Vad gör jag när jag får ett meddelande om att en annan person redigerar dokumentet jag försöker öppna i SuperOffice CRM?

Denna situation kan uppstå när datorn stängs av innan dokumentet sparas eller när WebTools inte är korrekt konfigurerade. När en användare öppnar ett dokument, kommer det att checkas ut från systemet för andra användare för att förhindra att flera personer redigerar samma dokument samtidigt och skriver över varandras ändringar. När användaren inte har Web Tools konfigurerade, dokumentet kommer inte att checkas ut efter att denne stänger det. Ändringarna som användaren har gjort är inte sparade i SuperOffice och andra användare kommer inte att kunna öppna dokumentet.

För att förhindra att detta händer i framtiden, se till att alla dokument är sparade (skärmdump 1) och stängda (skärmdump 2) innan du stänger av datorn eller SuperOffice CRM. Kontrollera gärna också att användaren som hade dokumentet öppet sist har Web Tools korrekt konfigurerade. Se gärna denna FAQ för att se hur man konfigurerar Web Tools: What to do when e-mails and documents from SuperOffice CRM stopped opening with Microsoft Office programs?

Skärmdump 1

Skärmdump 2

Det finns två möjliga sätt att öppna dokumentet, som redigeras av en annan användare:

1. Öppna, spara och stänga dokumentet på en annan dator.
    
2. Återställ dokumentet till den senaste sparade versionen.

Öppna, spara och stänga dokumentet på en annan dator

Först av allt, be din kollega att öppna och stänga det dokument som du försöker redigera. Detta säkerställer att dokumentet checkats in (sparas i) SuperOffice CRM och andra användare kommer att kunna öppna och arbeta med det.

Om detta inte hjälper, be din kollega att följa stegen nedan:

1. Klicka på Windows-facket och hitta SuperOffice-applikationen. Högerklicka på SuperOffice Web Tools-ikonen och klicka på Uppgift.
   
   
2. Om en användare inte arbetar med andra dokument i SuperOffice CRM, så bör endast Kontrollera alarm (check alarms) vara synligt. Om det finns fler uppgifter i listan, välj dessa och, genom att klicka på Radera, ta bort dem från listan.
   

Återställ dokumentet till den senaste sparade versionen

Notera! Om du använder det här alternativet kommer dokumentets sista korrigeringar att gå förlorade. Därför rekommenderar vi att du börjar med att prova det första alternativet.

Följ stegen nedan för att öppna den senaste sparade versionen av dokumentet:

1. På fliken Aktiviteter väljer du dokumentet och högerklickar på det. Klicka på alternativet Dokument i rullgardinsmenyn som visas.
   
   
2. När dokumentskärmen öppnas, klicka på Uppgiftsknappen i det nedre vänstra hörnet och klicka på Återställ till sparad version i menyn som visas.
   
   

Nu ska du kunna använda dokumentet igen.

För att säkerställa att dokument checkats in (sparas) ordentligt, se till att alla i företaget har installerat och konfigurerat SuperOffice Web Tools.

I skärmen för Inställningar kan du också välja ett förslag på incheckning när redigering är komplett, vilket kommer att påminna om att checka in dokumenten.

Notera! Om du har låst upp dokumentet medans din kollega redigerade det och sedan sparade en ny version av dokumentet innan din kollega hann spara sin ändring kommer den andra typen av meddelande att dyka upp. Det kommer att stå "En annan användare har ändrat filen sedan du laddade ner den".


I denna situation kan din kollega antingen trycka på:

• Bortse från dina ändringar. Detta betyder att alla ändringar din kollega har gjort kommer att försvinna och dina ändringar kommer att sparas.
   
• Spara dina ändringar oavsett. Detta betyder att alla ändringar gjorda av dig kommer att försvinna och alla ändringar som din kollega har gjort kommer att sparas. 
   

More information:

Help file: Checka in/ut dokument