Husk at læse om Samtykkehåndtering og Abonnementshåndtering før du læser videre her. Disse to dokumenter vil gøre dig bekendt med nogle af de betingelser og situationer, som du kan læse om nedenstående.
6 ting du skal vide efter opgraderingen
#1 Alle eksisterende kontaktpersoner i din database er blevet opdateret med et formål med at gemme data og med et retsgrundlag.
GDPR kræver, at alle virksomheder skal have en grund (formål) til at gemme personlige oplysninger samt en retsmæssig grund (retsgrundlag) for at gemme denne data.
Ved opgraderingen af dit system antager vi, at formålet med, at du ønsker at gemme denne data, er “Salg og service” til en bestemt kontaktperson. Vi antager også, at retsgrundlaget for at gøre dette er, at du har en “Legitim interesse”. Derfor vil du se, at begge felter allerede er blevet udfyldt med denne information.
Denne antagelse gælder måske for alle dine data eller måske kun for en del af dem. Det er vigtigt, at din virksomhed foretager en vurdering og en evaluering af, hvorfor I gemmer data og definerer jeres egne indstillinger for samtykke og beskyttelse af persondata, som passer til din virksomhed. Det forhåndsregistrerede formål, som systemet har indsat, er en fornuftig start, som du kan bygge videre på, når du er klar til det.
#2 Alle kontaktpersoner, som du har sendt e-marketing udsendelser til, får tildelt et “Samtykke til E-marketing” af systemet.
Mange europæiske lande har love, som kræver, at virksomhederne har et eksplicit samtykke fra personer for at kunne sende e-marketing kommunikation til dem.
Hvis du regelmæssigt har sendt e-marketing kommunikation til kontakter i dit system, kan du stadig bruge SuperOffice til at gøre dette. Der er ikke noget i systemet, som forhindrer dig i at sende til din normale modtagerliste.
På de kontaktpersoner, som du regelmæssigt har sendt e-marketing kommunikation til, vil du bemærke, at de er blevet tildelt et “Samtykke til E-marketing” i systemet med retsgrundlag “Legitim interesse”.
Kontaktpersoner, som er blevet tildelt et formål for “E-marketing”, får også mulighed for at fortælle dig, hvilken type af e-marketing de ønsker at modtage fra dig. På de kontaktpersoner, som du regelmæssigt har sendt e-mail udsendelser til, vil du se, at E-marketing knappen er slået til som her:
Det er vigtigt at bemærke, at på trods af denne fornuftige fortolkning af dine nuværende e-marketing aktiviteter, anbefaler vi stadig, at du fornyr alle "Samtykke til E -marketing", så disse er i overensstemmelse med GDPR lovgivningen. Det er også en god ide at søge juridisk rådgivning for at sikre, at du er på rette spor.
#3 Ingen “Samtykke til E-marketing” vil blive registreret på kontaktpersoner, som du aldrig har sendt e-marketing udsendelser til før.
I modsætning til personer fra dine regelmæssige udsendelseslister, antager systemet, at hvis du aldrig har sendt e-marketing udsendelser til bestemte kontaktpersoner i din database, betyder det, at de ikke har givet dig samtykke til at sende e-marketing kommunikation til dem.
Find f.eks. en kontaktperson som du aldrig har sendt en e-marketing udsendelse til før. Åben fanen Interesser på Kontaktpersonkortet. Du vil se at E-marketing knappen er slået fra.
Og hvis du tjekker "Samtykke til E-marketing" under “Retsgrundlag”, vil du se, at det er blankt, fordi systemet tolker de manglende udsendelsesaktiviteter til personen som, at der ikke er blevet givet samtykke.
Du skal vide, at selvom E-marketing knappen er slået fra, vil systemet ikke forhindre dig i at sende e-marketing til disse kontaktpersoner.
Hvis du vil være sikker på, at du ikke sender e-marketing udsendelser til nogen, som ikke har givet dig samtykke, skal du gå ind under Indstillinger og Vedligehold og aktivere feltet E-marketing privacy.
#4 Alle kontaktpersoner, som tidligere var markeret med "Ingen udsendelser" er erstattet af "E-marketing" som "Tilbagetrukket" under Samtykke.
“Ingen udsendelser” på kontaktpersonkortet vil ikke længere være synligt og erstattes i sted af Samtykke til E-marketing som "Tilbagetrukket".
Her er et eksempel på en kontaktperson, som har været markeret med “Ingen udsendelser”:
I den opgraderede version er "Ingen udsendelser" blevet erstattet som i nedenstående, hvor du ser, at formålet "E-marketing" har retsgrundlag "Tilbagetrukket".
Hvis du går til fanen "Interesser", vil du også se, at E-marketing knappen er slået fra.
Du behøver dog ikke bekymre dig om de individuelle indstillinger af "Ingen udsendelser", som du allerede har foretaget. Dette betyder bare, at det vises anderledes med den nye E-marketing knap på kontaktpersonkortet.
Dette påvirker ikke afkrydsningsboksen “Ingen udsendelser” på kontaktkortet (Firma).
#5 Du har automatisk fået tildelt et sæt “Abonnementstyper” af systemet. Du kan tilpasse dem eller fjerne alle.
For at hjælpe dig med at komme i gang har systemet automatisk tilføje 4 “abonnementstyper”, som en kontaktperson til vælge at modtage. Disse er:
Vi har valgt disse fire abonnementstyper, fordi de er de mest almindelige typer af e-marketing kommunikation, som en virksomhed kan have med sine kontaktpersoner. Du kan dog nemt ændre dem under Indstillinger og Vedligehold.
Hvis du ikke er interesseret i at registrere dine kontaktpersoners foreskellige præferencer for e-marketing, eller hvis det ikke er relevant for din virksomhed, kan du ganske enkelt fjerne listen under Indstillinger og Vedligehold.
På den anden side: Hvis din virksomhed indtil nu har styret kontaktpersonernes forskellige e-marketing præferencer via Interesser, kan du konvertere disse til de nye funktioner for Abonnementshåndtering.
En af vores CRM specialister kan hjælpe dig med dette.
#6 "Håndtér abonnementer" link erstatter "afmeld her".
Under Udsendelser findes der en række e-marketing skabeloner, som du kan bruge til at udarbejde en ny e-marketing udsendelse med. I disse skabeloner findes der allerede et standard “afmeld her” link, som automatisk afkrydser “Ingen udsendelser” boksen på en kontaktperson.
Dette standard afmelde-link er blevet erstattet og peger nu på en ny personlig profilside, hvor en kontaktperson kan afmelde og styre sine egne abonnementspræferencer direkte.
Hvis du ikke plejer at bruge de standard afmelde-links, der findes, men har lavet dine egne, vil du måske opdatere disse, så de peger til den nye personlige profilside til håndtering af abonnementer.
Har du brug for hjælp til at udnytte de nye funktioner, er du velkommen til at kontakte os og booke en CRM specialist fra os eller en af vores partnere, som meget gerne vil hjælpe dig.