Företagets verksamhet och processer brukar förändras och CRM-systemet bör anpassas i takt med dessa förändringar. Alla förändringar inom företaget bör återspeglas i SuperOffice-lösningen.
Företaget förändrar sig, det bör även CRM-systemet
För att få en bättre uppfattning av hur CRM-justeringar fungerar, kan du tänka tillbaka på några av förändringarna som ditt företag har genomgått på senare tid. Kanske har ni börjat arbeta med en ny typ av kunder? Eller börjat erbjuda andra tjänster till era kunder?
Givetvis leder sådana förändringar till behov av en ny typ av aktivitet och en del modifieringar av säljprocessen.
Dessutom kanske du måste komma på nya sätt för att nå ut till kunderna. Till exempel kanske du i början segmenterade kunderna endast efter bransch, medan du nu även vill kunna rikta dig till kunder baserat på företagsstorlek. Då behöver du fler fält för att fylla i denna information.
Ändringarna kan också vara kopplade till hur teamets arbete är organiserat. Ändringar av den övergripande processen bör följas av ändringar i teamets KPI:er (Key Performance Indicators). Anta att du vill att ditt team ska följa upp kunder mer regelbundet. I detta fall vill du mäta antalet möten som ditt säljteam har med kunder. Du måste då skapa en ny aktivitetstyp som särskiljer kundmöten från andra typer av möten.
Eftersom varje verksamhet är unik, utgör detta bara exempel på möjliga förändringar som måste återspeglas i din SuperOffice-lösning för att den ska passa företagets aktuella behov.
Lär dig mer om tecken på att ditt CRM-sytem behöver finjusteras
Ett inaktuellt CRM-system kan bli en belastning
Vad händer om du inte finjusterar CRM-systemet med jämna mellanrum?
Jo, du börjar märka av vissa begränsningar. CRM-systemet är avsett till att förenkla företagets affärsprocesser och effektivisera arbetet. Om CRM-systemet inte är anpassat efter nuvarande behov, upplevs det som komplicerat och inaktuellt. Detta kan leda till att man undviker att använda systemet. Det kommer i slutänden att leda till att data saknas och att datakvaliteten blir dålig.
Som tur är behöver det inte gå så långt, eftersom SuperOffice lätt kan finjusteras efter behoven i verksamheten så oftas som det behövs.
Tre områden som kräver regelbuden finjustering
Här är de vanligaste områdena i SuperOffice som då och då kräver finjustering:
1. Felaktiga listor och inaktuell kategorisering
När du registrerar kunddata i SuperOffice, använder du listor för att gruppera inlägg. Du hittar till exempel rullgardinsmenyer för Kategori och Företag på företagskortet. Detta är exempel på fält med fördefinierade listalternativ som hjälper dig att kategorisera data i enlighet med aktuella verksamhetsbehov.
Om ni har fördefinierat era listor på ett bra sätt, blir det enklare att segmentera kunderna. Och det är det som är målet – korrekta kunddata som du kan hantera och arbeta med på ett enkelt sätt närhelst du behöver det.
Därför rekommenderar vi regelbundna kontroller av era listor i SuperOffice för att se om de fortfarande är aktuella och i linje med era processer. Risken finns nämligen att vissa listalternativ saknas eller inte längre är korrekta.
Om du vill skapa ett nytt inlägg i SuperOffice och dina befintliga listor inte är fullständiga, börjar du lätt använda andra fält. Detta är inte någon bra idé och leder till att datakvaliteten blir lidande.
Låt oss titta på vad det kan resultera i. När du lägger till en ny kund måste du fylla i fälten Kategori och Bransch.
Om du inte hittar rätt bransch i menyn, är risken stor att du väljer den som ligger närmast i betydelse. Till exempel: istället för att ange att din kunds bransch är Mat & catering, väljer du Tjänster. Eller kanske alternativet Annat. Detta är ett säkert sätt att missa hela branscher som ni arbetar med. I framtiden kommer detta att leda till mer problem jämfört med hur enkelt det är att bara justera branscherna direkt.
