vara enkelt och professionellt att göra affärer med dig.
Detta kan bara uppnås genom att avdelningarna arbetar tillsammans. När alla har tillgång till information och kan utföra sina uppgifter effektivt brukar den övergripande kundupplevelsen förbättras avsevärt.
Faktum är att om du frågar dina kunder vad de vill förbättra på ditt företag, kommer förmodligen de flesta av deras förslag på ett eller annat sätt relateras till våra ”6 anledningarna att integrera ERP och CRM-system” ovan.
Tid att effektivisera processerna via CRM-ERP-integration
Det finns många fördelar med att integrera CRM och ERP och automatisera dina processer. Om du inte redan gjort det är det dags att utvärdera hur bristen på integration påverkar dina dagliga affärsprocesser.
När marknad, försäljning, ekonomi och kundservice arbetar i olika informationssilos kan det leda till slöseri med manuella processer. Att snabbt försöka få rätt information från de två olika systemen är inte ett idealiskt sätt att arbeta på, för att inte tala om hur många fel det kan leda till.
Utan integration kommer säljarna inte nödvändigtvis att ha tillgång till ERP-systemet. Det innebär att de inte kan spåra sin försäljning: från lead till avslut, fakturering och betalning.
Bristen på insyn i hela försäljningscykeln kan bli kostsamt för både säljarna (underbetalning av provision) och företaget (överbetalning av provision).
På samma sätt kan det bli kostsamt att ge säljaren full tillgång till ERP-systemet, eftersom de dels behöver en licens samt utildning i hur systemet används, information som de annars kan få presenterad i en dashboard när en integration finns.
Dessa exempel skrapar bara ytan när det gäller problem som ditt företag skulle kunna möta utan en CRM-ERP-integration.
Hur integrerar du SuperOffice CRM med ett ERP-system?
Att integrera SuperOffice CRM med ett ERP-system är den vanligaste formen av integration våra kunder gör, eftersom det finns många moduler, appar och anpassade integrationer tillgängliga.
Det finns vissa saker att tänka på innan du integrerar ERP / CRM, eftersom det inte fungerar som att klicka på "Nästa, nästa och avsluta". Vår erfarenhet säger att fördelarna med integration överväger alla funderingar du kan ha – framför allt om du gör det på rätt sätt.
Här är en artikel där du kan lära dig mer om hur du kan integrera din SuperOffice CRM med dina back-end-system.
Du kan också kontakta oss för att lära dig mer om olika sätt att en ERP/CRM-integration kan hjälpa ditt företag.
Vi har många lokala samarbetspartners som erbjuder moduler som förenklar integationen. Du hittar en översikt av alla våra partner på vår hemsida.
Dessutom kan användare av CRM Online se vilka ERP-integrationsmoduler som finns tillgängliga i SuperOffice App Store. Om du inte hittar det du söker, kontakta oss så hjälper vi dig.