Att sluta eller ge upp är det värsta vi kan göra i kristid.
Det vi behöver göra är att anpassa vårt sätt att arbeta. Istället för att gå till kontoret, delta i möten med många andra, umgås med våra kollegor, skaka hand, träffa kunder osv måste vi hitta sätt att göra dessa aktiviteter på nya sätt.
Som tur är lever vi i en tid när vi inte behöver vara isolerade, fastän vi arbetar hemifrån, tack vare den digitala teknologi vi idag har tillgång till.
Vi har länge talat om vikten av digitalisering och dess påverkan på våra arbetssätt. Dagens situation blir ett praktiskt test för vårt engagemang för digitalisering!
I den här artikeln vill vi visa dig hur du kan använda SuperOffice CRM för att framgångsrikt utföra dina dagliga uppgifter och hålla dina produktivitetsnivåer uppe, medan du arbetar hemifrån.
Håll kontakten med dina kunder
En av de största utmaningarna vi står inför idag är att vi inte har möjlighet att fysiskt träffa våra kunder, partners och leverantörer.
Det innebär att du kommer att ringa fler telefon- och videosamtal. Det ökar vikten av att ha din CRM-lösning ansluten till ett IP-telefonisystem, såväl som att ha tillgång till ett videoverktyg.
Tips 1:
Med hjälp av CTI for SuperOffice eller Amesto Phone Integration kan du ringa direkt från ditt CRM. Allt du behöver är att klicka på en telefonknapp och ringa!
Genom att använda denna typ av integration för IP-telefoni kan du också enkelt få reda på vem som ringer vid inkommande samtal.
Om numret som ringer in finns i ditt SuperOffice så öppnas automatiskt rätt kundkort och du har hela kundens historik framför dig. Du kan lätt ta anteckningar under konversationen, som sparas på fliken Aktiviteter under Kontaktkortet. I och med att aktiviteten finns i ditt CRM är det också lätt att tilldela en kollega att följa upp detta samtal eller lägga en påminnelse till dig själv att återkomma till kunden.
Tips 2: Urval
Ett annat sätt att hantera en ökad mängd telefon- och videosamtal är att förbereda en samtalslista med alla kontakter du behöver för att komma i kontakt med. Här kan Urval i SuperOffice hjälpa dig att få en översikt över alla kunder du behöver kontakta.
Här är ett exempel på sökkriterier du kan använda för att skapa din samtalslista:
TIPS: När du har skapat ditt Urval öppnar du urvalet på Mini-kortet. På det här sättet kan du klicka på namnet på nästa kund du vill ringa och se deras kontaktinformation på huvudskärmen medan du registrerar ditt telefon- eller videomöte direkt i din SuperOffice-kalender.
Genom att skapa ett urval av personer du behöver ringa missar du inte viktiga samtal, kan planera din arbetsbelastning per dag och veta vilka du har kontaktat och vilka som är kvar att ringa.
Tips 3: Chat
För att möjliggöra effektiv och personlig kommunikation med dina kunder och prospekts kan du använda SuperOffice Chat. Det gör du genom att lägga till en chatt-widget på valfri sida på din webbplats. Med Livechatt kan du ha direktkontakt med dina kunder när de behöver hjälp. I SuperOffice Chat visas dessutom all relevant information om kunden direkt i ditt chatt-fönster, så att du lätt kan lösa kundens fråga.
Tips 4: Webbinarium
Video är ett viktigt redskap i dessa tider. Evenemang för kunder eller potentiella kunder, som till exempel ett seminarium eller en workshop, behöver nu istället genomföras online.
För att snabbt kunna organisera ett webbinarium kan du ta hjälp av SuperOffice.
Du kan skapa målinriktade listor över personer du vill bjuda in via Urval och sedan göra ett e-postutskick till målgruppen. Från Mobile CRM kan du enkelt göra ett SMS-utskick till alla i ett visst urval eller projekt. I din inbjudan kan du lägga till en länk till ett webbformulär för anmälan.
