Highlights:
- Dokumentieren der Einwilligung
- Dokumentieren Sie, warum Sie persönliche Daten speichern
- Speichern Sie mehrere Zustimmungen für mehrere Zwecke
- Geben Sie an, wann und wer die Informationen aktualisiert hat
- Senden Sie automatische E-Mail-Bestätigungen
- Passen Sie SuperOffice CRM an Ihre Anforderungen an
- Preise und Verfügbarkeit
Dokumentieren der Einwilligung
Am 25. Mai 2018 tritt die neue Datenschutzverordnung (DSGVO) in Kraft.
Die DSGVO regelt, wie ein Unternehmen personenbezogene Daten erhebt, speichert und behandelt. Unternehmen müssen einen Grund haben, warum sie personenbezogene Daten speichern. Außerdem können diese Daten nur für eine begrenzte Zeitdauer gespeichert werden.
Als Unternehmen dürfen Sie natürlich weiterhin persönliche Daten in Ihrer CRM-Lösung und verschiedenen IT-Systemen speichern.
In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise um eine ausdrückliche Zustimmung zur Erfassung und Speicherung personenbezogener Daten bitten. Dies könnte beispielsweise relevant sein, wenn Ihr Unternehmen vertrauliche Daten über eine Person sammelt. Wenn eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich ist, sieht die DSGVO-Verordnung vor, dass das Unternehmen die Einwilligung selbst sowie den Ort, an dem sie eingeholt wurde, wann und von wem erfasst wurde, dokumentieren muss.
Damit Sie die Zustimmung Ihrer CRM-Kontakte leichter verwalten und verfolgen können, haben wir eine Reihe von Funktionen hinzugefügt, die wir "Einwilligungsverwaltung" nennen.
Mit der Einführung der Zustimmungsverwaltung in SuperOffice CRM können Sie:
- Dokumentieren, warum Sie persönliche Daten speichern
- Mehrere Einwilligungen speichern
- Die Quelle angeben, von der Sie die Zustimmung erhalten haben, z. B. über ein Webformular
- Angeben, wann und wer die Informationen aktualisiert hat
Dokumentieren Sie, warum Sie persönliche Daten speichern
Um die DSGVO-Anforderungen für die Dokumentation von Einwilligungen zu erfüllen, können Sie mit den Funktionen für die Einwilligungsverwaltung in SuperOffice CRM den Grund für die Speicherung und Verwendung der Daten einer Person ("Rechtsgrundlage") dokumentieren und wofür Sie sie verwenden ( "Zweck" genannt).
Für jeden Weg, den Sie verwenden, um persönliche Kundendaten zu verwenden, können Sie den Grund (rechtliche Grundlage), warum Sie es tun, dokumentieren.
Wir haben es Ihnen leicht gemacht, diese Dokumentation in Ihrer SuperOffice CRM-Datenbank zu registrieren und anzuzeigen.
Am Ende jeder Kontaktkarte sehen Sie, dass ein Feld für "Rechtsgrundlage" hinzugefügt wurde. Dies zeigt Ihnen, aus welchem rechtlichen Grund Ihr Unternehmen die Daten dieses Kontakts speichert.
Wenn Sie darauf klicken, sehen Sie alle für diesen Kontakt gespeicherten Zwecke und Zustimmungen.
Speichern Sie mehrere Zustimmungen für mehrere Zwecke
Unterschiedliche Unternehmen haben unterschiedliche Gründe für die Erfassung personenbezogener Daten und sie können Daten für sehr unterschiedliche Zwecke verwenden. Wenn ein Unternehmen zwei Gründe für die Datenerhebung hat, kann ein anderes Unternehmen fünf Gründe oder mehr haben. Dies gilt auch für die Absicht eines Unternehmens, die gesammelten Daten zu verwenden. Es ist auch wichtig zu beachten, dass, wenn Sie mehrere Zwecke benötigen, die Zustimmung erfordern, Sie eine Einwilligung pro Zweck erhalten müssen.
Mit den neuen Einwilligungsfunktionen können Sie so viele Gründe für die Speicherung von Genehmigungen hinzufügen oder löschen, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen.
Im Modul Einstellungen und Wartung von SuperOffice CRM gibt es einen neuen Bereich "Datenschutz", in dem Sie die verschiedenen Genehmigungen definieren können, die Ihr Unternehmen zum Dokumentieren und Speichern benötigt.
Sie werden sehen, dass in SuperOffice CRM bereits zwei Funktionen für Sie verfügbar sind:
Der erste Zweck, der "Verkauf und Service" genannt wird, legt nahe, dass der Grund, warum Sie persönliche Daten in Ihrer CRM-Lösung speichern, darin besteht, dass Sie den Kontakt mit Ihren Produkten und Dienstleistungen verkaufen und / oder bearbeiten möchten.
Der zweite Zweck, E-Marketing genannt, bedeutet, dass Sie die Informationen speichern möchten, indem Sie E-Marketing-Mailings an eine Person senden. In vielen europäischen Ländern erfordert dieser Zweck eine ausdrückliche Zustimmung, insbesondere beim Versenden von Marketingmaterial an Interessenten.
