Hoe verkrijg ik de backup van onze SuperOffice Online database?

Volg de onderstaande stappen om een backup van je database en/of documenten en/of documentsjablonen te krijgen:

1. Stuur een verzoek naar SuperOffice Support en vraag om een backup. How do I register a support request within SuperOffice CRM?
    
2. SuperOffice Support zal je laten weten wanneer de backup klaar is en gedownload kan worden.
    
3. Volg de stappen in het gedeelte dat voor jou relevant is:

• Als u alleen de database en het documentenarchief wilt downloaden, gebruikt u de Download tool
   
• Als u alleen de database wilt downloaden, gebruikt u het Operational Center
   
• Als u meer informatie nodig heeft over het werken met het .sdb-databasebestand

 

U wilt zowel de database als de documentenarchieven downloaden met de Download tool

1. Klik op de volgende link om de Download-tool te downloaden: https://online.superoffice.com/Download/Tool 
    
2. Dubbelklik op het bestand om het te openen en klik op de Login-knop.
   
   
    
3. Dit opent het inlogdialoogvenster in een browser. Log in met uw SuperOffice-inloggegevens en selecteer de installatie. U ontvangt een bevestigingsbericht als de login succesvol is.
   
   
    
4. Selecteer in de vervolgkeuzelijst de back-up (1), vink het vakje Database (2) aan als je deze wilt downloaden, vink het vakje Files (3) als je deze wilt downloaden, kies een locatie waar de back-up- en bestanden opgeslagen moeten worden (4) en klik op de knop Download (5).
   
   

5. Het documentarchief wordt gedownload in twee bestanden:

   •    “Files 1.zip".
   
   Let op! De documenten in de map "Files 1.zip" zijn niet toegankelijk via de SuperOffice CRM-interface. 
   
   •    "Files 2" 
   
   De databaseback-up wordt gedownload in .sdb-formaat. Als u meer informatie nodig heeft over het werken met het .sdb-databasebestand, ga dan naar deze sectie.

6. Klik op de link achter het woord here (1) in het pop-up venster om de bestanden te openen en klik vervolgens op Finished (2) om de downloadtool te sluiten.
   
   

 

Als u de database downloadt vanuit het Operational Center

1. Je SuperOffice-beheerder kan naar https://online.superoffice.com/OC2/ gaan en daar inloggen met zijn/haar SuperOffice-inloggegevens.
    
2. In het Operation center, klik op Backup/ Restore.
   
   
    
3. Klik vervolgens eenvoudig op het databasepictogram om de database te downloaden.
   
   

 

Werken met het .sdb-databasebestand

SDB-bestanden zijn met gzip gecomprimeerde binaire databasesnapshots die zijn geëxporteerd uit een SuperOffice CRM-database. Om de database te openen, moet u een bestaande database op de SQL Server overschrijven.

Wij raden aan om een nieuwe database met een ODBC-verbinding aan te maken (Create Microsoft SQL Server | SuperOffice Docs), die u tijdens de database-import overschrijft (bijvoorbeeld SOimport).

U kunt CRMSetup hier downloaden.

Deze gezipte map bevat 3 bestanden:

• CrmSetup.exe
• Options advanced import.txt
• arg-file DBimport.txt

Hier laten we zien hoe u de volledige database importeert met het meegeleverde importbestand arg-file DBimport.txt.

Voor meer geavanceerde imports, zie Options advanced import.txt in de gedownloade map en lees verder over CrmSetup hier: CrmSetup and CrmTask utilities | SuperOffice Docs

Vul het importbestand als volgt in. De rood gemarkeerde waarden moeten worden vervangen overeenkomstig de database die u wilt vervangen:

import-database 

--database-server SQL server name 

--database-name DBname 

--db-user dbusername 

--db-password dbpassword 

--table-prefix prefix 

--source-file pathtofile.sdb 

Voorbeeld: Het importbestand arg-file DBimport.txt is aangemaakt. Het back-upbestand is op de C-schijf geplaatst, dus het pad is C:\database.sdb.

Wanneer u een .sdb-bestand, een CrmSetup.exe-bestand en het importbestand heeft, voert u CMD.EXE uit als administrator en voert u de opdracht uit om de database te importeren. In principe verwijst u naar het importbestand:

crmsetup --arg-file DBimport.txt

In de onderstaande schermafbeelding kunt u zien dat alle 3 bestanden op de C: schijf staan.

Opmerking! De opdracht import-database in CrmSetup zal alle bestaande SuperOffice-tabellen in de doeldatabase verwijderen en vervangen door de gegevens uit het SDB-bestand.

 

Meer informatie

SuperOffice CRM is gebaseerd op twee soorten gegevensopslag: Database en Document Archives.

• Databasereferenties: Database table listing | SuperOffice Docs
   
• De map SO_Arc bevat het documentenarchief. Bestanden worden opgeslagen in een structuur op basis van: het gebruikers-ID van de maker, het jaar en het halfjaar waarin het document is aangemaakt. Bestandsnamen worden automatisch gegenereerd op basis van de bedrijfsnaam en het sjabloontype.
   
• De gegevens in de Microsoft SQL Server Database zijn gescheiden per klant. Alle databases hebben een “point in time”-back-up van 30 dagen. Dit betekent dat een herstel kan worden uitgevoerd vanaf een specifieke datum/tijd binnen de afgelopen 30 dagen. Daarnaast wordt er maandelijks een back-up gemaakt en 12 maanden bewaard. Een jaarlijkse back-up wordt 10 jaar bewaard.
   
• Alle Document Archives hebben continue mirroring tussen twee fysiek gescheiden datacenters en beschikken op beide locaties over afzonderlijke back-ups. De back-up wordt één keer per dag uitgevoerd, meestal ’s nachts. Documentwijzigingen worden geback-upt en 30 dagen bewaard. Back-ups van verwijderde bestanden (documenten) worden 90 dagen bewaard.