Titta på hantering av rättslig grund och hantering av prenumerationer innan du läser vidare. Det kommer att göra dig mer bekant med några av begreppen och situationerna som beskrivs nedan
6 saker du behöver känna till efter uppgraderingen
#1 Alla befintliga kontaktpersoner i din databas har blivit uppdaterade med ett syfte för lagring av personuppgifter och med en rättslig grund
GDPR kräver att alla företag ska ha ett motiv (syfte) för att spara någons personuppgifter, förutom att ha juridiskt stöd (rättslig grund) för att spara dessa uppgifter.
Vid tidpunkten för uppgraderingen av ditt system antar vi att ditt syfte med att spara uppgifterna faller under syftet ”Försäljning och service” för alla kontaktpersoner. Vi antar också att din rättsliga grund för att sälja eller erbjuda service är att du har ett ”legitimt intresse” för att göra det. Därför kommer du att se att båda dessa fält redan är ifyllda med den informationen.
Detta antagande kan vara korrekt för alla dina uppgifter, eller för delar av dem. Det är viktigt att ditt företag bedömer och utvärderar varför ni sparar uppgifter, och att ni definierar de inställningar för rättslig grund och personuppgiftsskydd som passar ert företag. De förregistrerade standardsyftena är en bra början som du kan bygga vidare på när ni är redo för det.
#2 Alla kontakter som du har gjort utskick till tidigare har tilldelats ”Samtycke till e-postmarknadsföring” av systemet
Många europeiska länder har lagar som kräver att företag måste inhämta uttryckligt samtycke från individer för att kunna skicka e-postmarknadsföring till dem.
Om du brukar skicka e-postmeddelanden till kontaktpersonerna i ditt system kan du fortsätta att använda SuperOffice CRM för att göra det. Det finns ingenting i systemet som hindrar dig från att göra utskick till dina vanliga e-postlistor.
På de kontaktpersoner som du brukar skicka e-postmeddelanden till kommer du märka att det blivit tilldelade ”samtycke till e-postmarknadsföring” av systemet med den rättsliga grunden ”legitimt intresse”.
Kontaktpersoner som har markerats med syftet ”E-postmarknadsföring” får också möjlighet att ange vilka sorters utskick de vill erhålla. För de kontaktpersoner som brukar få dina utskick kan du se att knappen för E-postmarknadsföring är aktiverad som i bilden nedan:
Observera dock att även om detta är en rimlig tolkning av din nuvarande praxis för utskick så rekommenderar vi ändå att du förnyar alla samtycken till e-postmarknadsföring så att dessa samtycken är i linje med GDPR. Det är också en god idé att be om råd av en jurist för att säkerställa att du är på rätt spår.
#3 Kontaktpersoner som du inte tidigare har skickat kommunikation till kommer inte att ha registrerat samtycke till ”e-postmarknadsföring”
Till skillnad från personer som finns med på dina vanliga e-postlistor, så antar systemet att om du aldrig har skickat e-post till bestämda kontaktpersoner i din databas, så innebär det att de inte har gett dig sitt samtycke till att skicka e-postmarknadsföring till dem.
Antag att du söker fram en kontaktperson som du aldrig tidigare har gjort något utskick till. När du öppnar fliken för intressen kommer du att se att knappen för ”E-postmarknadsföring” är avaktiverad.
Och om du kontrollerar samtycket till e-postmarknadsföring under ”Rättslig grund” kommer du att se att det är blankt, eftersom systemet har tolkat frånvaron av utskick till denna person som att du inte har inhämtat samtycke från personen.
Observera att även om knappen för e-postmarknadsföring är avaktiverad så kommer inte systemet att hindra dig från att göra utskick till dessa kontaktpersoner.
Om du däremot vill vara säker på att inte göra utskick till någon som inte har gett sitt samtycke så måste du gå till ”Inställningar och underhåll” och aktivera fältet för ”E-marketing privacy”.
#4 Alla kontakter som tidigare har markerats med ”Inga utskick” kommer att registreras med ”återkallat” samtycke till e-postmarknadsföring
Fältet ”Inga utskick” på kontaktpersonkortet kommer då inte att visas. Det ersätts automatiskt med att samtycke till e-postmarknadsföring är ”återkallat”.
Här är ett exempel på ett kontaktpersonkort som är markerat med ”Inga utskick”.
I den uppgraderade versionen är ”Inga utskick” ersatt med nya poster enligt nedan. Syftet ”e-postmarknadsföring” har en rättslig grund som är ”återkallat”.
Om du går till fliken för intressen kommer du att se att knappen för e-postmarknadsföring är avaktiverad.
Men du behöver inte bekymra dig för funktionaliteten ”Inga utskick” och individuella inställningar som du har gjort här. Det betyder bara att den visas på annat sätt, nämligen med hjälp av knappen ”E-postmarknadsföring" på kontaktpersonkortet.
Det påverkar inte heller kryssrutan för ”Inga utskick” på kontaktpersonkortet.
#5 Systemet har tilldelat dig ett antal prenumerationstyper som du kan anpassa till dina behov eller ta bort helt.
För att hjälpa dig att komma igång har systemet automatiskt lagt till fyra ”prenumerationstyper” som en kontakt kan prenumerera på. Dessa är:
Vi har valt dessa fyra prenumerationstyper eftersom det är de vanligaste typerna av e-postkommunikation ett företag kan ha med sina kontaktpersoner. Men du kan enkelt ändra dessa under ”Inställningar och underhåll”.
Om du eller ditt företag inte behöver ha kontroll på de olika typerna av e-postutskick kan du enkelt ta bort listan under ”Inställningar och underhåll”.
Å andra sidan: Om ditt företag aktivt har uppdaterat kontaktpersonens olika intressen under intressefliken så kan du konvertera dessa till de nya prenumerationsvalen.
#6 Länken ”Administrera dina prenumerationer” ersätter länken ”avanmäl dig här”
I modulen för utskick i SuperOffice CRM finns en uppsättning mallar som du kan använda för att skapa nya utskick. I dessa mallar finns det redan standardlänken ”avanmäl dig här”, som automatiskt uppdaterar kryssrutan ”Inga utskick” för en kontaktperson.
Denna standardlänk för avanmälan har nu ersatts och leder till en personlig profilsida där kontakten själv kan avanmäla sig och/eller redigera inställningar för prenumerationsval.
Om du inte har använt standardlänken för avanmälan utan istället skapat en egen länk behöver du uppdatera den så att länken leder till den nya profilsidan.
Om du behöver hjälp att komma igång med den nya funktionaliteten är du välkommen att ta kontakt med oss. Vi och våra samarbetspartner har många CRM-experter som gärna hjälper dig.