Diese Zwecke können für Ihr Unternehmen die richtige Einwilligung sein oder nicht. Ihr Unternehmen muss entscheiden, was im Verhältnis zur DSGVO und den Datenschutzrichtlinien des Unternehmens richtig ist. Wenn Sie diese Entscheidungen getroffen haben, ist es einfach, innerhalb von Einstellungen und Wartung zu aktualisieren und zu verwalten.
Geben Sie die Quelle der persönlichen Daten an
Wenn Sie jemand fragt, woher Sie Ihre Informationen erhalten haben oder wie Sie die Einwilligung erhalten haben, die persönlichen Daten zu speichern, müssen Sie diese Auskunft geben können.
Es gibt jetzt ein Feld namens "Quelle", in dem Sie angeben können, wie die persönlichen Daten eines Kontakts in SuperOffice CRM gelangen.
Die Quellen für die Registrierung neuer Kontakte in Ihrer SuperOffice-Datenbank können alles Mögliche umfassen, angefangen beim Erhalt einer Visitenkarte während einer Besprechung oder beim Empfang einer E-Mail, bis hin zu einem Chat oder einem ausgefüllten Webformular auf Ihrer Website.
Die Quellen werden in einer Liste zusammengestellt und wie alle Listen in SuperOffice CRM, so können Sie diese Datenschutzliste ganz einfach an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Senden Sie automatische E-Mail-Bestätigungen
In der neuen DSGVO-Welt haben Einzelpersonen ein "Recht auf Information", was bedeutet, dass Einzelpersonen im Voraus wissen müssen, dass eine Organisation beabsichtigt, ihre persönlichen Daten zu speichern und aus welchem Grund.
Mit SuperOffice CRM können Sie automatisch eine Bestätigungsmail an die Personen senden, die in Ihrer Datenbank registriert sind.
Dies ist nicht nur eine höfliche Art, Ihren ersten Kontakt mit einem Kunden zu verfolgen, sondern bietet Ihrem Kontakt auch eine einfache Möglichkeit, Sie darüber zu informieren, wenn Sie Fragen oder Einwände gegen Sie haben, Ihre Daten zu speichern.
Sie können das System so konfigurieren, dass es auch einen Link enthält, der zu einer persönlichen Abonnementseite führt, auf der Ihre Kontakte Ihnen mitteilen können, welche Art von Kommunikation sie erhalten möchten.
Sie können hier mehr über die Möglichkeiten zur Abonnementverwaltung lesen.
Geben Sie an, wann und wer die Informationen aktualisiert hat
Mit der neuen DSGVO-Verordnung haben Einzelpersonen das Recht, ein Unternehmen zu fragen, welche Art von Informationen es gespeichert hat. Und wenn die Personen darum bitten, diese Informationen zu sehen, wäre es hilfreich, die Informationen in einem leicht lesbaren Format zu extrahieren und zu senden.
SuperOffice CRM wurde entwickelt, um solche Informationen automatisch für Sie zu verfolgen.
Wie oben erläutert, öffnen Sie durch Klicken auf die "Rechtsgrundlage" auf der Kontaktkarte ein Dialogfeld, in dem alle erhaltenen Zustimmungen, Quellen, aus denen diese Informationen stammen, wann diese Informationen aktualisiert wurden und wer sie zuletzt aktualisiert hat, angezeigt werden.
Auf Wunsch können diese Informationen einfach an Ihren Kontakt gesendet werden, indem Sie sie nach Excel exportieren.
Passen Sie SuperOffice CRM an Ihre Anforderungen an
In der neuen Version von SuperOffice CRM werden Sie feststellen, dass wir viele neue Funktionen hinzugefügt haben, die Sie auf Ihrem Weg zur DSGVO unterstützen.
Es liegt in der Verantwortung jedes Unternehmens, bis zum 25. Mai 2018 die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen. Die DSGVO-Anforderungen können je nach Land sowie den Datenschutzrichtlinien des Unternehmens unterschiedlich sein. Es wird immer empfohlen, einen Rechtsbeistand aufzusuchen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Richtlinien erfüllt.
Unabhängig von diesen Unterschieden können Sie sicher sein, dass Ihre SuperOffice-Lösung Sie überall unterstützt. Das System kann an die DSGVO-Anforderungen jedes Unternehmens angepasst werden, wenn es um CRM-Daten geht.
Diejenigen, die unsere Online-Lösung nutzen, sollten lesen, was nach dem Informationsupgrade passiert, damit Sie wissen, was Sie zur erwarten haben.
Preise und Verfügbarkeit
Die Nutzer von SuperOffice CRM Online und SuperOffice 8.2 Web- oder Windows-Versionen erhalten die neuesten Funktionen zur Massenaktualisierung kostenlos, welche übrigens in allen Anwenderplänen enthalten sind.
Die neuen Verwaltungsfunktionen für die Einwilligung sind ab dem 13. März verfügbar.
Wenn Sie ein CRM Online-Nutzer sind, können Sie diese neuen Funktionen sofort verwenden, da Sie automatisch aktualisiert wurden.
Wenn Sie SuperOffice in Ihrer eigenen Umgebung installiert haben, muss Ihr Unternehmen die SuperOffice Version 8.2 oder neuer ausführen.
Bitte beachten Sie, dass Sie, wenn Sie eine frühere Version von SuperOffice CRM verwenden, ein Upgrade durchführen müssen, um Zugriff auf die Funktion zur Massenaktualierung sowie auf die anderen neuen Datenschutzfunktionen zu erhalten.