Ditt mål är att erbjuda kunderna kundservice som är ”bäst i klassen”. Det innebär att besvara och lösa alla dina kunders ärenden snabbt och att överträffa deras förväntningar.
Men när du måste tampas med en överfull inkorg så blir det hela till en utmaning. Då kan det lätt bli stressigt, eller hur? Oroa dig inte, SuperOffice Service kan faktiskt hjälpa dig.
Idag vill vi dela med oss av några tips som kan hjälpa dig i arbetet med att erbjuda dina kunder snabbare och bättre kundservice. Med hjälp av dessa tips kommer du kunna ge dina kunder och dig själv en positiv upplevelse.
1. Besvara alla förfrågningar
Företag som är ”bäst i sin klass” ser till att alla supportförfrågningar direkt skickas till rätt avdelning för hantering samt att kunden alltid får ett svar. Det är enkelt att göra med SuperOffice Service.
Du börjar konfigurationen av SuperOffice Service med att skapa kategorier för dina förfrågningar. Genom att göra det kommer alla förfrågningar automatiskt skickas till rätt avdelning eller rätt person i supportteamet. Därmed kan rätt person svara kunden direkt utan att meddelandet behöver skickas vidare!
Så när du får en kundförfrågan behöver du bara öppna meddelandet och trycka på svarsknappen. Ditt svar sparas tillsammans med förfrågan, direkt ovanför kundens ursprungliga meddelande.
Så när du får en kundförfrågan behöver du bara öppna meddelandet och trycka på svarsknappen. Ditt svar sparas tillsammans med förfrågan, direkt ovanför kundens ursprungliga meddelande.
2. Använd autosvar för att bekräfta att du har mottagit förfrågan
Ofta går det inte att lösa ett problem på bara några minuter. Och det förväntar sig inte kunderna heller. Vad de däremot förväntar sig är att du bekräftar att supportförfrågan är mottagen och att någon hanterar den.
Så när en kund kontaktar ert företag via ett webbformulär eller e-post ska du se till att kunden får ett automatiskt svar där ni bekräftar att meddelandet är mottaget.
I bekräftelsen används en e-postmall som innehåller kundsupportens öppetider, ett unikt ärendenummer för att spåra ärendet och länkar till en kunskapsdatabas eller FAQ med svar på vanliga frågor.
Så här skapar du automatiska svar
3. Använd svarsmallar för snabbare svar
Genom att använda färdigformulerade svar kan du spara mycket tid på att besvara kundförfrågningar.
Vi kallar dessa förformulerade svar för "svarsmallar". Du kan lägga till vanligt förekommande svar och formuleringar i svarsmallar för att spara tid och ge kunderna bättre svar.
4. Organisera arbetet med prioriteringsregler
När du ska hjälpa många personer är det viktigt att vara organiserad och kunna prioritera kön av ärenden. Vissa kunder och typer av ärenden bör prioriteras. Andra bör hanteras eller lösas inom en viss tidsperiod.
Hur vet du vilka ärenden som ska hanteras först? Med SuperOffice Service behöver du inte bläddra igenom en oändlig ärendekö och undra vilket ärende som har högst prioritet.
Du kan konfigurera systemet baserat på dina kriterier och skapa prioriteringsregler för olika typer av ärenden. När du har gjort det ber du bara systemet att gå till nästa ärende i kön. Det blir det ärende som har högst prioritet för stunden. Det är allt du behöver göra för att få kontroll över situationen!
Så här skapar du prioriteringsregler
5. Besvara alla frågor
Oavsett om en e-postförfrågan innehåller en eller flera frågor så kännetecknas god kundservice av att alla frågor besvaras vid första kontakten.
Men i verkligheten kan inte alla kundärenden lösas på en gång. Vissa av dem är mycket komplexa och kräver flera uppföljningar. Målet blir då att reducera antalet uppföljningar till ett minimum.
Det underlättas om du redan har information om vem kunden är. Och eftersom SuperOffice Service spårar alla dina interaktioner med kunderna får du en detaljerad vy med varje kunds profil, så att du kan hantera ärendet utan dröjsmål.
Så här hittar du information direkt för snabbare ärendehantering
6. Följ upp för att kontrollera att kunden är nöjd
Eftersom så få företag gör kunduppföljningar är det ett enkelt sätt att utmärka sig i förhållande till konkurrenterna. På liknande sätt som med den automatiserade bekräftelsen kan du förprogrammera att en uppföljning ska skickas 3-4 dagar efter ditt svar för att kontrollera att servicenivån är tillfredsställande..
7. Erbjud självbetjäning med FAQ
Låt kunden själv hitta svaret på sin fråga. SuperOffice Service innehåller ett komplett kundcenter. Ni kan skapa och publicera alla era svar på vanliga frågor i kundcentret.
Via plattformen för självbetjäning kan ni se vad kunderna oftast söker efter. Sen kan ni uppdatera innehållet med ännu mer relevant information.
Så här skapar och publicerar du en FAQ
Slutsats
Att erbjuda kunderna utmärkt service är inte en omöjlig uppgift, om du använder rätt verktyg och processer.
Med SuperOffice Service kan ni erbjuda en enastående kundsupport. Programvaran gör det möjligt att konfigurera interna och automatiserade processer som hjälper er att bekräfta, spåra, hantera och rapportera serviceärenden, vilket i sin tur hjälper er att besvara fler kundförfrågningar.
Programvaran eliminerar stressen från en överbelastad ärendekö så att ni istället kan koncentrera er på att skapa en positiv kundupplevelse. Det är så ni kan erbjuda kunderna kundservice av högsta klass och bli ”bäst i klassen” på kundservice.