Här får du veta mer om:
- Dokumentera rättslig grund
- Dokumentera varför ni lagrar personuppgifter
- Spara flera rättsliga grunder för olika syften
- Ange källan till personuppgifterna
- Skicka automatiska e-postbekräftelser
- Anpassa SuperOffice CRM efter dina egna behov
- Priser och tillgänglighet
Dokumentera rättslig grund
EU:s nya dataskyddsförordning GDPR – General Data Protection Regulation – träder i kraft den 25 maj 2018.
GDPR reglerar hur företag samlar in, sparar och behandlar personuppgifter. Företagen måste ha en anledning till varför de sparar personuppgifter. Lagen säger också att uppgifterna bara kan sparas under en begränsad tidsperiod.
Som företag har ni fortsatt rätt att spara personuppgifter i er CRM-lösning och i andra IT-system.
Du behöver ha en rättslig grund för att lagra personuppgifter. Grunden kan till exempel vara att det finns ett avtal, eller att en intresseavvägning görs. För intresseavvägningen krävs då att behandlingen är nödvändig för berättigade intressen och att den registrerades intresse av skydd för sina personuppgifter inte väger tyngre.
I de fall du inte har en annan rättslig grund behövs samtycke för att spara personuppgifterna. Enligt GDPR behöver du dokumentera den rättsliga grunden och hur den inhämtades (var, när och av vem).
Vi har skapat en uppsättning funktioner som gör det enkelt för dig att hantera och få överblick över den rättsliga grunden för företagets kontaktpersoner. Vi kallar dessa för ”Integritetsfunktioner”.
Med hjälp av de nya integritetsfrunktionerna i SuperOffice CRM kan du enkelt:
- Dokumentera varför ni lagrar personuppgifter
- Lagra flera samtycken från samma kontaktperson
- Ange källan till samtycket, till exempel via ett webbformulär
- Specificera vem som har uppdaterat informationen och när det gjordes
Dokumentera varför ni lagrar personuppgifter
För att uppfylla GDPR-kraven för dokumentation av rättslig grund och syfte kan du via de nya integritetsfunktionerna för hantering i SuperOffice CRM dokumentera varför du lagrar och använder uppgifter om en person (rättslig grund) och vad du ska använda dem till (syfte).
För vart och ett av era planerade användningsområden för personuppgifter kan du dokumentera grunden (den rättsliga grunden) till varför ni gör det.
Vi har gjort det enkelt för dig att registrera och få tillgång till denna dokumentation i din SuperOffice CRM-databas.
Längst ned på varje personkontaktkort finns ett nytt fält för ”Rättslig grund”. Det anger företagets rättsliga grund för att lagra uppgifter om kontakten.
När du klickar på kontaktpersonen visas alla rättsliga grunder och syfte som är sparade för denna kontakt.
Titta på denna video för att lära dig mer om hur du registrerar och lagrar samtycken i SuperOffice CRM.
Spara flera rättsliga grunder för olika syften
Olika företag har olika motiv för att samla in personuppgifter och de kan använda uppgifterna för olika syften. Ett företag kan ha två olika motiv för att samla in uppgifter, medan ett annat kan ha fem olika motiv. Detsamma gäller för företagets syfte för att behandla uppgifterna. Observera att om du har flera syften som kräver samtycke, så måste du inhämta ett samtycke för varje syfte.
De nya funktionerna för hantering av rättsliga grunder gör det enkelt för er att lägga till eller ta bort de motiv och syftet för lagring och behandling som ditt företag behöver.
I modulen för inställningar och underhåll i SuperOffice CRM finns ett nytt alternativ för ”Integritet ”. Där kan du definiera de olika rättsliga grunderna som ditt företag behöver dokumentera och spara.
Nedan ser du två syften som redan är inlagda i den senaste versionen av SuperOffice CRM, redo att användas.
Det första är ”Försäljning och service” och anger att motivet för att spara personuppgifter i företagets CRM-lösning är att du vill sälja produkter och tjänster till kontaktpersonen, och/eller erbjuda service.
Det andra är ”e-marknadsföring” och betyder att ditt syftet för att spara informationen är att du vill skicka e-postmarknadsföring till en person. I vissa länder i Europa kräver detta ett uttryckligt samtycke.
