Har dere brukt SuperOffice CRM over lang tid kan det hende systemet ikke lenger er tilpasset selskapets forretningsstrategi. Dette kan skje selv om CRM-løsningen ble perfekt tilpasset den gang dere startet. Endringene i en bedrift trenger ikke å være spesielt store for at det lønner seg å justere CRM-løsningen.
Hva hender når firmaet forandres mens CRM-løsningen er den samme gamle?
Dersom forretningsituasjonen endrer seg uten at dette gjenspeiles og defineres i SuperOffice kan systemet bli en bremsekloss.
Det blir det mer tidkrevende for de ansatte å gjøre ting på riktig måte. Føler de ansatte at systemet er upraktisk eller tungvint, kan det resultere i at de unngår å bruke det. Konsekvensen blir manglende og ufullstendige data i CRM-systemet. Dette er et problem da verdien av et CRM-systemet er 100% avhengige av dataene det inneholder.
Du trenger likevel ikke å lete etter en helt ny CRM-løsning. Den eksisterende løsningen trenger bare en finjustering.
Når kan CRM-løsningen ha behov for en oppdatering?
Det er mange situasjoner hvor det kan være smart med en modifisering av CRM-løsningen. Her er noen av de vanligste situasjonene:
1. Nye kundegrupper eller nye produkter/tjenester
Ønsker ditt firma å rette seg mot nye kundegrupper i markedet? Planlegger dere ekspansjon mot helt nye bransjer? Jobbet dere tidligere kun med små og mellomstore kunder, men har nylig begynt å rette dere mot større selskaper? Finnes det en gruppe kunder i den eksisterende kundebasen som skal følges opp på en annen måte enn tidligere? Uansett endring vil det være nødvendig å tilpasse SuperOffice med enten en ny bransje, kategori eller rolle.
Hvis ditt firma har byttet profil og tilbyr nye produkter eller tjenester, krever dette definitivt en ny konfigurering både av av maler og CRM løsningen. Nye rutiner må på plass.
2. Nye aktiviteter og rutiner
Med nye kundegrupper, produkter eller tjenester følger nye typer aktiviteter og interne rutiner. Salgsprosessen må kanskje endres eller designes på nytt. Det er mulig at man trenger ulike salgsprosesser for produkter og tjenester. Ulike kundegrupper krever ulike typer aktiviteter og oppfølginger. Dere har sikkert ulike rutiner når dere jobber med små vs store bedrifter, og det bør dere også – det krever ulike faser og tiltak i salgsprosessen. Dette bør defineres i SuperOffice CRM under Salgsguide, slik at det blir enkelt for alle å jobbe riktig.
3. Endring i kommunikasjonsmetode mot eksisterende kunder
Kundeinformasjonen du velger å samle og registrere i CRM-systemet er avgjørende for effekten når det gjelder markedsføring og salg.
Hvis selskapet skal begynne å sende ut månedlige nyhetsbrev, ville det ikke være praktisk å kunne merke hvilke personer som er interessert i å motta nyhetsbrev? Kanskje ønsker man å notere hvilke personer som er interessert i ulike temaer/produktkategorier og dermed sende et spesielt spisset nyhetsbrev på bakgrunn av dette? Når du har detaljerte og perfekt tilpassede kundedata kan du arbeide målrettet – og CRM-systemet er det hovedsakelige verktøyet for dette.
I tillegg til å segmentere mottakerlisten etter vanlige kriterier som f.eks kundetype eller geografisk område kan bruk av personinteresser i SuperOffice være til stor hjelp. Det smart å tilpasse SuperOffice-løsningen slik at den bygger opp under de interne rutinene og gjør jobben lett å utføre.
4. Nye metoder for å måle og forbedre prestasjonene i teamet
Når de ansatte bruker SuperOffice i samsvar med interne retningslinjer vil informasjonen i CRM-systemet danne grunnlaget for måling av resultater og prestasjoner for teamet ditt.
Avhengig av hva de ansatte måles på er det viktig å enkelt få tilgang til presis informasjon. Den ansatte bør kunne se hvordan han/hun ligger an i forhold til sitt mål. Teamlederen ønsker å se om målene nås for hele teamet, eller om eventuelle tiltak skal settes inn for å komme i mål.
Det er viktig at CRM-løsningen endres i samme takt som de interne rutinene slik at informasjonen er korrekt og lett tilgjengelig for alle.
5. Nye funksjoner i selskapet
I takt med at selskapet vokser, kan SuperOffice enkelt justeres for å passe bedriften slik den ser ut i dag.
Hvis du har nye behov ift kundeservice eller IT Helpdesk kan du vurdere å oppdatere SuperOffice med ny Service-funksjonalitet.
Hvis du fortsatt sender kundene e-post via Outlook men føler at systemet ikke lenger er optimalt for utsendelser og markedsføringsaktiviteter, vil du kanskje bytte til SuperOffice Marketing.
Hvis de ansatte jobber utenfor kontoret kan det være lurt å sørge for at du har hele SuperOffice-løsningen tilgjengelig på mobilen med mobile Pocket CRM.
Konklusjon
Når dere begynte å bruke SuperOffice var systemet tilpasset rutiner og behov som var aktuelle den gang. I takt med at virksomheten vokser og endrer seg, bør CRM-løsningen gjenspeile disse forandringene steg for steg. Systemet er fleksibelt og enkelt å endre til å passe den nye situasjonen.
Du trenger ikke å tilpasse prosessene dine til SuperOffice CRM. SuperOffice CRM kan nemlig enkelt justeres for å passe din virksomhet, kontinuerlig.