Hvordan opretter og bruger jeg en e-mailskabelon med bekræftelse af beskyttelse af persondata/privacy?

Du kan oprette din egen emailskabelon med bekræftelse af beskyttelse af persondata/privacy med forskellige sprogversioner. Og brug den automatisk, når nye kontaktpersoner oprettes i din SuperOffice CRM. Følg venligst nedenstående trin for at gøre det:

Trin 1. Opret en ny privacy e-mailskabelon

Trin 2. Opret oversættelser af din privacy e-mailskabelon

Trin 3. Tilknyt denne e-mailskabelon til listeelement Privacy - Source (Kilde)

 

​

Trin 1. Opret en ny privacy e-mailskabelon

For at oprette en ny e-mailskabelon med bekræftelse af beskyttelse af persondata/priviacy, kan du følge nedenstående trin:

1. Log ind i Indstillinger og Vedligehold i SuperOffice CRM.
    
2. Klik på knappen Lister (1) i Navigatorpanelet, vælg derefter Email template (2) fra drop-down listen og klik på +Tilføj (3).
   
   
    
3. Udfyld navnet på din skabelon (1), vælg en skabelontype - Bekræftelse om personbeskyttelse (2), vælg Opret en ny e-mailskabelon (3), hvis du ønsker at oprette en skabelon fra bunden, og klik Gem (4). 
   
   Bemærk! Du har også mulighed for at uploade en .htm/.html skabelon fra din computer eller kopiere en eksisterende e-mailskabelon fra SuperOffice CRM.
   
   
    
4. Klik på Rediger for at åbne e-mail teksteditoren.
   
   
    
5. Udfyld din e-mailskabelon med din tekst. Du kan klikke på  knappen (1) for at åbne teksteditormenuen. I dine e-mailskabeloner kan du benytte variabler, som automatisk vil indsætte information fra din SuperOffice. Klik på  knappen (2) for at få en liste over alle variabler. Du kan også nemt tilføje et link til abonnementshåndtering i din privacyskabelon (3), se denne FAQ for at lære hvordan. Når du er færdig, klikker du på Gem (4) knappen for at afslutte.
   
   

6. Udfyld Emnelinjen (1) i din skabelon. 

   Vælg derefter hvilken Fra (2) adresse, der skal benyttes, når denne e-mail sendes ud. Du kan vælge Brug altid: en specifik e-mailadresse, vores kontakt, hvis angivet, vores supportkontakt, hvis angivet, eller aktuel bruger.

   I feltet Ellers brug (3) udfyldes en e-mailadresse, som altid benyttes, eller som benyttes som en backup, hvis ovenstående valgte indstillinger giver et tomt resultat. 

   Vælg derefter Retning (4): Udgående.

   Vælg så Hensigt (5) med e-mailen. Vælg en af de forhåndsdefinerede muligheder fra listeboksen. Du har defineret alle hensigter i listen Opfølgninger - Hensigt. 

   Vælg hvor dokumentskabelonen skal gemmes (6). 

   Udfyld feltet Vores reference (7), hvis du ønsker at benytte et sekvensnummer for brugen af e-mailskabelonen, og klik Gem (8) for at afslutte.
   
   

​

Trin 2. Opret oversættelser af din privacy e-mailskabelon

For at oprette oversættelser af e-mailskabelonen om beskyttelse af persondata/privacy, kan du følge nedenstående trin:

1. Klik på fanen Sprog (1), klik derefter på +Tilføj (2).
   
   
    
2. I feltet Tilføj sprog (1) er det hurtigt at ændre sproget på din e-mailskabelon ved at vælge at Kopiere en eksisterende e-mailskabelonfil (2) og derefter klikke Tilføj (3) for at komme videre. 
   
   
    
3. Vælg sproget fra listen (1) og klik Rediger (2). E-mail tekst-editoren vil åbne, og her kan du skrive teksten ind for oversættelse af e-mailskabelonen. Når du er færdig med oversættelsen af denne template, klikker du Gem for at af slutte.
   
   

 

​

Step 3. Tilknyt denne e-mailskabelon til listeelement Privacy - Source (Kilde)

For at opsætte systemet således, at den e-mailskabelon, som du lige har oprettet, automatisk benyttes, skal du følge nedenstående trin:

1. Klik på Lister (1) og vælg Privacy - Source (2) i drop-down menuen. Dobbeltklik på enheden, som skal have din nye privacy e-mailskabelon tilknyttet. I dette eksempel ønsker vi , at alle kontaktpersoner Oprettet af bruger (3) skal have privacy e-mailen, som vi har oprettet.
   
   
    
2. I dialogboksen markeres afkrydsningsboksen ud for Send automatisk e-mail med bekræftelse til person (1), det vil aktivere feltet Brug skabelon. Vælg din nye e-mailskabelon fra listen (2) og klik Gem (3).
   
   
    

Du kan også udsende e-mailbekræftelsen om beskyttelse af persondata/privacy manuelt, følg nedenstående trin for at gøre det:

1. Åben en kontakt, som skal modtage e-mailbekræftelsen om beskyttelse af persondata/privacy, klik derefter på knappen Opgave og vælg Send e-mail med bekræftelse om privacy.
   
   
    
2. Derefter kan du i feltet Brug skabelon (1) vælge den skabelon om bekræftelse af privacy, som skal benyttes, vælg Sprog (2) for skabelonen og du kan ændre Emnelinje, hvis du vil. Klik Send og e-mailen med bekræftelse af privacy bliver sendt ud.
   
   

Mere information:

FAQ: What to do when I get an error message "Smtp connection does not exist" while sending privacy confirmation e-mail?

FAQ: What to do when subscription management page or forms sent out from SuperOffice CRM open as a blank page?

Forum: Senders adress - privacy confirmation email

FAQ: How do I change the language of the Privacy Confirmation e-mail message that is sent automatically to newly created contacts?