Det kan hända att dessa syften inte passar just ditt företag. Du måste bestämma vad som är lämpligt med hänsyn till dataskyddsförordningen och företagets egna riktlinjer för skydd av personuppgfiter. När du har fattat dessa beslut är det enkelt att göra uppdateringar i det nya avsnittet för integritet ”Inställningar och underhåll”.
Ange källan till personuppgifterna
När någon frågar var du fick tag i upplysningar om dem och hur du inhämtade deras samtycke till att spara personuppgifterna måste du kunna svara på detta.
Då ska du använda fältet ”Källa”, där du kan ange hur personuppgifter för en kontakt har kommit in i SuperOffice CRM.
Du kan ange olika typer av källor när du registrerar nya kontaktpersoner i företagets SuperOffice-databas. Det kan vara allt från ett visitkort på ett möte, ett mottaget e-postmeddelande, en chattkonversation eller ett ifyllt webbformulär.
Källor sparas i en lista, och på samma sätt som med alla listor i SuperOffice CRM kan du enkelt anpassa denna lista efter dina egna behov.
Skicka automatiska e-postbekräftelser
När dataskyddsförordningen träder i kraft har personer ”rätt till att bli informerade”, vilket betyder att de måste informeras om ett företag har tänkt spara deras personuppgifter och de ska veta varför.
Med SuperOffice CRM kan du automatiskt skicka en bekräftelse via e-post till de personer som har registrerats i er databas.
Det är inte bara ett trevligt sätt att följa upp den första kontakten med en kund eller potentiell kund. Det underlättar också för dina kontaktpersoner om de har frågor eller invändningar mot att du sparar deras uppgifter.
I systemet kan du infoga en länk till en personlig profil, där kontakterna kan ange vilken slags kommunikation de önskar motta.
Du kan läsa mer om hantering av prenumerationer här.
Ange när och vem som har uppdaterat informationen
GDPR ger personer rätt att fråga företag om vilken typ av information de har sparat om dem. Om de ber att få tillgång till sin information så är det praktiskt om det är enkelt att ta fram den i lättläst format och att skicka den.
Med de nya funktionerna i SuperOffice CRM kommer systemet automatiskt att hålla ordning på denna information åt dig.
Som förklarats ovan öppnas en dialogruta när du klickar på “Rättslig grund” på kontakpersonkortet. Där kan du se alla samtycken som har inhämtats, källorna till informationen, när informationen blev uppdaterad och vem som gjorde de senaste ändringarna.
Det är enkelt att exportera denna information till Excel och skicka den till personen som ber om informationen.
Anpassa SuperOffice CRM efter dina egna behov
I den senaste versionen av SuperOffice CRM kommer du att upptäcka flera nya funktioner som kan hjälpa ditt företag att uppfylla GDPR-kraven.
Efter den 25 maj 2018 har varje företag ett eget ansvar att kunna visa att de följer reglerna i GDPR. Observera att kraven kan variera från land till land och att företag har olika riktlinjer för skydd av personuppgifter. Det är alltid klokt att söka juridisk hjälp för att säkerställa att företaget uppfyller den nya lagstiftningen.
Oavsett dessa skillnader kan du vara säker på att din SuperOffice-lösning kommer att stödja dig i detta arbete. Systemet kan anpassas till GDPR-kraven för CRM-data i varje företag.
Om du använder vår onlinelösning bör du läsa denna information om vad som händer efter uppgraderingen, så att du vet vad du kan förvänta dig.
Priser och tillgänglighet
De som använder SuperOffice CRM Online och SuperOffice 8.2 i Web- eller Windows-versioner kommer att få den nya funktionaliteten för hantering av rättslig grund gratis, inkluderad för samtliga användare.
Den nya funktionaliteten för hantering av perspnuppgifter blir tillgänglig den 13 mars.
Om du använder CRM Online har du redan blivit automatiskt uppgraderad och du kan börja använda de nya funktionerna omedelbart.
Om du har SuperOffice installerad på egen server, så måste du installera version 8.2.
Lägg märke till att om ni använder en tidigare version av SuperOffice CRM så måste ni uppgradera för att få tillgång till de nya funktionerna för hantering av samtycke och övrig ny funktionalitet för hantering av personuppgifter.