Detsamma gäller fältet Kategori. Du önskar kanske att ge vissa kunder extra uppmärksamhet, baserat på hur viktiga de är för företaget eller hur stora de är? I så fall bör du komma ihåg att differentiera dina kunder utifrån de kriterier du väljer, t.ex. A-kund, B-kund, VIP-kund eller liknande.
Om du inte har definierat kundsegmenten korrekt, blir det svårt att kommunicera målinriktat med en specifik kundkategori eller att genomföra olika typer av aktiviteter riktade mot den, till exempel att bjuda in alla era VIP-kunder till ett seminarium eller skicka ut nya erbjudanden specifikt till kunderna i IT-branschen.
2. Fält som saknas
När du började arbeta med SuperOffice, ingick det redan från början vissa standardfält för registrering av information.
I takt med att företaget utvecklas kommer det en punkt då det behövs fler fält. Att anpassa företagets SuperOffice-lösning med extra fält kan ge dig en bättre översikt över befintliga och potentiella kunder och även hjälpa dig att identifiera nya säljmöjligheter.
Du kan till exempel lägga till ett fält där du definierar antalet anställda på kundens företag eller lägga till extra fält på företagskortet under fliken Mer för att bättre kunna segmentera kunddatabasen.
Det är också möjligt att användningen av systemet över tid blir alltmer tungrodd eftersom det innehåller för många fält som ni inte behöver. I så fall behöver du gå igenom och rensa systemet för att det ska förbli så smidigt och effektivt som möjligt.
Så lägger du till ett användardefinierat fält
3. Inakutella dokumentmallar
Oavsett om det handlar om kommunikation med dina potentiella kunder, kunder eller samarbetspartners alternativt intern kommunikation, använder du en uppsättning dokumentmallar i SuperOffice CRM.
Enhetlig kommunikation med hjälp av snygga och anpassade e-postmeddelanden, offerter eller andra dokument utgör en viktig del av företagets image. Dessutom bidrar det till att göra det enklare för alla medarbetare att hålla kontakten med kunderna och hålla reda på kollegornas kontakthistorik.
Ändå är det ofta alltid samma visa med dokumentmallarna: de blir inaktuella vilket ofta leder till ineffektivitet eller till och med fel. Låt oss anta att du har lagt till några steg i er säljprocess och att dessa steg saknar stöd i erforderliga dokumentmallar.
Då kan följande hända: medarbetarna kommer börja använda sina egna mallar istället för företagsmallarna i SuperOffice. Detta resulterar i att era kontaktpersoner får dokument som ser olika ut varje gång de kommunicerar med någon från ditt företag.
Och så blir det ännu värre: Dokumenten som ni skickar ut till era kontaktpersoner sparas inte i ert SuperOffice, så det blir omöjligt att hålla reda på vad som händer på företaget.
För att undvika att hamna i denna situation, gå igenom dokumenten som finns i SuperOffice och lägg vid behov till nya eller ändra de som är inaktuella. Om företaget till exempel har upptäckt en ny typ av kunder eller börjat erbjuda andra produkter eller tjänster, kan denna förändring innebära att ni utvecklar nya typer av säljaktiviteter följt av nya dokumentmallar som stöd för dessa.
Så lägger du till eller redigerar en dokumentmall
Slutsats
När företaget växer, förändras sättet att bedriva verksamheten på. SuperOffice CRM har potentialen att alltid förbli det värdefulla verktyg som förenklar arbetsdagen och hjälper er att växa. Allt som krävs är att systemet kontinuelligt anpassas efter aktuella behov.
Systemet är flexibelt och kan enkelt justeras för att ge stöd i verksamheten. Varje gång det sker en förändring på företaget, gå igenom er CRM-lösning och kontrollera om det finns några listor, fält, mallar eller andra funktioner som saknas för att återspegla förändringen.
Det är alltid nyttigt att ta sig tid att fundera på vad för slags insikter och resultat ni vill få ut av ert CRM-system. Därefter måste du säkerställa att de data som registreras i CRM-systemet stöder dessa mål.
Vill du justera CRM-systemet efter företagets aktuella behov?
Gör det själv steg-för-steg med våra guider för att anpassa SuperOffice CRM
eller
kontakta oss för att diskutera professionella tjänster