Bitte lesen Sie unbedingt unsere Beiträge zur Einwilligungs- und Abonnementverwaltung, bevor Sie hier weiterlesen. Diese beiden Dokumente machen Sie mit einigen der Begriffe und Situationen vertraut, die Sie im Folgenden lesen werden.
6 Dinge, die Sie nach dem Upgrade wissen müssen
# 1 Alle bestehenden Kontakte in Ihrer Datenbank wurden aktualisiert, um die Daten mit Angabe der Rechtsgrundlage zu speichern.
Die DSGVO besagt, dass alle Unternehmen sowohl einen Grund (einen Zweck) für die Speicherung der persönlichen Daten einer Person als auch einen rechtlichen Grund (gesetzliche Grundlage) für die Speicherung dieser Daten haben müssen.
Zum Zeitpunkt Ihres Upgrades gehen wir davon aus, dass der Grund für das Speichern der Daten für einen bestimmten Kontakt "Vertrieb und Service" ist. Wir gehen auch davon aus, dass die rechtliche Grundlage dafür besteht, dass Sie ein "berechtigtes Interesse" haben, dies zu tun. Deshalb werden Sie sehen, dass beide Felder mit diesen Informationen bereits ausgefüllt wurden.
Diese Annahme funktioniert möglicherweise für alle Ihre Daten oder nur für Teile davon. Es ist wichtig, dass Ihr Unternehmen eine Bewertung darüber vornimmt, warum Sie Daten speichern und Ihre eigenen Einverständnis- und Datenschutzeinstellungen definieren, die für Ihr Unternehmen geeignet sind. Dieser anfängliche Zweck, der vom System registriert wird, bietet Ihnen einen vernünftigen Start, auf den Sie aufbauen können, wenn Sie so weit sind.
#2 Alle Kontakte, an die Sie in der Vergangenheit ein Mailing gesendet haben, erhalten vom System eine "E-Marketing-Zustimmung".
In vielen europäischen Ländern gibt es Gesetze, die von Unternehmen verlangen, dass sie die ausdrückliche Zustimmung von Einzelpersonen erhalten haben, um E-Marketing-Kommunikation an sie senden zu können.
Wenn Sie regelmäßig E-Mail-Nachrichten an Kontakte in Ihrem System senden, können Sie SuperOffice weiterhin dazu verwenden. Es gibt nichts im System, das Sie davon abhält, an Ihre regulären Mailinglisten zu senden.
Bei Kontakten, zu denen Sie regelmäßig eine E-Mail-Nachricht gesendet haben, werden Sie feststellen, dass sie im System eine "E-Marketing-Zustimmung" mit einer legalen Grundlage für "berechtigtes Interesse" erhalten haben.
Kontakte, die mit "E-Marketing" gekennzeichnet wurden, können auch entscheiden, welche Art von Mailings sie von Ihnen erhalten möchten. Für die Kontakte, an die Sie regelmäßig Mailings senden, sehen Sie, dass die E-Marketing-Schaltfläche wie folgt aktiviert wurde:
Es ist wichtig zu beachten, dass wir trotz dieser Interpretation Ihrer aktuellen Mailing-Aktivitäten dennoch empfehlen, dass Sie alle E-Marketing-Einwilligungen erneuern, damit diese Einwilligungen der DSGVO-Verordnung entsprechen. Es ist auch eine gute Idee, einen Rechtsbeistand hinzuzuziehen, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind.
#3 Es wird keine "E-Marketing" -Einwilligung für Kontakte registriert, an die Sie zuvor noch keine Mailings gesendet haben.
Im Gegensatz zu Personen in Ihren normalen Mailing-Listen, geht das System davon aus, dass Sie, wenn Sie zu bestimmten Kontakten in Ihrer Datenbank keine Mailings gesendet haben, keine Einwilligung zum Versand ihrer E-Marketing-Kommunikation erhalten haben.
Suchen Sie beispielsweise nach einem Kontakt, an den Sie zuvor noch kein Mailing gesendet haben, öffnen Sie den Reiter Interesse im Kontakt und Sie werden sehen, die "E-Marketing-Schaltfläche ist ausgeschaltet".
Und wenn Sie die E-Marketing-Einwilligung unter "Rechtsgrundlage" überprüfen, werden Sie feststellen, dass sie leer ist, weil das System den Mangel an Mailing-Aktivitäten an diese Person so gedeutet hat, als ob keine Einwilligung eingeholt worden wäre.