För att planera alla aktiviteter inför webbinariet kan du skapa ett Projekt, där du kan tilldela roller till projektmedlemmarna och lagra all relaterad information (inlägg i sociala medier, e-post, presentationer och annan kommunikation).
Efter evenemanget kan du enkelt skicka ett e-postmeddelande eller ett SMS till alla deltagare för att tacka dem för deltagandet och för att be om feedback.
Kommunicera med kunder och potentiella kunder
Även om ditt kontor är stängt, är ju verksamheten fortfarande öppen för att göra affärer. När du fortsätter med dina aktiviteter online behöver du kunna nå ut till dina kunder och potentiella kunder med olika budskap. Du kan behöva t ex behöva skicka viktig information, presentera nya försäljningserbjudanden eller bjuda in till ett online-evenemang.
SuperOffice CRM kan erbjuda dig många sätt att nå ut med din viktiga information.
Tips 1: Massmeddelanden
När snabb kommunikation nu är viktigare än någonsin kan du enkelt skicka personliga massmeddelanden, nyhetsbrev, marknadskampanjer och andra meddelanden från SuperOffice CRM för att hålla din målgrupp informerad. Om du inte har tid att designa ett eget utskick finns det ett helt bibliotek med färdiga mallar du kan välja mellan.
Tips 2: SMS
Du har säkert märkt en ökning av antalet e-postmeddelanden du har fått sedan du började arbeta hemifrån.
Företag runt om i världen skickar nu e-postmeddelanden som förklarar vilka åtgärder de vidtar för att minska risken för COVID-19, hur de kan hjälpa sina kunder att hålla sina affärer igång och sprida viktig information, och du kan behöva göra samma sak!
Men! Istället för att skicka dina kunder ännu ett e-postmeddelande, varför inte skicka ett SMS? SMS-meddelanden har en genomsnittlig öppningsfrekvens på 98%, medan e-postmeddelanden bara har en genomsnittlig öppningsfrekvens på 20%.
Med SuperOffice Mobile CRM kan du skicka SMS-meddelanden som innehåller URL-länkar, till alla kontakter du har registrerat för ett projekt, försäljning eller aktivitet. Du kan skicka samma SMS till en stor grupp människor och nå dem direkt.
Här visas ett exempel:
Samarbeta med dina kollegor
En sak som du säkert saknar om du arbetar hemifrån är att träffa kollegor, ha diskussioner och ad hoc-möten. Självklart kan vi fortfarande göra allt detta, men på ett litet nytt sätt och mer strukturerat och organiserat.
Tips 1: Kalender
För att hålla produktiviteten uppe behöver du en plan. Kalendern i SuperOffice är ett utmärkt verktyg som hjälper dig att organisera din tid för intern kommunikation, boka in möten och fördela arbetsuppgifter.
Se till att du registrerar dina aktiviteter i kalendern och låt alla veta vad du arbetar med och när du är tillgänglig.
Du kan också enkelt se dina kollegors kalendrar för att schemalägga telefon- eller videomöten eller tilldela uppföljningsaktiviteter och på detta sätt optimera ditt arbete.
Tips 2: Integrationer
Att arbeta i samma verktyg som dina kollegor är en förutsättning för digitalt samarbete.
SuperOffice CRM kan enkelt integreras med Office 365, Gmail Link, och Google Suite. Med dessa integrationer kan du komma åt och arbeta med samma dokument samtidigt.
Oavsett det fysiska avståndet kan du se samma data och dela tankar, idéer och information i samma dokument i realtid. SuperOffice App Store innehåller gratis integrationer för dessa lösningar och de är enkla att komma igång med.
 |
 |
Tips 3: Dashboards
Ett annat sätt att se till att du och dina kollegor arbetar med (och diskuterar) samma information, är att använda Dashboards. Där får ni en visuell översikt över bland annat försäljningar, aktiviteter, projekt och kan på så sätt ha produktiva möten med dina kollegor eller din chef.
Det finns många sätt du kan mäta och visualisera ditt arbete med Dashboards. Grafer och listor sammanfattar effektivt resultaten från ditt arbete, vilket gör interna möten fokuserade och resultatorienterade. Och med mer än 48 standardgrafer att välja mellan kan du anpassa din egen dashboard med bara några få klick.
SuperOffice Dashboards ger dig också en möjlighet att se både övergripande trender och, när det behövs, detaljer. När du klickar på en av staplarna på en graf visar SuperOffice listan över aktiviteter, försäljningar eller företag som den består av. Det blir ett bra underlag när du har en diskussion med din chef och tillsammans kan ni utarbeta en handlingsplan.
Att hjälpa kollegor som är frånvarande
Den nuvarande pandemin påverkar alla. Vissa har tillfälligt förlorat sina jobb, andra behöver minska arbetstiden för att ta hand om sina barn, och andra kan inte arbeta på grund av att de är sjuka.
Här är tre produktivitetstips som hjälper dig att ta över andras ansvar utan att äventyra effektiviteten.
Tips 1: Uppgiftslista
Din CRM-lösning innehåller både din kollegors Kalendrar och deras uppgiftslista.
Genom att ändra vyn från din egen kalender till en kollegas, kan du se alla aktiviteter de hade planerat för de kommande dagarna och veckorna.
På fliken Aktiviteter ser du alla uppföljningsaktiviteter - de som är planerade och de som är försenade. Allt du behöver göra är att ta över alla aktiviteter du hittar, följa upp dem och slutföra dem.
Tips 2: Öppna försäljningsmöjligheter
För att vara effektiv och hjälpa ditt företag behöver du kanske också följa upp alla öppna försäljningsmöjligheter.
Du kan hitta alla öppna försäljningsmöjligheter för dina frånvarande kollegor genom att skapa ett standardurval i SuperOffice CRM.
Gå till Urval och sök efter Försäljningar: Möjligheter (pipeline). När du har öppnat urvalet klickar du på knappen + Lägg till för att lägga till kriterier för försäljning: Välj Användar-ID och välj kollegan du täcker för så ser du alla deras öppna försäljningsmöjligheter.
Tips 3: Aktiva projekt
För att hålla dig på rätt spår och möta deadlines i projekt är det viktigt att skapa en lista över alla aktiva projekt som din kollega arbetade med. På så sätt kan du prioritera vilket projekt som ska hanteras först och, viktigast av allt, informera kunden där du eventuellt hjälper en kollega.
Du kan hitta alla pågående projekt genom att använda ett av standardurvalen i SuperOffice CRM.
Gå till urval och sök efter Projekt: Alla aktiva projekt. När du har öppnat urvalet klickar du på + Lägg till-knappen för att lägga till Projekt: Välj Användar-ID för den kollega du täcker för så ser du alla deras aktiva projekt.
Fokusera på det som är viktigast
Att arbeta hemifrån kan kräva att du är supereffektiv när du prioriterar dina arbetsuppgifter. Du behöver snabbt kunna svara upp mot den aktuella situationen och ibland kan du behöva hitta rätt dokument eller aktivitet mycket snabbt.
Tips 1: Filter
Du kan använda filterfunktioner för att filtrera fliken Aktiviteter efter kriterier som ägare, grupp, användare, datum och aktivitetstyp. Välj bara önskad period och ägaren till en aktivitet eller ett dokument och ta bort all onödig information från din vy för att begränsa din sökning.
***
Att arbeta hemifrån bör inte minska effektiviteten eller produktiviteten. Med rätt digitala verktyg på plats kan du hålla dig lika effektiv som du var på kontoret och kanske till och med uppnå mer!
Det finns många sätt att vara produktiv med SuperOffice CRM. Besök vår Community för att hitta ännu fler tips och tricks för hur du kan vara produktiv.