Sie sollten wissen, dass das System Sie auch dann nicht davon abhält, Mailings an diese Kontakte zu senden, wenn die E-Marketing-Schaltfläche deaktiviert ist.
Wenn Sie jedoch sicher gehen möchten, dass Sie keine E-Mails an Personen senden, die Ihnen ihre Einwilligung nicht gegeben haben, dann gehen Sie zu Einstellungen und Wartung und aktivieren Sie das Feld E-Marketing-Datenschutz.
#4 Alle Kontakte, die zuvor mit "keine Mailings" markiert waren, werden durch "E-Marketing" unter "genehmigt" als "zurückgezogen" ersetzt.
Die "keine Mailings" auf einer Kontaktkarte sind nicht mehr sichtbar und werden stattdessen bei der E-Marketing-Einwilligung mit "zurückgezogen" ersetzt.
Hier ist ein Beispiel für einen Kontakt, der "keine Mailings" markiert hat:
In der aktualisierten Version wird "keine Mailings" wie im Folgenden ersetzt, wo Sie sehen, dass der Zweck "E-Marketing" als berechtigtes Interesse "zurückgezogen" hinterlegt ist.
Wenn Sie auf die Registerkarte "Interessen" gehen, sehen Sie auch, dass die E-Marketing-Schaltfläche deaktiviert ist.
Aber machen Sie sich keine Sorgen. Dies ändert keine individuelle Einstellung für "keine Mailings". Es bedeutet lediglich, dass es über den neuen E-Marketing-Button auf einer Kontaktkarte anders angezeigt wird.
Dies wirkt sich auch nicht auf das Kontrollkästchen "keine Mailings" auf einer Firmenkarte aus.
#5 Sie haben vom System automatisch eine Reihe von "Abonnementtypen" erhalten, die Sie anpassen müssen, um die Anforderungen zu erfüllen oder alle zusammen zu entfernen.
Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, hat das System automatisch 4 "Abonnementtypen" hinzugefügt, die ein Kontakt abonnieren kann. Diese sind:
Wir haben diese vier Abonnementtypen ausgewählt, da dies die gängigsten Arten der E-Mail-Kommunikation sind, die ein Unternehmen mit seinen Kontakten haben kann, aber sie können in den Einstellungen leicht von Ihnen geändert werden.
Wenn Sie nicht daran interessiert sind, die unterschiedlichen Mailing-Interessen Ihrer Kontakte zu verfolgen, können Sie die Listenelemente einfach in den Einstellungen entfernen.
Wenn Ihr Unternehmen die verschiedenen Mailing-Präferenzen der Kontakte über "Kontakt Interessen" verfolgt hat, können Sie diese in die neuen Abonnement-Funktionen konvertieren.
Einer unserer CRM-Spezialisten kann Ihnen dabei helfen.
#6 Der Link "Abonnements verwalten" ersetzt "hier abmelden".
Im Mailingbereich gibt es eine Reihe von Vorlagen, mit denen Sie neue Nachrichten erstellen können. In diesen Vorlagen gibt es bereits einen Standardlink "Abmelden hier", der das Kontrollkästchen "kein Mailing" für einen Kontakt automatisch aktualisiert.
Dieses Mailingmodul wird mit einer Reihe von E-Marketing-Vorlagen geliefert. Jede dieser Vorlagen enthält einen Standardlink "Abmelden hier", der das Kontrollkästchen "kein Mailing" für einen bestimmten Kontakt automatisch aktualisiert.
Dieser Standardabmeldelink wurde ersetzt und verweist nun auf eine neue persönliche Webseite, auf der ein Kontakt seine Abonnementeinstellungen direkt abbestellen und / oder verwalten kann.
Wenn Sie die standardmäßigen Abmeldelinks nicht verwendet, sondern stattdessen eigene umsetzbare Links erstellt haben, sollten Sie diese aktualisieren, sodass der Link auf die neue persönliche Seite zum Aktualisieren der Abonnementeinstellungen verweist.
Wenn Sie Hilfe bei der Nutzung der neuen Funktionen erhalten möchten, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf, um einen CRM-Spezialisten zu buchen oder einen unserer Partner, der Ihnen gern zur Seite stehen wird.